Энциклопедия решений. Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу (ноябрь 2024)

Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

Работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму. Как отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У) установлено, что подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает, поэтому организация вправе самостоятельно утвердить этот срок в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (например, в приказе руководителя на выдачу денег под отчет). Специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили, что если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Внимание

С 19 августа 2017 года отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме (см. Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

Если по каким-либо причинам взятые под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, неизрасходованные суммы работник обязан вернуть в кассу организации. 

Внимание

При выдаче работнику и возврате подотчетных денег ККТ не используется. Дело в том, что данная операция не подходит под определение "расчетов" в смысле ст. 1.2 и ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (см. также письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).

Юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства). Для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег (далее - кассовые операции) юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица (далее - касса), после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее - лимит остатка наличных денег). Организация самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию N 3210-У исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег (п. 2 Указания N 3210-У).

Если работник не предоставит в срок авансовый отчет и не вернет деньги, то у него остается задолженность перед организацией. При этом у организации есть возможность удержания задолженности из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Дополнительно о подотчетных суммах см.:

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет,

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 71 94

Типовые проводки к счету 50: по дебету к счету 71: по кредиту

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства. Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (за основу можно принять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Неизрасходованную сумму подотчетных денег сотрудник должен вернуть вместе с авансовым отчетом. Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, проводится кассиром по приходному кассовому ордеру (форма КО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). При этом пробивать кассовый чек не следует, так как реализации товаров (работ, услуг) в этом случае не происходит.

Приходный ордер отражается в кассовой книге (форма N КО-4, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Формы документов Пример приходного кассового ордера КО-1 Пример кассовой книги КО-4

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

Возврат работником неиспользованной подотчетной суммы не включается в состав доходов, формирующих налогооблагаемую прибыль, так как не соответствует понятию дохода, приведенному в ст. 41 НК РФ.

НДС

Получение от работника неиспользованной подотчетной суммы не является объектом обложения НДС, поскольку не связано с реализацией (пп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ).

Пример

Работнику организации 10 июня выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 1500 руб. В этот же день на приобретенные канцтовары он представил авансовый отчет (с приложением чека ККМ, товарного чека) на сумму 1400 руб. (без НДС). Остаток подотчетной суммы внесен в кассу предприятия.

В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки.

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	1500	выданы денежные средства под отчет для покупки канцтоваров
10	71	1400	приняты канцтовары к учету
50	71	100 (1500 - 1400)	возвращена в кассу неизрасходованная сумма подотчетных средств

Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу

Работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму. Как отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список