Энциклопедия решений. Учет выплаты заработной платы из кассы (ноябрь 2024)

Учет выплаты заработной платы из кассы

Организация выплачивает зарплату работникам из кассы за счет наличной выручки. Какие документы должны быть оформлены при выдаче заработной платы из кассы? Как в учете отражается выплата заработной платы из кассы?

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты заработной платы устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (часть шестая ст. 136 ТК РФ). При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня (часть восьмая ст. 136 ТК РФ).

Заработная плата может выплачиваться работникам наличными денежными средствами, которые предприятие получает в обслуживающем его банке.

В то же время в соответствии с п. 2 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание N 3073-У) юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии на выплаты работникам, включенные в фонд заработной платы, и выплаты социального характера без учета предельного размера наличных расчетов (п. 6 Указания N 3073-У).

То есть выплачивать зарплату из кассы за счет наличной выручки разрешено.

В соответствии с п. 6 Указания ЦБР от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У), выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2). Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

Организации не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов сверх установленных лимитов (п. 2 Указания N 3210-У). Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной (платежной) ведомости. Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Указания N 3210-У).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 70

Типовые проводки к счету 50: по кредиту к счету 70: по дебету/по кредиту

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда предназначен счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

По дебету счета 70 отражаются выплаченные суммы оплаты труда, премий, пособий и т.п., доходов от участия в капитале организации, а также суммы начисленных налогов, платежей по исполнительным документам и других удержаний. Аналитический учет по счету 70 ведется по каждому работнику организации.

Таким образом, сумма выплаченной из кассы организации заработной платы отражается по кредиту счета 50, субсчет "Касса" в корреспонденции со счетом 70.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

По общему правилу, выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам или платежным (расчетно-платежным) ведомостям с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания N 3210-У)

Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты) (п. 6.5 Указания N 3210-У).

Выдача наличных денег работнику проводится в порядке, предусмотренном в абзацах первом - третьем п. 6.2 Указания N 3210-У, с проставлением работником подписи в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).

В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на ведомости и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю).

На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется один расходный кассовый ордер.

Платежная ведомость составляется по форме N Т-53, а расчетно-платежная - по форме N Т-49, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Разовые выдачи денег на оплату труда (например, отпускные) также могут оформляться путем составления платежной (расчетно-платежной) ведомости. Выдача заработной платы может производится и по отдельным расходным кассовым ордерам. В этом случае РКО оформляется на каждое лицо, которому выплачиваются деньги из кассы.

Ведомости фиксируются в журнале регистрации платежных ведомостей (может быть разработан на основе формы N Т-53а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

См. также письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617.

Расходные кассовые ордера отражаются в кассовой книге (форма N КО-4), в ней указывают реквизиты расходного кассового ордера и общую сумму выплаченной по нему заработной платы.

Формы документов Пример расчетно-платежной ведомости Т-49 Пример платежной ведомости Т-53 Пример журнала регистрации платежных ведомостей Т-53а Пример расходного кассового ордера КО-2 Пример кассовой книги КО-4

Налогообложение

Заработная плата, выплачиваемая работникам, является их доходом, подлежащим обложению НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). Организация, являющаяся источником выплаты дохода, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с выплаченного дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Налоговая ставка в отношении доходов в виде оплаты труда резидентов РФ установлена в размере 13% (ст. 224 НК РФ). При этом налоговая база по НДФЛ представляет собой денежное выражение доходов, уменьшенных на налоговые вычеты (п. 3, п. 4 ст. 210 НК РФ).

В письме Минфина России от 18.04.2013 N 03-04-06/13294 разъяснено, что случае выплаты доходов физлицу частями несколько раз за месяц налоговый агент производит исчисление, удержание и перечисление в бюджет НДФЛ с заработной платы один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход, в сроки, установленные п. 6 ст. 226 НК РФ. Указанная позиция изложена в письмах ФНС России от 26.05.2014 N БС-4-11/10126@, Минфина России от 03.07.2013 N 03-04-05/25494, постановлении ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2011 по делу N А26-1553/2010.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом) (п. 2 ст. 223 НК РФ).

На основании п. 3 ст. 226 НК РФ исчисление сумм НДФЛ производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за некоторыми исключениями), в отношении которых применяется налоговая ставка 13%, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Пример

Торговая организация выплачивает заработную плату из наличной торговой выручки. В июне работникам начислена заработная плата в сумме 2 450 000 руб. Для упрощения примера предполагается, что при исчислении НДФЛ работники организации не имеют права на стандартные налоговые вычеты.

В бухгалтерском учете начисление и выплата заработной платы из кассы отражены следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
20	70	2 450 000	начислена зарплата рабочим основного производства
70	68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"	318 500 (2 450 000 х 13%)	с заработной платы удержан НДФЛ

68, субсчет "Расчеты по НДФЛ"	51	318 500	сумма НДФЛ, удержанная с заработной платы, перечислена в бюджет
70	50, субсчет "Касса"	2 131 500 (2 450 000 - 318 500)	выдана из кассы заработная плата по ведомости

Учет выплаты заработной платы из кассы

Организация выплачивает зарплату работникам из кассы за счет наличной выручки. Какие документы должны быть оформлены при выдаче заработной платы из кассы? Как в учете отражается выплата заработной платы из кассы?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список