Вопрос: Работник, находясь в командировке, осуществил расходы, которые не были утверждены работодателем. В данном случае организация обязана удержать НДФЛ как налоговый агент или работодатель должен направить соответствующее уведомление в налоговый орган о невозможности удержать налог? ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2012 г.)

Работник, находясь в командировке, осуществил расходы, которые не были утверждены работодателем. В данном случае организация обязана удержать НДФЛ как налоговый агент или работодатель должен направить соответствующее уведомление в налоговый орган о невозможности удержать налог?

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, к которым относятся (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749*(1)):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работник должен написать заявление, которое будет содержать собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4 Положения N 373-П*(2)).

В соответствии с п. 26 Положения N 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет (ф. N АО-1) об израсходованных суммах (с приложением подтверждающих документов) и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу.

Если часть понесенных в командировке расходов не будет принята работодателем, то сумма в графе 5 оборотной стороны авансового отчета будет меньше суммы, принятой к учету (графа 7).

Также следует учитывать положения ст. 137 ТК РФ, которая гласит, что удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться, в частности, для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой. При этом в данном случае работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Кроме того, следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

В ситуации, когда есть возможность удержать из заработной платы подотчетного лица суммы, которые не были утверждены, такие суммы не являются его доходом.

В случае когда невозможно удержать указанные суммы (и если они не были внесены подотчетным лицом в кассу организации), эти суммы могут быть взысканы в судебном порядке в течение срока исковой давности, установленного ст. 196 ГК РФ.

По истечении срока исковой давности, а также в случае когда организация принимает решение о прощении задолженности подотчетному лицу и списывает ее за счет собственных средств как дебиторскую задолженность, израсходованные суммы признаются доходом физического лица, подлежащим обложению НДФЛ у источника выплаты.

Если организация, признаваемая налоговым агентом, не может удержать сумму исчисленного НДФЛ (например, в связи с увольнением работника), она обязана в соответствии с ч. 5 ст. 226 НК РФ не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

Н.Н. Стельмах,

советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

1 сентября 2012 г.

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

*(2) "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации", утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П.