Регламент взаимодействия Центра организации конкурсных закупок и его региональных подразделений с подразделениями аппарата управления, филиалами и другими структурными подразделениями ОАО "РЖД" при размещении заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения основных видов деятельности открытого акционерного общества "Российские железные дороги"

Регламент
взаимодействия Центра организации конкурсных закупок и его региональных подразделений с подразделениями аппарата управления, филиалами и другими структурными подразделениями ОАО "РЖД" при размещении заказов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения основных видов деятельности открытого акционерного общества "Российские железные дороги"
(утв. распоряжением ОАО "РЖД" от 26 мая 2008 г. N 1109р)

ГАРАНТ:

См. Положение о порядке принятия решения о передаче недвижимого имущества в доверительное управление и о проведении конкурса по передаче недвижимого имущества в доверительное управление, утвержденное приказом ОАО "РЖД" от 1 августа 2008 г. N 103

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент определяет порядок взаимодействия и сферы ответственности при размещении заказов на закупку товаров, работ и услуг подразделений аппарата управления, филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД", в т.ч. региональных подразделений филиалов, находящихся на территориях железных дорог.

2. При размещении заказов взаимодействуют:

подразделения аппарата управления, филиалов, других структурных подразделений ОАО "РЖД", в т.ч. региональные подразделения филиалов, находящиеся на территориях железных дорог, инициирующие размещение заказов (далее - функциональные заказчики);

Центр организации конкурсных закупок ОАО "РЖД" и его региональные отделения - организатор размещения заказа (далее - организатор);

Конкурсная комиссия ОАО "РЖД", конкурсные комиссии филиалов и других структурных подразделений ОАО "РЖД", в т.ч. региональных подразделений филиалов, находящихся на территориях железных дорог (далее - конкурсные комиссии);

экспертные группы, создаваемые в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.

2. Организация процедуры размещения заказов

3. В целях упорядочения размещения заказов организатор ежеквартально на основе информации, представляемой функциональными заказчиками до 15-го числа месяца, предшествующему планируемому кварталу, составляет график размещения заказов. В графике отражается способ размещения заказа, предмет контракта, название функционального заказчика, предполагаемые сроки размещения заказа.

Организатор на основании составленного графика формирует план заседаний конкурсной комиссии, который утверждается председателем конкурсной комиссии, и рассылает его членам конкурсной комиссии.

4. Для размещения заказа функциональные заказчики в зависимости от способа его размещения направляют организатору на согласование следующие документы:

1) при организации открытого конкурса или аукциона:

а) сведения о наличии лимитов финансирования (с указанием источника финансирования), необходимых для осуществления закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

б) составленный по утвержденной ОАО "РЖД" типовой форме (далее типовая форма) и завизированный функциональным заказчиком проект конкурсной документации или проект аукционной документации, включающий:

квалификационные требования к претендентам (при этом не допускается установление требований, носящих дискриминационный характер и не относящихся непосредственно к предмету заказа);

сведения о размере залога серьезности намерений, если таковой требуется;

сведения о размере обеспечения исполнения контракта, если таковое требуется;

технические требования к закупаемому товару, который является предметом конкурса, его функциональные характеристики (потребительские свойства), а также количественные и качественные характеристики, требования к выполняемым работам или оказываемым услугам, которые являются предметом конкурса, их количественные и качественные характеристики, существенные условия контракта;

в) проект контракта, заключаемый с победителем открытого конкурса или аукциона (согласованный в установленном ОАО "РЖД" порядке);

г) проект методики оценки конкурсных заявок, завизированный функциональным заказчиком (в случае организации конкурса);

д) предложения о составе экспертной группы;

2) при организации закрытого конкурса или аукциона:

а) обоснование необходимости проведения закрытого конкурса или аукциона;

б) перечень компаний, которым планируется направить приглашение для участия в закрытом конкурсе или аукционе, и обоснование их выбора;

в) сведения о наличии лимитов финансирования (с указанием источника финансирования), необходимых для осуществления закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

г) составленный по типовой форме и завизированный функциональным заказчиком проект конкурсной документации или проект аукционной документации, включающий:

квалификационные требования к претендентам (при этом не допускается установление требований, носящих дискриминационный характер и не относящихся непосредственно к предмету заказа);

сведения о размере залога серьезности намерений, если таковой требуется;

сведения о размере обеспечения исполнения контракта, если таковое требуется;

технические требования к закупаемому товару, который является предметом конкурса, его функциональные характеристики (потребительские свойства), а также количественные и качественные характеристики, требования к выполняемым работам или оказываемым услугам, которые являются предметом конкурса, их количественные и качественные характеристики, существенные условия контракта;

д) проект контракта, заключаемый с победителем закрытого конкурса или аукциона (согласованный в установленном ОАО "РЖД" порядке);

е) проект методики оценки конкурсных заявок, завизированный функциональным заказчиком (в случае организации конкурса);

ж) предложения о составе экспертной группы;

3) при организации запроса котировок цен:

а) обоснование необходимости проведения запроса котировок цен;

б) составленный по типовой форме проект запроса котировок цен, завизированный функциональным заказчиком, включающий:

параметры запроса котировок цен (в обязательном порядке указываются порядок оплаты по контракту, сроки выполнения договорных обязательств, гарантийные условия, наличие сертификатов на закупаемую продукцию, наличие лицензий на выполняемые работы, оказываемые услуги), а также при необходимости предельную стоимость закупаемых товаров (единицы товара), работ и услуг;

наименование, характеристики и количество поставляемых товаров, наименование, характеристики и объем выполняемых работ, оказываемых услуг. При этом должны быть указаны требования к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требования к их безопасности, требования к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, требования к размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям функционального заказчика;

в) перечень компаний, которым планируется направить приглашение для участия в размещении заказа, и обоснование их выбора;

г) сведения о наличии лимитов финансирования (с указанием источника финансирования), необходимых для осуществления закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

д) проект контракта, заключаемого с победителем (согласованный в установленном ОАО "РЖД" порядке);

е) предложения о составе экспертной группы;

4) при проведении конкурса среди организаций, прошедших квалификационный отбор:

а) сведения о наличии лимитов финансирования (с указанием источника финансирования), необходимых для осуществления закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

б) сведения о размере обеспечения исполнения контракта, если таковое требуется;

в) наименование, характеристики и количество поставляемых товаров, наименование, характеристики и объем выполняемых работ, оказываемых услуг. При этом должны быть указаны требования к качеству, техническим характеристикам товара, работ, услуг, требования к их безопасности, требования к функциональным характеристикам (потребительским свойствам) товара, требования к размерам, упаковке, отгрузке товара, требования к результатам работ и иные показатели, связанные с определением соответствия поставляемого товара, выполняемых работ, оказываемых услуг потребностям функционального заказчика;

г) проект контракта, заключаемый с победителем конкурса (согласованный в установленном ОАО "РЖД" порядке);

д) предложения о составе экспертной группы.

Для проведения конкурса среди организаций, прошедших квалификационный отбор, организатор предварительно должен провести открытый квалификационный отбор. Для этого функциональные заказчики направляют организатору следующие документы:

обоснование необходимости проведения квалификационного отбора;

составленный по типовой форме и завизированный функциональным заказчиком проект квалификационной документации, включающий:

предмет квалификационного отбора, исходя из закупаемых видов товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг;

квалификационные требования к претендентам (при этом не допускается установление требований, носящих дискриминационный характер и не относящихся непосредственно к предмету конкурсной процедуры);

предложения о составе экспертной группы;

5) при размещении заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика):

а) обоснование необходимости размещения заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика);

б) сведения о наличии лимитов финансирования (с указанием источника финансирования), необходимых для осуществления закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг;

в) сведения о размере обеспечения исполнения контракта, если таковое требуется;

г) проект контракта без указания стоимости закупаемой продукции (согласованный в установленном ОАО "РЖД" порядке).

По итогам размещения заказа у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) контракт заключается по ценам, согласованным с Комиссией ОАО "РЖД" по ценам (комиссией по ценам филиала ОАО "РЖД").

5. При разработке методики оценки конкурсных или квалификационных заявок не допускается включение в нее параметров, допускающих возможность субъективной оценки экспертов. Методика оценки конкурсных заявок должна быть согласована и утверждена до окончания срока подачи конкурсных заявок.

6. Ответственность за достоверность и своевременность представляемых организатору сведений и документов для организации процедуры размещения заказа несут руководители функциональных заказчиков.

3. Проведение процедуры размещения заказа

7. Организатор:

1) в течение трех рабочих дней проводит проверку полноты и качества представленных функциональными заказчиками документов, предусмотренных разделом 2 настоящего Регламента, и при необходимости запрашивает дополнительную информацию. Организатор имеет право вносить в представленные документы изменения, исключающие субъективность и дискриминационный подход и позволяющие расширить круг участников конкурсных процедур, а также признать обоснование выбора конкурсной процедуры неубедительным;

2) по результатам проведенной проверки документов организатор:

при отсутствии замечаний и предложений передает функциональному заказчику для согласования с Департаментом безопасности (региональным центром безопасности) и другими заинтересованными подразделениями подписанные организатором проекты документов (конкурсная документация, документация об аукционе, квалификационная документация, методика оценки);

направляет функциональному заказчику в письменной форме замечания и предложения к проекту документов, которые функциональный заказчик должен учесть.

Срок согласования заинтересованными подразделениями проектов документов или направления замечаний по ним не может превышать двух рабочих дней;

3) согласованные проекты документов и состав экспертной группы организатор представляет на утверждение председателю (в его отсутствие - заместителю председателя) конкурсной комиссии;

4) в случае разногласий между функциональными заказчиками и организатором по выбору способа размещения заказа решение принимает председатель конкурсной комиссии на основании представленных организатором и функциональным заказчиком документов. Такое решение должно быть мотивировано и оформлено письменно.

8. В соответствии с установленным ОАО "РЖД" порядком организатор при размещении заказа путем:

1) организации открытого конкурса или аукциона:

подготавливает извещение о проведении открытого конкурса (аукциона) и обеспечивает его опубликование в средствах массовой информации и размещение в сети Интернет;

организует прием конкурсных (аукционных) заявок;

регистрирует поступившие конкурсные (аукционные) заявки;

выдает конкурсную (аукционную) документацию;

дает разъяснения по вопросам, связанным с организацией и проведением конкурса (аукциона);

вскрывает конверты с конкурсными (аукционными) заявками в присутствии членов экспертной группы;

организует прием и возврат залога серьезности намерений;

2) организации закрытого конкурса или аукциона:

разрабатывает и осуществляет рассылку приглашений для участия в закрытом конкурсе (аукционе);

организует прием конкурсных (аукционных) заявок;

регистрирует поступившие конкурсные (аукционные) заявки;

выдает конкурсную (аукционную) документацию;

дает разъяснения по вопросам, связанным с организацией и проведением конкурса (аукциона);

вскрывает конверты с конкурсными (аукционными) заявками в присутствии членов экспертной группы;

организует прием и возврат залога серьезности намерений;

3) организации запроса котировок цен:

разрабатывает форму запроса котировок цен;

осуществляет рассылку запроса котировок цен;

организует прием котировочных заявок;

4) организации конкурса среди организаций, прошедших квалификационный отбор:

разрабатывает и рассылает извещение о проведении конкурса;

выдает конкурсную документацию;

дает разъяснения по вопросам, связанным с организацией и проведением конкурса;

организует прием и регистрацию заявок.

Для организации открытого квалификационного отбора организаций:

подготавливает извещение о проведении открытого квалификационного отбора и обеспечивает его опубликование в средствах массовой информации и размещение в сети Интернет;

организует прием квалификационных заявок;

регистрирует поступившие квалификационные заявки;

выдает квалификационную документацию;

дает разъяснения по вопросам, связанным с организацией и проведением квалификационного отбора;

вскрывает конверты с квалификационными заявками в присутствии членов экспертной группы;

организует прием и возврат залога серьезности намерений.

9. В ходе размещения заказа организатор взаимодействует с экспертной группой, которая формируется функциональным заказчиком.

В состав экспертной группы включаются:

не менее двух представителей функционального заказчика;

представитель управляющего проектом (при необходимости);

представитель Департамента безопасности или регионального центра безопасности;

представитель Правового департамента или юридической службы филиала или другого структурного подразделения ОАО "РЖД";

представители других причастных филиалов и структурных подразделений ОАО "РЖД" (при необходимости).

В случае участия в экспертных группах одних и тех же специалистов председатели конкурсных комиссий могут по представлению функционального заказчика образовать постоянно действующие экспертные группы.

10. Проверку правильности оформления документов, полноты и соответствия их предъявляемым требованиям осуществляет организатор.

По результатам проверки организатор принимает решение о допуске претендентов к участию в конкурсе (аукционе, квалификационном отборе, запросе котировок).

11. Экспертная группа совместно с организатором проводит проверку соответствия квалификационным требованиям:

претендентов (наличие финансовых, материальных средств, а также иных возможностей (ресурсов), необходимых для выполнения условий контракта);

технических характеристик закупаемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг (оценка технических характеристик предлагаемого к закупке товара, его функциональных характеристик (потребительских свойств), а также его количественные и качественные характеристики; оценка технической части выполняемых работ, оказываемых услуг, их количественные и качественные характеристики);

коммерческих предложений претендентов (цена, сроки поставок товара, выполнения работ, оказания услуг и т.д.).

12. Представитель Департамента безопасности или регионального центра безопасности осуществляет проверку сведений об отсутствии у претендента задолженности по уплате налогов в бюджеты всех уровней и обязательных платежей в государственные внебюджетные фонды, о нахождении претендента в процессе ликвидации, о признании претендента несостоятельным (банкротом), о наложении на имущество претендента ареста, о приостановлении экономической деятельности претендента. Представитель Департамента безопасности или регионального центра безопасности вправе запрашивать дополнительную информацию в уполномоченных государственных органах и организациях, а также непосредственно у функционального заказчика.

13. Члены экспертной группы - представители функционального заказчика совместно с организатором в разумные сроки готовят проекты соответствующих протоколов.

14. Протокол с результатами проверки и анализа конкурсных заявок (заявок на аукцион, квалификационных и котировочных заявок) и предложениями по кандидатуре победителя конкурсной процедуры подписывается всеми членами экспертной группы и ответственным представителем организатора.

15. Члены экспертной группы несут в пределах своей компетенции персональную ответственность за качество рассмотрения и оценки заявок.

Если при оценке заявок экспертная группа неоднократно допускала нарушения, деятельность такой экспертной группы может быть прекращена или приостановлена по решению председателя конкурсной комиссии.

4. Подведение итогов процедуры размещения заказа

16. Для подготовки и оформления итогов размещения заказа организатор:

1) обобщает материалы с результатами экспертизы и анализа заявок претендентов и предложениями по кандидатуре победителя и на их основании готовит проект протокола заседания конкурсной комиссии;

2) направляет проект протокола заседания конкурсной комиссии и прилагаемые материалы членам конкурсной комиссии;

3) ведет протокол заседания конкурсной комиссии, обеспечивает визирование и подписание протокола.

5. Хранение документов

17. Документы, полученные и подготовленные при организации и проведении размещения заказов, в т.ч. протоколы заседания конкурсной комиссии с прилагаемыми к ним документами, документы, представленные претендентами, хранятся у организатора в течение 3 лет с даты утверждения конкурсной комиссией итогов проведения размещения заказа.

Выдача копий документов филиалам и другим структурным подразделениям ОАО "РЖД" осуществляется организатором под расписку по письменному обращению их руководителей.

18. Функциональный заказчик не позднее 5 рабочих дней со дня заключения контракта на размещение заказа направляет организатору информацию о заключенном контракте (название организации, дата, номер, цена и период действия контракта, подробная номенклатура товаров, работ, услуг и источник финансирования).