1С:ИТС - обмен электронными документами из "1С:Предприятия 8" ("БУХ.1С", N 11, ноябрь 2012 г.)

1С:ИТС - обмен электронными документами из "1С:Предприятия 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Несмотря на то, что нормативная правовая база для запуска электронного обмена счетами-фактурами и другими документами уже полностью сформирована, у организаций остаются сомнения в необходимости перехода на безбумажный документооборот. В настоящей статье специалисты "1С" анализируют вопросы практического применения электронного документооборота и рассказывают о новом методическом справочнике "Обмен электронными документами" в информационной системе ИТС, который содержит как наглядные практические примеры по работе с электронными счетами-фактурами и накладными ТОРГ-12 в "1С:Предприятии 8", так и актуальную теоретическую информацию. Пользуясь материалами справочника, пользователи смогут найти ответы на интересующие вопросы по обмену электронными документами и понять, что электронный документооборот - это удобно и не сложно.

В настоящее время большинство организаций при ведении хозяйственной деятельности и заключении договоров обмениваются документами большей частью на бумажных носителях.

Это замедляет сам процесс обмена, увеличивает затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов, а также прибавляет работы сотрудникам всех контрагентов. Кроме того, документы на бумажных носителях легко теряются, а чернила с годами могут выцвести так, что текст невозможно будет разобрать.

Избежать всех этих проблем поможет переход на обмен электронными документами (ЭД).

С правовой точки зрения такая возможность у организаций существует давно.

В 2002 году был принят Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ об ЭЦП), который приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора (утрачивает силу с 1 июля 2013 года). Именно этот закон позволил участникам гражданско-правовых отношений обмениваться электронными договорами, актами, накладными и иными документами и определил условия, при выполнении которых эти документы становятся равнозначны аналогичным на бумажных носителях.

Кроме того, уже тогда в пункте 2 статьи 160 ГК РФ было закреплено право участников гражданско-правовых отношений использовать при заключении сделок электронные подписи.

Долгое время кроме этих двух норм никакого другого правового регулирования отношения по обмену документами в электронном виде не получали. Только в сентябре 2010 года вступил в силу абзац 2 пункта 1 статьи 169 НК РФ, который позволил использовать электронные счета-фактуры. Потом был принят Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ об ЭП), который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. Сейчас два закона, регулирующие порядок использования электронной подписи, действуют одновременно, дополняя друг друга.

После 1 июля 2013 года действующим останется только Закон N 63-ФЗ об ЭП, он же устанавливает специальные переходные положения, которые позволят избежать проблем нынешним владельцам ЭЦП.

Принятое 26 декабря 2011 года Постановление Правительства РФ N 1137 по счетам-фактурам содержит в себе много положений, касающихся заполнения электронных счетов-фактур, порядка выставления и получения этих документов, а также их регистрации в журнале и книгах продаж и покупок. А в мае 2012 года вступил в силу приказ ФНС России от 05.03.2012 N ММВ-7-6/138@, который утвердил электронные форматы счета-фактуры, журнала полученных и выставленных счетов-фактур и книг продаж и покупок (в том числе форматы дополнительных листов книг). Также приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены форматы первичных документов - ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ.

После того как были утверждены все необходимые форматы, фирма "1С" и компания "Такском" подготовили совместное решение для обмена электронными документами "1С-Такском".

"1С-Такском" обеспечивает удобную работу с электронными документами для пользователей программ на платформе "1С:Предприятие 8". Благодаря этому решению пользователи программ системы "1С:Предприятие 8" могут:

- составлять, отправлять и хранить юридически значимые электронные документы прямо в типовых программах системы "1С:Предприятие 8";

- не тратить время на ввод в базу входящих ЭД, поскольку они разбираются и вводятся в программы "1С" автоматически;

- обмениваться всеми видами ЭД, в т.ч. электронными счетами-фактурами, одной кнопкой;

- удобно приглашать к обмену ЭД своих контрагентов, не тратя время на составление соглашения об электронном обмене, которое формируется за несколько кликов мышкой.

Электронный документооборот имеет несколько преимуществ:

- значительное сокращение времени обмена документами - электронный документ передается почти мгновенно;

- сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему;

- снижение количества ошибок при вводе;

- экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах;

- отсутствие необходимости вести бумажный архив и следить за тем, чтобы документы не были утрачены.

Однако несмотря на такие явные преимущества обмена электронными документами и изобилие законодательных и нормативных правовых актов, на практике обмен электронными документами пока не получил должного распространения, и причин тому несколько:

- недостаток информации: у участников хозяйственных отношений нет понимания процесса обмена, значимости и юридической силы документов, подписанных электронными подписями;

- боязнь трудностей: из-за недостатка информации в простой и доступной форме многие думают, что обмен электронными документами занимает больше времени, сложен технически и требует каких-то дополнительных настроек в программах "1С";

- боязнь проблем с проверяющими: из-за некоторых пробелов в законодательстве возникают вопросы с нумерацией бумажных и электронных документов, возможностью работать одновременно с электронными и бумажными документами и т.п.

Чтобы развеять все сомнения и помочь преодолеть страх перед обменом электронными документами, методисты "1С" подготовили специализированный справочник "Обмен электронными документами", который сейчас доступен на сайте http://its.1c.ru (рис. 1).

"Рис. 1"

В этом справочнике просто и понятно рассказывается о том, что такое электронный документ, какими электронными подписями он должен быть подписан, чтобы иметь юридическую силу, в каких случаях электронный документ может подтверждать расходы по налогу на прибыль и вычеты по НДС.

Справочник содержит примеры выставления и получения электронных счетов-фактур и электронных товарных накладных ТОРГ-12 в программе "1С:Бухгалтерия 8", в которых подробно описаны все действия, которые необходимо совершить в программе. Примеры сопровождаются иллюстрациями из программы (рис. 2).

"Рис. 2"

Помимо примеров в справочник включены и теоретические статьи, которые помогут найти ответы на многие вопросы, связанные с процессом обмена документами в электронном виде: нужно ли электронным счетам-фактурам присваивать отдельные номера, в какие сроки отправлять электронный счет-фактуру и т.п.

Справочник "Обмен электронными документами" уникален в своем содержании, аналогичной информации нет в других источниках. Справочник постоянно пополняется новыми статьями, разъясняющими сложные правовые вопросы, которые возникают при обмене, и примерами из программы, которые иллюстрируют порядок действий при получении и отправке электронных документов.

Специалисты "1С"

"БУХ.1С", N 11, ноябрь 2012 г.