Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет (ноябрь 2024)

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Работникам организации из кассы выдаются денежные средства под отчет. Каков порядок документального оформления этой операции и как она отражается в учете?

Юридические аспекты

Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У)

Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, ИП, расходный кассовый ордер оформляется на основании распорядительного документа юридического лица, ИП либо заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Внимание

С 19 августа 2017 года отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме (см. Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

Перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, утверждается приказом по организации. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Специалисты ФНС России в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704 отметили, что если такого приказа в организации нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен и, значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Если работник не предоставит в установленный срок авансовый отчет и не вернет деньги, то у него остается задолженность перед организацией. При этом у организации есть возможность удержания задолженности из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание

При выдаче работнику и возврате подотчетных денег ККТ не используется. Дело в том, что данная операция не подходит под определение "расчетов" в смысле ст. 1.2 и ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (см. также письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).

В соответствии с п. 2 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание  3073-У) юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет без учета предельного размера наличных расчетов (п. 6 Указания N 3073-У).

Следовательно, организация вправе выдавать из поступившей выручки под отчет денежные средства, если они предназначены для оплаты командировочных расходов, товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг и пр.

Если полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками по доверенности при расчетах по договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, то должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 6 Указания N 3073-У. То есть если сотрудник действует как представитель хозяйствующего субъекта, то соблюдение ограничения в 100 000 руб. при расчете наличными обязательно.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 71 94

Типовые проводки к счету 50: по кредиту к счету 71: по дебету/по кредиту

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или с другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Выдача наличных денег под отчет проводится указанными по расходным кассовым ордерам (по форме N КО-2, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3 Указания N 3210-У).

Расходный ордер отражают в кассовой книге (форма N КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства. Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах (за основу можно принять форму N АО-1, утвержденную постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и оправдательные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если подотчетное лицо приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Бланки доверенностей можно разработать на основе форм N М-2 и М-2а, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Формы документов Пример расходного кассового ордера КО-2 Пример кассовой книги КО-4 Пример заполнения доверенности М-2

Налогообложение

НДФЛ

Выданные работнику из кассы под отчет денежные средства не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ, а также произведенной по трудовому договору выплатой работнику, которая включается в объект налогообложения страховыми взносами (см. постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). Следовательно, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Однако при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании), суды должны исходисть из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12 суд отказал в отмене решения налогового органа о начислении НДФЛ и пеней по нему, поскольку лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах, но документы, подтверждающие, что денежные средства были израсходованы на уставные цели, предоставлены не были.

Пример

Сотруднику организации выданы из кассы денежные средства под отчет в сумме 2000 руб. для приобретения канцелярских товаров. В этот же день в бухгалтерию организации работником представлен авансовый отчет с приложением чека ККТ и товарного чека, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров на сумму 2000 руб. (без НДС).

В бухгалтерском учете выдача денежных средств под отчет и приобретение канцелярских товаров будут отражены следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50, субсчет "Касса"	2000	выданы денежные средства под отчет на приобретение канцелярских товаров
10	71	2000	приняты к учету канцелярские товары

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Работникам организации из кассы выдаются денежные средства под отчет. Каков порядок документального оформления этой операции и как она отражается в учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список