Приложение N 7. Порядок подготовки и представления статистических отчетов государственными судебно-экспертными учреждениями Минюста России

Приложение N 7

к приказу Минюста РФ

от 14 января 2009 г. N 4

Порядок
подготовки и представления статистических отчетов государственными судебно-экспертными учреждениями Минюста России

I. Общие положения

1. Настоящим Порядком определены правила, этапы подготовки и представления статистических отчетов государственными судебно-экспертными учреждениями Минюста России в Департамент управления, организации и контроля Минюста России, как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

2. Порядок подготовлен в целях оказания содействия работникам государственных судебно-экспертных учреждений Минюста России (далее - учреждения) в процессе подготовки и представления, а также обеспечения автоматизированной обработки статистической информации.

II. Представление статистической информации

3. Подготовленные статистические отчеты проверяют и подписывают лица, составившие отчет, утверждают руководители государственных учреждений Минюста России.

Руководители учреждений Минюста России организуют полное, достоверное и своевременное представление статистических отчетов по утвержденным формам.

Статистические отчеты представляются без сопроводительных писем за исключением случаев, когда требуются какие-либо пояснения к статистической информации.

4. Статистические отчеты представляются на бумажном носителе по почте и в электронном виде по имеющимся каналам связи. Использование факсимильной связи для передачи статистических данных допускается в исключительных случаях.

5. При направлении отчета в электронном виде обеспечивается строгое соответствие данных на бумажных носителях их электронным копиям.

6. В случае отсутствия статистических данных по какой-либо форме отчетности направляется на бумажном носителе по почте и в электронном виде в установленные сроки письмо в Департамент управления, организации и контроля с уведомлением о том, что сведения по форме статистической отчетности за данный отчетный период отсутствуют.

7. Контрольным сроком представления статистического отчета считается день, указанный в бланке соответствующей формы отчетности. Своевременно представленным считается отчет, поступивший любым способом (в электронном виде или на бумажном носителе по почте). Если контрольный срок представления отчета приходится на выходные (праздничные) дни, то он переносится на первый после выходного (праздничного) рабочий день.

8. Искажением отчетных данных считается неправильное их отражение в статистической отчетности, допущенное как в результате умышленных действий лиц, составивших или утвердивших отчет, так и вследствие допущенных арифметических ошибок, нарушений требований инструкций и методических рекомендаций по составлению статистической отчетности.

9. В случае необходимости внесения изменений в ранее присланные статистические отчеты до момента выдачи обобщенных данных в Департамент управления, организации и контроля направляется на бумажном носителе и в электронном виде:

при корректировке небольшого количества показателей (не более пяти-шести) - текстовое сообщение с указанием конкретных номеров разделов, строк и граф формы, показатели которых подлежат изменению, и их новые значения;

при большом количестве исправлений - новый отчет с сопроводительным письмом, в котором указывается, что ранее присланный отчет подлежит замене.

10. Учреждения, допустившие ошибки в отчетах и получившие уведомления об этом, в течение двух суток корректируют сведения и представляют исправленные отчеты в Департамент управления, организации и контроля (на бумажном носителе по почте и в электронном виде по имеющимся каналам связи).

11. Решение о внесении изменений в обобщенные данные (после выдачи сводных отчетов) принимается Директором Департамента правового регулирования, анализа и контроля деятельности подведомственных федеральных служб по просьбе, изложенной в письме руководителя государственного учреждения Минюста России.

III. Подготовка статистических отчетов в электронном виде

12. Для автоматизированной обработки статистической информации Департаментом управления, организации и контроля используется специализированное программное обеспечение, которое осуществляет ввод статистической информации в формате табличного редактора EXCEL.

13. После утверждения приказами Минюста России форм статистической отчетности в учреждения Минюста России направляются в электронном виде бланки форм в формате табличного редактора EXCEL.

14. При заполнении отчета в электронном виде внесение любых изменений в бланк формы отчетности не допускается, так как это приводит к искажению информации при автоматизированном вводе отчетов в интегрированную базу статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации.

Например, не допускается:

добавление либо изъятие отдельных строк и граф в разделах формы;

добавление либо изъятие отдельных строк и граф в любых других местах бланка формы (например, добавление либо изъятие строк перед или после названия раздела и т.п.);

внесение символов сносок, примечаний и любых других изменений;

использование защиты ячеек.

Имена листам в файлах EXCEL присваиваются произвольно, но порядок следования листов в отчете должен соответствовать установленному электронному образцу. Первый лист - обязательно титульный.

15. Заполнение титульных листов и оформительской части отчета (наименования должностей руководителя учреждения, исполнителя отчета, их подписи и дата, номера телефонов, адрес электронной почты, исходящий номер и дата документа), составленного как на бумажном носителе, так и в электронном виде, является обязательным, так как позволяет дополнительно идентифицировать отчет при вводе информации.

16. Название файла со статистическим отчетом оформляется в соответствии со следующим шаблоном:

KK_FFF_GGMM.xls,

где

КК - код учреждения (приложение N 8);

_ знак подчеркивания;

FFF - трехзначный код формы, указан на титульном листе каждой формы отчетности (три цифры);

_ знак подчеркивания;

GG - последние цифры отчетного года (две цифры);

ММ - номер последнего месяца отчетного периода (две цифры).

Так, например, файл с отчетом по форме N 15-1 за 2007 г. из Алтайской лаборатории судебных экспертиз должен иметь следующее название:

1_151_0712.xls

Файл с отчетом по форме N 15-2 за 9 месяцев 2007 г. из Владимирской лаборатории судебных экспертиз должен иметь следующее название:

17_152_0709.xls

Файл с отчетом по форме N 15-3 за 2007 г. из Ставропольской лаборатории судебных экспертиз должен иметь следующее название:

7_153_0712.xls