Энциклопедия решений. Учет выдачи наличной валюты из кассы под отчет (ноябрь 2024)

Учет выдачи наличной валюты из кассы под отчет

Организация направляет сотрудника в служебную командировку за пределы территории РФ. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выдачу наличной валюты из кассы под отчет?

Юридические аспекты

В соответствии с п. 9 ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" к валютным операциям относится приобретение резидентом (нерезидентом) у резидента (нерезидента) и отчуждение резидентом (нерезидентом) в пользу резидента (нерезидента) валютных ценностей на законных основаниях, а также их использование в качестве средства платежа.

Согласно п. 5 ч. 1 ст. 1 Закона N 173-ФЗ валютными ценностями признаются иностранная валюта и внешние ценные бумаги. При этом купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки (включая ВЭБ.РФ) (ч. 1 ст. 11 Закона N 173-ФЗ). То есть резиденты-юридические лица могут приобретать иностранную валюту на внутреннем валютном рынке Российской Федерации только через свои счета в уполномоченных банках в безналичном порядке.

Внимание

Приобрести наличную иностранную валюту через обменный пункт может только физическое лицо.

На основании п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 173-ФЗ уполномоченный банк вправе выдавать резиденту наличную иностранную валюту с его счета, а также зачислять наличную иностранную валюту на его счет без ограничений (см. информационное письмо ЦБ РФ от 31.12.2004 N 30). При этом уполномоченный банк как агент валютного контроля вправе на основании п. 3 ч. 1 ст. 23 Закона N 173-ФЗ запросить информацию, связанную с проведением валютных операций.

Валютные операции между резидентами и нерезидентами РФ осуществляются без ограничений (за исключением купли-продажи иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте)(ст. 6 Закона N 173-ФЗ). Валютные операции между резидентами запрещены, за исключением случаев прямо предусмотренных Законом N 173-ФЗ (ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ). К таким операциям, в частности, относятся:

- расчеты по служебным командировкам, связанные с возмещением в иностранной валюте расходов сотрудника, командированного за рубеж и возвратом остатка неизрасходованной после командировки инвалюты в кассу организации (п. 9 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ);

- расчеты по служебным поездкам за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (п. 14 ч. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).

Другие случаи выдачи наличной иностранной валюты своим работникам Законом N 173-ФЗ не предусмотрены. То есть выдача резидентом - юридическим лицом своим сотрудникам иностранной валюты под отчет на другие цели, не связанные с командировкой и служебными поездками, противоречит валютному законодательству.

По общему правилу расчеты при осуществлении валютных операций производятся резидентами РФ через счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается ЦБ РФ (ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ).

Перечень валютных операций, при осуществлении которых возможны расчеты наличными, указан в ст. 14 Закона N 173-ФЗ.

Примечание

Со 2 декабря 2019 года юридические и физические лица - резиденты могут проводить без использования банковских счетов в уполномоченных банках операции с наличной иностранной валютой при оплате или возмещении расходов, связанных с зарубежными командировками, а также при погашении неизрасходованных авансов, выданных в связи с такими командировками (десятый абзац ч. 2 ст. 14 Закона N 173-ФЗ).

На основании п. 2 ч. 3 ст. 9 Закона N 173-ФЗ уполномоченный банк вправе выдавать резиденту наличную иностранную валюту с его счета, а также зачислять наличную иностранную валюту на его счет без ограничений.

Правила выдачи подотчетных сумм и предоставления отчетности по их использованию установлены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение N 749).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения N 749).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 50 71 91

Типовые проводки к счету 50: по кредиту к счету 71: по дебету к счету 91: по дебету/по кредиту

Порядок отражения в бухгалтерском учете операций по получению иностранной валюты и выдаче ее под отчет работнику на служебную командировку не отличается от общего порядка бухгалтерского учета операций по получению денежных средств в рублях и выдачи их в виде аванса на командировочные расходы, за исключением того, что операции в иностранной валюте должны пересчитываться в рубли на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату (п. 7 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте"). Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации и средств на банковских счетах (банковских вкладах), выраженной в иностранной валюте, может производиться также и по мере изменения курса.

Согласно Приложению к ПБУ 3/2006 датой совершения операций с иностранной валютой в кассе является дата поступления иностранной валюты в кассу или дата ее выдачи из кассы организации.

В том случае, если в период нахождения иностранной валюты в кассе организации (с даты поступления по дату списания) меняется курс валют, установленный Банком России, то в результате пересчета стоимости денежных знаков в кассе возникают курсовые разницы.

Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате, или за который составлена бухгалтерская отчетность, и для целей бухгалтерского учета подлежит зачислению на финансовые результаты организации как прочие доходы или прочие расходы (п. 12 и п. 13 ПБУ 3/2006).

На выданные под отчет суммы счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. Когда организация производит кассовые операции в иностранной валюте, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчет "Касса в евро", субсчет "Касса в долларах" и т. п.).

Подробнее о выдаче денег под отчет см.:

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет,

Учет выдачи денежных средств из кассы на командировочные расходы.

В бухгалтерском учете движение наличной иностранной валюты в кассе отражается следующими проводками:

Дебет	Кредит	Описание
50	52	получена с текущего валютного счета и принята к учету в кассу наличная иностранная валюта, приняты к учету дорожные чеки по номиналу
71	50	выданы денежные средства под отчет на командировочные расходы

При изменении курса валют в бухгалтерском учете отражается положительная или отрицательная курсовые разницы:

Дебет	Кредит	Описание
50	91, субсчет "Прочие доходы"	отражена положительная курсовая разница по остатку валюты в кассе
91, субсчет "Прочие расходы"	50	отражена отрицательная курсовая разница по остатку иностранной валюты в кассе

Документооборот

Все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Информации Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012 разъяснено, что обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона N 402-ФЗ). Это значит, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование по-прежнему обязательно.

Специальный порядок осуществления кассовых операций с иностранной валютой нормативными актами Центрального банка РФ, в том числе и Указанием ЦБР от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства", не установлен.

Кассовые операции в иностранной валюте, как и в валюте РФ, оформляются типовыми формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. 

При выдаче иностранной валюты из кассы под отчет кассир должен:

- оформить расходный кассовый ордер по форме N КО-2;

- отразить операцию в кассовой книге (форма N КО-4).

Чтобы правильно оформить выдачу денежных средств в иностранной валюте, в расходном кассовом ордере наряду с суммой в рублях необходимо указать сумму в иностранной валюте в дополнительной графе.

Формы документов Пример расходного кассового ордера КО-2 Пример кассовой книги КО-4

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

При выдаче наличной валюты из кассы под отчет не возникает расходов, учитываемых в целях налогообложения прибыли.

Если организация применяет в налоговом учете метод начисления, то датой признания расходов, связанных со служебными поездками и командировками, является дата утверждения авансового отчета (пп. 5. п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому на день выдачи валютного аванса работнику в налоговых регистрах ничего не отражается.

Подробнее см. Учет поступления иностранной валюты в кассу с валютного счета.

НДС

Передача денег не создает объекта обложения НДС на основании пп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ. Поэтому операции по выдаче из кассы организации иностранной валюты работнику под отчет не облагаются НДС.

Пример

Работнику, направленному в командировку в Германию, 11 июня выдан аванс на расходы, связанные с поездкой, в сумме 1000 евро. Курс евро (условно), установленный ЦБ РФ на дату выдачи валюты, составляет 70 руб./евро.

В бухгалтерском учете операция отражается так:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50, субсчет "Касса в евро"	70 000 (1000 евро х 70 руб./евро)	выдана иностранная валюта (евро) под отчет на командировочные расходы

Учет выдачи наличной валюты из кассы под отчет

Организация направляет сотрудника в служебную командировку за пределы территории РФ. Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете выдачу наличной валюты из кассы под отчет?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список