Энциклопедия решений. Учет расходов на подбор персонала (ноябрь 2024)

Учет расходов на подбор персонала

Организация набирает персонал (размещает платные объявления, пользуется услугами рекрутинговых агентств). Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете эти расходы?

Юридические аспекты

Поиск персонала выполняется на основании договора возмездного оказания услуг. 

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре (п. 1 ст. 779, п. 2 ст. 781 ГК РФ).

Общие положения о подряде (статьи 702-729 ГК РФ) применяются к договору возмездного оказания услуг, если это не противоречит статьям 779-782 ГК РФ, а также особенностям предмета договора возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Инструкция к счету 26 60 76

Типовые проводки к счету 26: по дебету к счету 60: по кредиту к счету 76: по кредиту

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

В бухгалтерском учете расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала, напрямую связаны с деятельностью организации и признаются в качестве управленческих расходов, формирующих расходы по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99).

Расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, установленной договором (без НДС) (п. 6 ПБУ 10/99).

Расходы организации на самостоятельный поиск персонала, а также на оплату услуг кадровых агентств учитываются в том отчетном периоде, в котором фактически были осуществлены, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (п. 16, п. 18 ПБУ 10/99). Например, если условиями договора с рекрутинговым агентством предусмотрено, что договор по подбору персонала считается исполненным после прохождения вновь принятым сотрудником испытательного срока, то датой осуществления расходов признается тот отчетный период, в котором работник прошел испытательный срок с удовлетворительным результатом, а кадровое агентство выставило документы о выполнении услуг.

Управленческие расходы учитываются в соответствии с Планом счетов на счете 26 "Общехозяйственные расходы".

Документооборот

Документами, подтверждающими осуществление расходов на подбор персонала, являются:

- договор возмездного оказания услуг;

- акт, подтверждающий фактическое оказание услуг;

- заявки организации-заказчика, анкеты кандидатов.

Дополнительно могут быть приложены документы (например штатное расписание) организации-заказчика, свидетельствующие о наличии вакансии, по которой агентство осуществляет поиск специалистов.

Необходимость составления акта и других подтверждающих документов отсутствует, если из договора понятно, какая услуга оказана, в каком объеме и по какой цене (см. письмо ФНС от 27.04.2007 N ММ-6-02/356).

С 2011 года действуют формы бухгалтерской отчетности, утвержденные приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н. В Отчете о финансовых результатах расходы на подбор персонала отражают в составе затрат по строке 2220 "Управленческие расходы".

В налоговой отчетности расходы на подбор персонала отражаются по строке 040 (в составе косвенных) Приложения N 2 к Листу 02 налоговой декларации по налогу на прибыль.

Формы документов Пример Отчета о финансовых результатах Пример приложения 2 к листу 02 декларации по налогу на прибыль

Налогообложение

НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ

На основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции (работ, услуг), для целей налогообложения прибыли. То есть в целях налогообложения прибыли учитываются расходы как на самостоятельный поиск персонала, так и на оплату услуг кадровых агентств.

К услугам по подбору персонала, например, относятся:

- публикация объявлений в специализированных изданиях об имеющихся вакансиях;

- кадровый консалтинг;

- прием резюме от соискателей;

- создание информационной базы сведений о соискателях;

- проверку рекомендаций с прежнего места работы соискателей;

- собеседование с соискателями на замещение вакансий;

- биографическое интервью;

- ситуационное интервью;

- профессиональное тестирование;

- психологическое тестирование;

- проведение тренингов;

- проведение рейтингов и оценки работающих;

- представление видеозаписей с самопрезентацией соискателя;

- представление письменной характеристики и рекомендации на каждого кандидата;

- представление работодателю кандидатов, соответствующих его требованиям.

При этом все расходы в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ должны быть экономически оправданными, документально подтвержденными и осуществленными для деятельности, направленной на получение дохода.

Экономическая оправданность конкретных затрат по подбору кадров вызывает много налоговых споров. Так, по мнению контролирующих органов, нельзя учесть в целях налогообложения прибыли затраты по подбору персонала специализированной организацией, не давшие положительного эффекта. Они также считают, что организация не может учесть затраты на услуги кадрового агентства при наличии собственной кадровой службы. 

Обратите внимание также на постановление АС Московского округа от 27.10.2014 N Ф05-12749/14. Организация не может учесть в качестве расходов на подбор персонала затраты на проезд соискателя из другого города на собеседование к месту нахождения организации. Судьи ссылаются на то, что расходы на компенсацию подобных затрат физлица, еще не являющегося работником организации, до даты его приема на работу являются экономически необоснованными и не предусмотренными налоговым и трудовым законодательством.

Вместе с тем, организация вправе сама решить, какие затраты ей необходимы для ведения деятельности. Так, Конституционный Суд РФ в определении от 04.06.2007 N 320-О-П указал, что обоснованность расходов, уменьшающих полученные доходы в целях налогообложения прибыли, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции РФ, налогоплательщик ведет деятельность самостоятельно на свой риск и только он вправе оценивать ее эффективность и целесообразность.

Датой осуществления прочих расходов при методе начисления признается, если иное не установлено в ст. 261, ст. 262, ст. 266 и ст. 267 НК РФ, дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, или последний день отчетного (налогового) периода - для расходов в виде затрат на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При кассовом методе указанные затраты признаются после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).

НДС

Сумму НДС, предъявленную специализированной организацией, оказавшей услуги в области подбора персонала, организация вправе принять к вычету после принятия к учету оказанных услуг при наличии счета-фактуры исполнителя (пп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Пример

Для поиска квалифицированных специалистов организация заключила договор с кадровым агентством, применяющим УСН. Договорная цена услуг по подбору персонала - 18 000 руб. Организация перечислила агентству 16 июля предоплату в размере 12 000 руб., 25 июля был найден нужный специалист, которого приняли на работу. В тот же день с кадровым агентством был подписан акт приемки-передачи оказанных услуг. 26 июля организация перечислила оставшуюся сумму (6000 руб.) на счет кадрового агентства.

В бухгалтерском учете организации сделаны записи:

16 июля:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
60	51	12 000	перечислена предоплата кадровому агентству (без НДС)

25 июля:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
26	60	18 000	учтены затраты на оплату услуг кадрового агентства

26 июля:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
60	51	6000	перечислен остаток задолженности перед кадровым агентством

В налоговом учете 25 июля (после подписания акта) организация учла в составе прочих расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, стоимость услуг агентства (18 000 руб.).

Возможные риски

Риск 1. Может ли организация при наличии своих специалистов по кадрам учесть при налогообложении прибыли стоимость услуг агентства по поиску персонала?

Риск 2. Можно ли учесть расходы на подбор персонала, если нужный работник кадровым агентством не найден или предложены кандидаты, которые организации не подходят?

1. Может ли организация при наличии своих специалистов по кадрам учесть при налогообложении прибыли стоимость услуг агентства по поиску персонала?

Отрицательная практика

Если функции агентства по поиску персонала аналогичны функциям специалистов организации, то контролирующие органы считают услуги агентства экономически неоправданными.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) письмо ФНС России от 27 апреля 2007 г. N ММ-6-02/356

Акты судебных органов: (-) постановление Одиннадцатого ААС от 11 сентября 2017 г. N 11АП-11672/17

Положительная практика

Судьи поддерживают налогоплательщиков, указывая, что наличие кадрового подразделения в составе организации не исключает возможности заключения договора на подбор персонала. Во избежание споров необходимо грамотно подойти к составлению должностных обязанностей работников отдела кадров и договора об оказании услуг по подбору персонала. Они не должны дословно совпадать.

Акты судебных органов: (+) постановление Шестнадцатого ААС от 2 июля 2014 г. N 16АП-1913/14 (+) постановление ФАС Северо-Западного округа от 5 апреля 2004 г. N А56-22408/03 (+) постановление ФАС Московского округа от 9 ноября 2007 г. N КА-А40/10001-07 (+) постановление ФАС Московского округа от 6 сентября 2005 г. N КА-А40/7275-05-1,2

2. Можно ли учесть расходы на подбор персонала, если нужный работник кадровым агентством не найден или предложены кандидаты, которые организации не подходят?

Отрицательная практика

Контролирующие органы считают, что если услуги специализированной организации по поиску персонала не дали положительного результата и работник в штат организации-заказчика не принят, затраты по оплате услуг агентства в составе расходов по налогу на прибыль учесть нельзя, так как они экономически не оправданы.

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (-) письмо Минфина России от 4 сентября 2008 г. N 03-03-06/1/504 (-) письмо Минфина России от 1 июня 2006 г. N 03-03-04/1/497

Положительная практика

Суды, как правило, занимают противоположную позицию, указывая, что осуществляя поиск сотрудников, организация вправе учесть произведенные затраты вне зависимости от их результата. Об эффективности расходов в НК РФ ничего не сказано (определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П).

Письма Минфина России и ФНС (УФНС): (+) письмо Минфина России от 28 октября 2010 г. N 03-03-06/1/669

Акты судебных органов: (+) постановление ФАС Московского округа от 13 марта 2009 г. N КА-А40/1354-09 (+) постановление ФАС Московского округа от 9 ноября 2007 г. N КА-А40/10001-07

Учет расходов на подбор персонала

Организация набирает персонал (размещает платные объявления, пользуется услугами рекрутинговых агентств). Как отражаются в бухгалтерском и налоговом учете эти расходы?

Юридические аспекты

Бухучет. Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Возможные риски

Формы документов

Построить список