Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы (ноябрь 2024)

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Организация направляет своих работников в командировку на территории РФ. Денежные средства на командировочные расходы выдаются сотрудникам из кассы. Как документально оформить эту операцию и отразить ее в учете?

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 167, ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются возмещение расходов, связанных со служебной командировкой:

- по проезду;

- по найму жилого помещения;

- суточных;

- иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. 

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение о командировках), утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749).

Аванс на командировочные расходы выдается командированным лицам под отчет. Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).

Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, ИП, расходный кассовый ордер оформляется на основании распорядительного документа юридического лица, ИП либо заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Внимание

С 19 августа 2017 года отменено условие о выдаче денег под отчет только при полном погашении лицом задолженности по ранее полученной подотчетной сумме (см. Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У).

В соответствии с п. 2 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание  3073-У) юридические лица и индивидуальные предприниматели могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет без учета предельного размера наличных расчетов (п. 6 Указания N 3073-У).

Следовательно, организация вправе выдавать из поступившей выручки под отчет денежные средства, если они предназначены для оплаты командировочных расходов, товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг и пр.

Если полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками по доверенности при расчетах по договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, то должен соблюдаться предельный размер расчетов наличными деньгами, установленный п. 6 Указания N 3073-У. То есть если сотрудник действует как представитель хозяйствующего субъекта, то соблюдение ограничения в 100 000 руб. при расчете наличными обязательно.

Внимание

Если наличные деньги выдаются под отчет для оплаты сотрудниками от своего имени оказанных им в командировке услуг, то ограничение наличных расчетов в 100 000 руб. не действует.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели. Размер выдаваемого аванса на командировочные расходы в каждом случае определяется индивидуально и зависит от срока командировки, места назначения и других объективных причин.

Внимание

При выдаче работнику и возврате подотчетных денег ККТ не используется. Дело в том, что данная операция не подходит под определение "расчетов" в смысле ст. 1.2 и ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ (см. также письмо ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@).

Если работник не предоставит в указанный срок авансовый отчет и не вернет деньги, то у него образуется задолженность перед организацией. При этом у организации есть возможность удержания задолженности из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ). Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 71

Типовые проводки к счету 50: по дебету/по кредиту к счету 71: по дебету/по кредиту

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса".

Для отражения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет (в том числе на командировочные расходы), предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу организации отражается по дебету счета 50, кредиту счета 71. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных форм рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Выдача подотчетных сумм осуществляется на основании распорядительного документа юридического лица, ИП либо заявления подотчетного лица.

Оформляется выплата из кассы расходным кассовым ордером по форме N КО-2 (РКО). Документы на выдачу денег должны быть подписаны главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем (п. 4.3 Указания N 3210-У).

Расходный ордер должен быть отражен в кассовой книге (форма N КО-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

После возвращения из служебной командировки работник должен составить авансовый отчет (можно разработать его на основе формы АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) и приложить к нему документы, подтверждающие произведенные расходы.

Бухгалтерия проверяет целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Формы документов Приказ о сроках выплаты денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточных), выдаваемого работникам, направляемым в командировку Пример авансового отчета АО-1 Пример расходного кассового ордера КО-2 Пример кассовой книги КО-4

Налогообложение

НДФЛ

Выданные работнику из кассы на командировочные расходы денежные средства не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ, а также произведенной по трудовому договору выплатой работнику, которая включается в объект налогообложения страховыми взносами (см. постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). Следовательно, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Пример

Для заключения договора сотрудник организации направлен в командировку в Саратов на 8 дней. Сумма аванса, выданного работнику для оплаты расходов в командировке, составила 22 000 руб. Согласно разрешению банка организация вправе выдавать подотчетные суммы из наличной выручки.

Расходы сотрудника на приобретение авиабилетов составили 9900 руб. (в том числе НДС 10% - 900 руб.), по найму жилого помещения - 6000 руб. (в том числе НДС - 1000 руб.). В гостинице сотруднику был выписан счет-фактура. Приказом по организации утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 500 руб. Работнику полагаются суточные в сумме 4000 руб. (500 руб. х 8 дн.). 

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50, субсчет "Касса"	22 000	выдан аванс на командировку
20 (26, 44...)	71	17 910 (9900 + 6000 + 4000 - 990 - 1000)	расходы по командировке (без НДС) учтены в расходах
19	71	1990 (990 + 1000)	учтен НДС по командировочным расходам
68, субсчет "Расчеты по НДС"	19	1990	произведен вычет по НДС
50, субсчет "Касса организации"	71	2100 (22 000 - 17 910 - 1990)	возвращена сумма неиспользованного аванса в кассу организации

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы

Организация направляет своих работников в командировку на территории РФ. Денежные средства на командировочные расходы выдаются сотрудникам из кассы. Как документально оформить эту операцию и отразить ее в учете?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список