Приложение 2. Положение о применении Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения

Приложение 2

Положение
о применении Перечня документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения
(утв. приказом Генеральной прокуроры РФ от 19 июня 2008 г. N 113)

ГАРАНТ:

Введено в действие с 1 января 2009 г.

1. Общие положения

1.1. Перечень разработан с учетом положений и требований федеральных законов "О прокуратуре Российской Федерации" (от 17.11.1995 N 168-ФЗ с изменениями на 05.06.2007), "Об архивном деле в Российской Федерации" (от 22.10.2004 N 125-ФЗ с изменениями на 01.12.2007), другого законодательства Российской Федерации, приказов, указаний и распоряжений Генерального прокурора Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

1.2. Перечень является основным ведомственным нормативным актом, устанавливающим состав и сроки хранения документов, в том числе секретных, образующихся в деятельности органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений*.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными.

1.3. Перечень служит целям качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации и рациональной организации документооборота, обеспечения сохранности документов и правильного отбора их к уничтожению. Перечень используется при составлении номенклатур дел, формировании дел.

1.4. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов и формулировки вопросов, которые при необходимости конкретизируются. В соответствии с Перечнем в номенклатурах дел проставляются сроки хранения документов и номера статей.

1.5. Документы постоянного срока хранения передаются в соответствующие государственные и муниципальные архивы в основном в виде подлинников в сроки, установленные Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".

Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.

1.6. Ответственность за выполнение требований настоящего Перечня возлагается на руководителей органов прокуратуры и их учреждений, а также на руководителей их структурных подразделений, которые обеспечивают своевременное проведение экспертизы ценности документов, сдачу документов постоянного срока хранения в государственные и муниципальные архивы и отбор документов к уничтожению.

1.7. Установление сроков хранения документов, по каким-либо причинам не предусмотренных настоящим Перечнем, а также изменение сроков хранения, предусмотренных настоящим Перечнем, производятся по представлению ЦЭК Генеральной прокуратуры Российской Федерации специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функционально-отраслевому принципу.

Разделы Перечня соответствуют основным направлениям деятельности прокуратуры, Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации** и их учреждений.

2.2. Статьи в разделах Перечня расположены по степени значимости вопросов и видов документов в их логической связи и последовательности.

2.3. Сроки хранения документов определены в Перечне в зависимости от принадлежности к одной из четырех групп:

к первой группе (графа 3) отнесены документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, а также Следственного комитета;

ко второй (графа 4) - документы прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним специализированных прокуратур, следственных управлений Следственного комитета по субъектам Российской Федерации и приравненных к ним специализированных следственных управлений;

к третьей (графа 5) - документы прокуратур городов, районов и приравненных к ним специализированных прокуратур, следственных отделов Следственного комитета по городам или районам и приравненных к ним специализированных следственных отделов;

к четвертой (графа 6) - документы научных и образовательных учреждений.

Раздел "Прокурорский надзор" распространяется только на документы прокуратур и их учреждений.

Раздел "Следствие" - только на документы Следственного комитета.

2.4. Органы и учреждения передают свои документы постоянного хранения в соответствующие государственные и муниципальные архивы в полном комплекте в соответствии с утвержденными описями дел.

2.5. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся примечания и разъяснения к статьям Перечня.

Отметка "до минования надобности" означает, что документы имеют только практическое значение, на хранение в архив органа или учреждения не передаются. Срок хранения данных документов определяется экспертной комиссией органа, учреждения или подразделения, но не может быть менее 1 года.

Документы, отраженные в ст. 1 и 17 Перечня, хранятся постоянно в соответствующем подразделении органа или учреждения для практического использования.

2.6. Исчисление сроков хранения дел, надзорных, наблюдательных и контрольных производств производится с 1 января года, следующего за годом заведения. Так, например, исчисление сроков хранения дел и производств, заведенных в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.

Сроки хранения надзорных, наблюдательных и контрольных производств, а также прекращенных уголовных дел устанавливаются оперативными работниками (прокурорами или следователями) для каждого конкретного производства или уголовного дела индивидуально.

Срок хранения каждого конкретного прекращенного уголовного дела устанавливается в соответствии со ст. 78 Уголовного кодекса Российской Федерации, в зависимости от срока давности привлечения к уголовной ответственности и с учетом даты прекращения дела.

Сроки хранения надзорных или наблюдательных производств по обращениям и представлениям по уголовным делам и самим уголовным делам устанавливаются с учетом максимального срока наказания по приговору; по обращениям по гражданским и арбитражным делам - с учетом исполнения решения суда; по обращениям по другим вопросам - с учетом срока хранения переписки по соответствующей статье Перечня.

Дальнейшее хранение производств по истечении сроков их хранения осуществляется работниками архивных подразделений с учетом даты окончания переписки в соответствии со ст. 85 и 94 настоящего Перечня. Так, например, срок храпения производства истек в 2006 году, но переписка велась по 2008 год включительно, работники архива хранят его еще 3 года (2009, 2010, 2011). В данном случае решение о выделении к уничтожению или дальнейшем хранении производства принимается в 2012 году.

Надзорные, наблюдательные или контрольные производства, прекращенные уголовные дела, в которых находятся документы, представляющие интерес для науки, истории, или получившие широкое обсуждение в печати, или могущие служить примером для обмена положительным опытом, или содержащие сведения о лицах, имеющих выдающиеся заслуги перед государством, или свидетельствующие о необычных фактах, должны отбираться экспертными комиссиями на постоянное хранение.

2.7. Надзорные производства по жалобам о реабилитации хранятся постоянно и подлежат передаче на постоянное хранение, если к моменту их передачи в архив они имеют документы, подтверждающие факт реабилитации гражданина или факт признания его лицом, пострадавшим от репрессий (справки, заключения, проекты протестов, определения, постановления).

Надзорные производства, содержащие только документы с разъяснениями гражданам Закона Российской Федерации "О реабилитации жертв политических репрессий" либо со сведениями о направлении их заявлений в соответствующие органы для разрешения по существу, в том числе и органы прокуратуры, подлежат уничтожению после 3 лет хранения.

3. Проведение экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

3.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, подготовки к передаче на постоянное хранение и отбору документов к уничтожению создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В вышестоящих органах помимо экспертных комиссий структурных подразделений могут создаваться центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

3.3. ЦЭК и ЭК при необходимости могут приглашать на заседания любых работников или специалистов прокуратур, Следственного комитета, архивных учреждений и других организаций и ведомств.

3.4. Деятельность ЦЭК и ЭК определяется соответствующими положениями, согласованными с архивными учреждениями и утвержденными руководителями органов или учреждений.

3.5. Отметка "ЭПК" ("экспертно-проверочная комиссия") в отдельных статьях Перечня означает, что среди документов могут быть документы, имеющие политическое, научное, социально-культурное или историческое значение.

Дела с документами данной категории обязательно передаются в архив органа или учреждения. После истечения срока хранения изучение этих документов производится путем полистного просмотра в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации". Отобранные на постоянное хранение дела включаются в описи, которые представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения. Выделение к уничтожению документов данной категории производится только по согласованию с соответствующим государственным или муниципальным архивом.

В отдельных статьях Перечня вместо отметки "ЭПК" применяется отметка "ЦЭК (ЭК)" (Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия). Это относится к документам оперативно-массового характера, сведения из которых сосредоточены в основных документах постоянного хранения. Отбор документов данной категории на уничтожение проводится с участием ЦЭК или ЭК органа прокуратуры, учреждения, или их структурных подразделений.

3.6. Формирование, оформление дел и производств, отобранных на постоянное и долговременное хранение, описание их, порядок передачи в архив органа или учреждения (впоследствии - в соответствующее архивное учреждение) осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, Правил организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук и других нормативных методических документов. Описи составляются отдельно на дела и производства.

3.7. В архивные учреждения направляются на рассмотрение описи дел постоянного хранения в 4 экземплярах (на утверждение), описи дел по личному составу - в 3 экземплярах (на согласование). В описях грифы о согласовании ЦЭК или ЭК органа прокуратуры или их учреждения подписываются председателем экспертной комиссии.

3.8. Документы по личному составу постоянного хранения могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства только по согласованию с архивными учреждениями.

3.9. После утверждения описей дел и производств постоянного хранения документы с истекшими сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям, уничтожаются. Уничтожение документов производится по акту.

3.10. Утвержденные к уничтожению документы в измельченном виде, исключающем прочтение текста, передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, с целью переработки на бумажных фабриках. Сдача документов на уничтожение оформляется накладными, квитанциями и т.п. Использование этих отходов для хозяйственных нужд запрещается.

3.11. Архивные учреждения России в пределах своей компетенции осуществляют контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня в прокуратурах, следственных органах Следственного комитета и их учреждениях и при необходимости оказывают методическую помощь в работе с документами.

_____________________________

* На документы органов военной прокуратуры и военных следственных органов Следственного комитета при прокуратуре Российской Федерации настоящий Перечень не распространяется.

** Далее по тексту - Следственный комитет.