Энциклопедия решений. Учет при получении аванса наличными в кассу (февраль 2025)

Учет при получении аванса наличными в кассу

Организация получает от покупателя (заказчика) аванс (предоплату) в кассу наличными деньгами. Как отразить поступление предварительной оплаты в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

С точки зрения гражданского законодательства (ст.ст. 487, 711 ГК РФ) авансом (предоплатой) является передача денежной суммы или другого имущества в оплату товаров (работ, услуг) до их поставки (приемки заказчиком). Аванс засчитывается в счет окончательного платежа при надлежащем исполнении договора.

Согласно п. 1 ст. 487 ГК РФ в случаях, когда договором купли-продажи предусмотрена обязанность покупателя оплатить товар полностью или частично до передачи продавцом товара (предварительная оплата), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором. Вместе с тем, в случае неисполнения покупателем обязанности предварительно оплатить товар применяются правила, предусмотренные ст. 328 ГК РФ. 

В случае неисполнения покупателем обязанности предварительно оплатить товар либо наличия обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что такое исполнение не будет произведено в установленный срок, продавец, на котором лежит встречное исполнение, вправе в соответствии с п. 2 ст. 328 ГК РФ приостановить исполнение своего обязательства (то есть не передавать товар до его оплаты покупателем) либо отказаться от исполнения обязательства и потребовать возмещения убытков.

Расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан, связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, производятся в безналичном порядке. Расчеты между этими лицами могут производиться также наличными деньгами с учетом ограничений, установленных законом и принимаемыми в соответствии с ним банковскими правилами (п. 2 ст. 861 ГК РФ). 

Согласно п. 6 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание N 3073-У) наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между участниками наличных расчетов в рамках одного договора, заключенного между указанными лицами, могут производиться в размере, не превышающем 100 тысяч руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 тысячам руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов. В целях применения этого ограничения под участниками расчетов понимаются юрлица и индивидуальные предприниматели (п. 2 Указания N 3073-У). В отношении наличных расчетов с участием граждан, не связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности, таких ограничений не установлено.

Наличные расчеты производятся в размере, не превышающем предельный, при исполнении гражданско-правовых обязательств, предусмотренных договором, заключенным между участниками наличных расчетов, и (или) вытекающих из него и исполняемых как в период действия договора, так и после окончания срока его действия.

В частности, это означает, что если, например, сумма аванса сама по себе не превышает лимита, но вместе с окончательной оплатой по договору сумма больше 100 000 руб., то вся сумма превышения должна быть перечислена в безналичном порядке.

При осуществлении расчетов необходимо выполнять требования Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ).

В соответствии со ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее - ККТ), включенная в реестр ККТ, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими расчетов, за исключением случаев, установленных Законом N 54-ФЗ.

Внимание

Контрольно-кассовая техника не применяется при осуществлении расчетов в безналичном порядке между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями, за исключением осуществляемых ими расчетов банковскими картами с их предъявлением (п. 9 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

Примечание

Расчеты - прием (получение) и выплата денежных средств наличными деньгами и (или) в безналичном порядке за товары, работы, услуги, прием ставок, интерактивных ставок и выплата денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению азартных игр, а также прием денежных средств при реализации лотерейных билетов, электронных лотерейных билетов, приеме лотерейных ставок и выплате денежных средств в виде выигрыша при осуществлении деятельности по организации и проведению лотерей. Под расчетами понимаются также прием (получение) и выплата предоплат (авансов), включая их зачет и возврат, предоставление и погашение займов для оплаты товаров, работ, услуг (включая кредитование ломбардами граждан под залог вещей, а также хранение вещей) либо предоставление или получение иного встречного предоставления за товары, работы, услуги (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ).

Таким образом, Закон N 54-ФЗ прямо обязывает организации и ИП применять ККТ в случаях получения авансов (предварительной оплаты), в том числе и в безналичном порядке от физических лиц. В связи с этим продавец должен пробить кассовый чек как на сумму аванса (после его получения), так и на сумму окончательной оплаты всех товаров (работ, услуг). См. также письмо Минфина России от 28.01.2020 N 03-01-15/4884.

Примечание

С 1 июля 2019 года контрольно-кассовую технику придется применять при возврате предварительной оплаты и авансов (ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ, п. 4 ст. 4 Закона N 192-ФЗ). При возврате физлицам авансов, полученных ранее в безналичном порядке, чек о возврате можно будет отправлять в электронной форме без выдачи бумажного экземпляра (п. 2.1 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ).

Подробнее о применении ККТ см.:

Учет получения наличной денежной выручки через ККТ

Учет получения денежной выручки через ККТ с использованием банковских карт

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 62

Типовые проводки к счету 62: по дебету/по кредиту

Согласно п. 3 ПБУ 9/99 "Доходы организации" поступления от других юридических и физических лиц, полученные в порядке предварительной оплаты продукции (товаров, работ, услуг), авансов в счет оплаты продукции (товаров, работ, услуг), не признаются доходами организации.

Для учета авансов и предоплаты используется счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками", субсчет "Расчеты по авансам полученным". При получении суммы предварительной оплаты в счет предстоящей поставки товаров (работ, услуг) в бухгалтерском учете делается запись:

Дебет	Кредит	Описание
51	62, субсчет "Расчеты по авансам полученным"	отражено поступление аванса на расчетный счет

При фактической реализации продукции (оказании услуг, выполнении работ) и, соответственно, признании выручки, бухгалтер организации производит зачет ранее полученной предварительной оплаты в счет данной поставки продукции. Зачет аванса покупателя в учете отражается записями:

Дебет	Кредит	Описание
62	90	признана сумма выручки от продажи товаров (продукции, выполнения работ, оказания услуг))
62, субсчет "Расчеты по авансам полученным"	62	произведен зачет ранее полученного аванса

Документооборот

Прием наличных денег юридическим лицом проводится по приходным кассовым ордерам (п. 5 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, далее - Указание N 3210-У). При оприходовании наличных денежных средств в кассу предприятия организация обязана выписать приходный кассовый ордер по форме КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 (далее - ПКО).

Внимание

Применение форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением с применением ККМ, утвержденных постановлением Госкомстата России N 132, не требуется при переходе на онлайн-кассы. Это связано с тем, что обновленный Закон N 54-ФЗ такого требования не содержит. Все фискальные данные передаются в момент расчета в виде документов, сформированных с применением контрольно-кассовой техники, в налоговые органы через оператора фискальных данных (за некоторыми исключениями).

Пользователи онлайн-ККТ не обязаны заполнять утвержденные ранее формы, включая КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам", КМ-4 "Журнал кассира-операциониста", КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста", КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации", КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

См. письмо Минфина России от 04.04.2017 N 03-01-15/19821.

В случае расчетов авансом (получения предоплаты) через ККТ в кассовом чеке необходимо поставить один из предусмотренных способов расчета (таблица 28 приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@, письмо ФНС России от 11.11.2016 N АС-4-20/21345@):

- "Предоплата 100%" - полная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;

- "Предоплата" - частичная предварительная оплата до момента передачи предмета расчета;

- "Аванс" - аванс.

После конечного расчета выдают кассовый чек с формой расчета "Полный расчет" (таблица 28 приложения 2 к Приказу N ММВ-7-20/229@), при этом сумма ранее полученного аванса не отражается (письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/36865 и от 28.04.2017 N 03-01-15/26349).

Примечание

Если в паспорте ККТ отсутствует реквизит "Аванс" (либо другой новый реквизит), то это означает, что на момент покупки указанный аппарат не поддерживал такую операцию. Решить эту проблему поможет перепрошивка программного обеспечения кассы. Если техподдержка в этом отказала, то скорее всего необходимый софт еще не разработан и придется подождать. Учитывая количество пробелов в кассовой нормативке, перепрошивка будет производиться не единожды.

Если при получении предоплаты объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить, то на "авансовом" чеке указываются только фактически полученные деньги. При конечном расчете на кассовом чеке указывают фактически полученные денежные средства также без привязки к конкретным товарным позициям (см. письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-01-15/36865 и от 28.04.2017 N 03-01-15/26322).

Согласно п. 5.1 Указания N 3210-У после приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. При соответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в ПКО, кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на квитанции к приходному кассовому ордеру, выдаваемой вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанную квитанцию к ПКО. При оформлении приходного кассового ордера в электронном виде квитанция к приходному кассовому ордеру может направляться вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты.

По каждому приходному кассовому ордеру, оформленному на полученные наличные деньги, осуществляются кассиром записи в кассовой книге КО-4 (п. 4.6 Указания N 3210-У).

О документообороте при применении ККТ см. Учет получения наличной денежной выручки через ККТ.

О выставлении счетов-фактур при получении предоплаты см. Учет аванса, поступившего на расчетный счет

Формы документов Пример приходного кассового ордера КО-1

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

При определении налоговой базы не учитываются доходы в виде имущества, имущественных прав, работ или услуг, которые получены от других лиц в порядке предварительной оплаты (пп. 1 п. 1 ст. 251 НК РФ). Это положение касается только тех организаций, которые определяют доходы и расходы для целей налогообложения по методу начисления в соответствии со статьями 271-272 НК РФ (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 22.12.2005 N 98).

Если договором предусмотрен особый порядок перехода права собственности на товар (и пр.), например, на дату оплаты, то при поступлении денежных средств на расчетный счет организация должна отразить в целях налогообложения прибыли получение дохода. 

При кассовом методе датой получения организацией дохода признается день поступления денежных средств на счет организации в банке, а также погашение задолженности перед организацией иным способом (п. 2 ст. 273 НК РФ).

НДС

На основании пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ объектом налогообложения признается реализация товаров (работ, услуг) на территории РФ.

Согласно п. 1 ст. 39 НК РФ реализацией товаров, работ или услуг организацией или индивидуальным предпринимателем признается соответственно передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных НК РФ, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу на безвозмездной основе.

Согласно п. 1 ст. 167 НК РФ моментом определения налоговой базы по НДС является наиболее ранняя из следующих дат:

- день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав;

- день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.,

Если покупатель полностью или частично перечислил деньги за товары раньше, чем они были ему отгружены, то это оплата в счет предстоящих поставок (предоплата). При получении оплаты в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) налоговую базу определяют исходя из суммы оплаты с учетом налога (п. 1 ст. 154 НК РФ). Согласно п. 4 ст. 164 НК РФ сумма налога в таком случае определяется по расчетной ставке 20/120 (до 1 января 2019 года - 18/118).

Согласно п. 1 ст. 168 НК РФ при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок продавец (налоговый агент) обязан предъявить покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав сумму налога, исчисленную в порядке, установленном п. 4 ст. 164 НК РФ. В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ при получении предоплаты выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня ее получения. Требования к оформлению такого счета-фактуры перечислены в п. 5.1 ст. 169 НК РФ.

Плательщики НДС имеют право уменьшить общую сумму исчисленного налога на установленные ст. 171 НК РФ налоговые вычеты в порядке, предусмотренном ст. 172 НК РФ. В соответствии с п. 8 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, исчисленные с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг). При этом п. 6 ст. 172 НК РФ установлено, что указанные вычеты производятся с даты отгрузки соответствующих товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав в размере НДС, исчисленного со стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в оплату которых подлежат зачету суммы ранее полученной оплаты, частичной оплаты согласно условиям договора (при наличии таких условий) (см. письмо Минфина России от 16.01.2018 N 03-07-11/1303).

Согласно п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и ИП розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, ИП, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению требования по выставлению счетов-фактур, в том числе при получении авансовых платежей, считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы (письмо Минфина России от 31.07.2009 N 03-07-09/38).

Пример

В июне организация получила от покупателя предоплату на сумму 120 000 руб. в счет предстоящей поставки товаров, облагаемых НДС по ставке 20%. Организация отгрузила товары по договору купли-продажи в 3 квартале того же года на сумму 240 000 руб., включая НДС. 

В бухгалтерском учете делаются проводки:

В июне:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
50	62, субсчет "Авансы полученные"	120 000	получена предоплата от покупателя
76, субсчет "НДС с авансов"	68, субсчет "НДС"	20 000 (120 000 руб. х 20% : 120%)	начислен НДС с полученной предоплаты

В 3 квартале:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
68, субсчет "Расчеты по НДС"	51	20 000	перечислен НДС в бюджет с аванса
62	90	240 000	отгружены (реализованы) товары
90	68, субсчет "НДС"	40 000 (240 000 руб. :120% х 20%)	начислен НДС с выручки от реализации
68 субсчет "НДС"	76, субсчет "НДС с авансов"	20 000	НДС, ранее уплаченный в бюджет с предоплаты, принят к вычету
62, субсчет "Авансы полученные"	62	120 000	зачтена предоплата, ранее полученная от покупателя
51	62	120 000 (240 000 - 120 000)	получена окончательная оплата за товар на расчетный счет

Возможные риски

Надо ли выписывать счет-фактуру на НДС с предоплаты, если между датой поступления денежных средств в качестве аванса и датой отгрузки прошло менее 5 дней или если аванс получен в том же периоде, в котором произошла отгрузка?

Отрицательная практика

НК РФ не предусматривает никаких исключений и особенностей в действиях поставщика в случае осуществления отгрузки до истечения 5 дней с момента получения предоплаты. В связи с этим в устных разъяснениях представители налоговых органов рекомендуют выставлять счета-фактуры на аванс в любом случае независимо от того, происходит отгрузка до истечения 5 календарных дней с момента предоплаты или нет. Также существуют примеры арбитражной практики, в которых судьи поддерживают позицию налоговых органов.

Ранее, до введения 5-дневного срока выставления счета-фактуры на аванс, налоговые органы настаивали на выставлении счета-фактуры на аванс в случае его получения в одном периоде с отгрузкой.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) письмо Минфина России от 12 октября 2011 г. N 03-07-14/99 (-) письмо ФНС России от 10 марта 2011 г. N КЕ-4-3/3790 (-) письмо ФНС России от 15 февраля 2011 г. N КЕ-3-3/354 (-) письмо МНС России от 27 февраля 2004 г. N 03-1-08/553/15 (-) письмо УФНС России по г. Москве от 2 июня 2005 г. N 19-11/39279 (-) письмо УФНС России по г. Москве от 31 января 2005 г. N 19-11/5754

Акты судебных органов: (-) постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 28 июня 2012 г. N Ф08-3314/12

Положительная практика

Вместе с тем, Минфин России пояснил, что если в течение 5 календарных дней, считая со дня получения предварительной оплаты (частичной оплаты), осуществляется отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в счет этой оплаты (частичной оплаты), то счета-фактуры по предварительной оплате (частичной оплате) выставлять покупателю не следует.

При использовании этих разъяснений надо учитывать, что такой вывод не следует из п. 3 ст. 168 НК РФ, а основывается на том, что при отгрузке поставщиком в любом случае будет выставлен счет-фактура, поэтому выставление одновременно и счета-фактуры на аванс не имеет смысла, а лишь увеличивает и усложняет документооборот. Кроме того, письма Минфина России носят рекомендательный характер, не содержат правовых норм или общих правил, конкретизирующих нормативные предписания, и не являются нормативными правовыми актами.

Арбитражные суды в том случае, когда предоплата и отгрузка приходятся на один и тот же налоговый период, вообще не признают такие платежи авансовыми в целях исчисления НДС. Судьи опираются на позицию ВАС РФ о том, что не может быть признан авансовым платеж, поступивший налогоплательщику в том же налоговом периоде, в котором произошла отгрузка.

Если следовать указанной позиции, то продавец должен выписывать счета-фактуры на полученную предварительную оплату только в том случае, если отгрузка товаров, в счет которых она получена, состоится в следующем налоговом периоде.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (+) письмо Минфина России от 12 октября 2011 г. N 03-07-14/99 (+) письмо Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39 от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39

Акты судебных органов: (+) Постановление АС Центрального округа от 11 декабря 2018 г. N Ф10-5158/18 по делу N А54-9694/2017 (+) постановление Четвертого ААС от 18 января 2016 г. N 04АП-6711/15 (+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 20 февраля 2014 г. N Ф07-10666/13 (+) постановление Двенадцатого ААС от 25 октября 2013 г. N 12АП-9244/13 (+) постановление ФАС Московского округа от 30 августа 2013 г. N Ф05-10073/13 (+) постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25 мая 2012 г. N Ф08-2547/12 (+) определение ВАС РФ от 16 января 2012 г. N ВАС-17397/11 (+) постановление ФАС Поволжского округа от 22 декабря 2008 г. N А55-3598/08 (+) постановление ФАС Московского округа от 17 июля 2008 г. N КА-А41/5427-08 (+) постановление ФАС Дальневосточного округа от 28 ноября 2008 г. N Ф03-4597/2008 (+) постановлении Президиума ВАС РФ от 27 февраля 2006 г. N 10927/05 (+) постановление Президиума ВАС РФ от 10 марта 2009 г. N 10022/08

Учет при получении аванса наличными в кассу

Организация получает от покупателя (заказчика) аванс (предоплату) в кассу наличными деньгами. Как отразить поступление предварительной оплаты в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список