Приложение N 9. Порядок формирования картотеки личных дел призывников

1. Картотека личных дел формируется после сверки соответствия наличия личных дел призывников данным учетно-алфавитных книг перед составлением годового отчета о призыве граждан на военную службу. В каждом разделе картотеки в соответствии с его структурой составляется опись личных дел призывников, в которой карандашом проставляется их количество. В графе 9 учетно-алфавитной книги (приложение N 16 к настоящей Инструкции) карандашом производится запись о нахождении личного дела в том или ином разделе картотеки, а также указывается ожидаемый срок вызова гражданина на призывную комиссию. В данной графе после передачи гражданина в запас или снятия его с воинского учета по различным основаниям запись производится чернилами или шариковой ручкой.

2. Личные дела каждой категории лиц в соответствующем разделе картотеки распределяются по годам рождения, а в них - по алфавиту и хранятся в оборудованных шкафах, обеспечивающих сохранность документов.

3. Перед началом работы призывной комиссии личные дела призывников раскладываются:

подлежащих призыву на военную службу - по командам, в которые они были предварительно отобраны, или по дням явки на заседание призывной комиссии. Для облегчения работы с картотекой личных дел призывников в соответствующей строке графы 9 учетно-алфавитной книги (приложение N 16 к настоящей Инструкции) карандашом проставляется номер команды, в которую отобран призывник, или дата явки в военный комиссариат;

имеющих право на освобождение или отсрочку от призыва на военную службу - по дням явки на призывную комиссию отдельно от личных дел граждан, подлежащих призыву на военную службу.

4. При получении уведомлений от органов дознания и органов предварительного следствия, а также федеральных судов о возбуждении в отношении призывников уголовных дел или о вступлении в законную силу приговоров в отношении осужденных граждан их личные дела перекладываются в соответствующий раздел картотеки. В этих случаях в соответствующей строке графы 5 учетно-алфавитной книги (приложение N 16 к настоящей Инструкции) и в учетной карте призывника (приложение N 8 к настоящей Инструкции) делается отметка, когда и каким органом в отношении призывника возбуждено уголовное дело или когда, каким федеральным судом и к какому наказанию он осужден. Личные дела призывников, отбывающих уголовные наказания в местах лишения свободы, хранятся в военном комиссариате в отдельной картотеке архива до прибытия их из мест лишения свободы, после чего выставляются в раздел картотеки призывников, не подлежащих призыву на военную службу.

5. Картотека личных дел призывников строится по разделам, имеющим следующие наименования:

110 - личные дела граждан, подлежащих призыву на военную службу в текущем году*(1):

110в - подлежащих призыву в апреле - июле текущего года:

по дням явки в соответствии со списками и графиком работы призывной комиссии или:

110вк - по командам, в которые они предварительно в результате изучения и подготовленных материалов для проверки в соответствующих органах были предназначены;

110вс - у которых к 10 июля погасится (снимется) судимость за совершенное преступление;

110ву - ранее уклонившихся от призыва на военную службу;

110вд - дубликаты личных дел призывников, не имеющих права на освобождение от призыва, поставленных на воинский учет в период призыва;

110вм - не завершивших медицинское обследование в ходе предыдущего призыва;

110о - подлежащих призыву в октябре - декабре текущего года:

110ок - теряющих к 25 декабря право на отсрочку от призыва по всем основаниям, которым исполнится 18 лет до 25 декабря;

110ос - у которых к 25 декабря погасится (снимется) судимость за совершенное преступление.

150 - личные дела граждан, изъявивших желание и имеющих законные основания для направления на альтернативную гражданскую службу.

200 - личные дела граждан, имеющих право на освобождение от призыва на военную службу*(2):

220 - ограниченно годных и не годных к военной службе по результатам первоначальной постановки на воинский учет и результатам изучения, имеющих основания для освобождения от призыва на военную службу по состоянию здоровья;

230 - имеющих предусмотренную государственной системой аттестации ученую степень;

240 - близкий родственник которых погиб (умер) в связи с исполнением обязанностей военной службы по призыву.

300 - личные дела граждан, имеющих право на присвоение воинского звания офицера запаса.

400 - личные дела граждан, не подлежащих призыву на военную службу*(3):

410 - отбывающих наказание по приговору суда, не связанное с лишением свободы по срокам погашения судимости;

420 - имеющих неснятую или непогашенную судимость за совершенные преступления по срокам погашения судимости;

430 - в отношении которых ведется дознание либо предварительное следствие или уголовное дело в отношении которых передано в суд.

500 - личные дела граждан, имеющих отсрочку от призыва на военную службу (в том числе имеющих право на нее), не истекающую до конца текущего года*(4):

510 - временно не годных к военной службе по состоянию здоровья;

520 - по семейному положению (по категориям);

530 - поступивших после окончания образовательного учреждения высшего профессионального образования на работу в государственные организации, включенные в перечень, определенный Правительством Российской Федерации;

540 - поступивших на службу в органы внутренних дел, Государственную противопожарную службу, учреждения и органы уголовно-исполнительной системы, органы по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенные органы Российской Федерации непосредственно по окончании образовательных учреждений высшего профессионального образования указанных органов и учреждений соответственно при наличии у них специальных званий;

550 - обучающихся в образовательных учреждениях (научных учреждениях):

5511 - по программе послевузовского профессионального образования (по образовательным учреждениям высшего профессионального образования или научным учреждениям);

5512 - высшего профессионального образования, не заключивших контракт об обучении по программе подготовки офицеров запаса (по образовательным учреждениям, в них - по курсам);

5512поз - высшего профессионального образования, заключивших контракт об обучении по программе подготовки офицеров запаса, (по образовательным учреждениям, в них - по курсам);

5512ао - высшего профессионального образования, находящихся в академическом отпуске;

5513 - среднего профессионального образования (по образовательным учреждениям, в них - по курсам);

5514 - начального профессионального образования (по образовательным учреждениям, в них - по курсам;

552 - среднего (полного) общего образования (по алфавиту);

560 - имеющих высшее педагогическое образование, постоянно работающих на педагогических должностях в сельских образовательных учреждениях;

570 - постоянно работающих врачами в сельской местности;

580 - имеющих право на отсрочку от призыва на военную службу на основании указов Президента Российской Федерации (депутатов и кандидатов в депутаты);

5001 - алфавитные карточки граждан, прибывших из других муниципальных образований, имеющих право на освобождение или отсрочку от призыва на военную службу.

6000 - личные дела граждан, убывших с территории муниципального образования:

6020 - на территорию других муниципальных образований, снявшихся с воинского учета в установленном порядке;

6030 - на территорию других муниципальных образований без снятия с воинского учета (розыск);

6800 - по официальным сообщениям, на территорию других муниципальных образований без снятия с воинского учета - иногородние (розыск).

110м - личные дела граждан, которым 18 лет исполнится после 25 декабря текущего года.

2010 - личные дела граждан, первоначально поставленных на воинский учет в текущем году, которым 18 лет исполнится в очередном году (картотека формируется в ходе первоначальной постановки граждан на воинский учет). Выставляется, как правило, по срокам рождения (первая и вторая половины года), а в них - по алфавиту.

В военных комиссариатах, обслуживающих несколько муниципальных образований, допускается формирование картотеки личных дел призывников по муниципальным образованиям. При этом картотека в разделах муниципальных образований формируется по принципу, определенному в настоящем Порядке, а в учетно-алфавитных книгах (в графе 9) карандашом указывается соответствующее место нахождения личного дела призывника.

6. В архиве личных дел граждан, снятых с воинского учета, создаются разделы, имеющие следующие наименования:

1 - личные дела граждан, призванных на военную службу и отправленных в войска (по срокам призыва);

2 - личные дела граждан, зачисленных в военные образовательные учреждения профессионального образования (по годам поступления);

3 - личные дела граждан, направленных для прохождения альтернативной гражданской службы (по срокам направления);

4 - личные дела граждан, убывших по приговорам судов в места лишения свободы (по годам рождения);

5 - личные дела граждан, убывших для постоянного проживания за пределы Российской Федерации (по годам рождения);

6 - личные дела граждан, поступивших на военную службу по контракту (по годам поступления);

7 - личные дела граждан, зачисленных в запас с присвоением воинского звания офицера (по годам передачи на учет офицеров запаса);

8 - личные дела граждан, признанных ограниченно годными к военной службе и зачисленных в запас (по срокам призыва);

9 - личные дела граждан, признанных не годными к военной службе по состоянию здоровья и освобожденных от исполнения воинской обязанности (по срокам призыва);

10 - личные дела граждан, зачисленных в запас по причинам, установленным пунктом 2 статьи 23 Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" (по срокам призыва);

11 - личные дела граждан, зачисленных в запас в связи с достижением ими возраста 27 лет (по срокам призыва);

12 - личные дела умерших граждан (по годам).

7. Постановка на воинский учет гражданина Российской Федерации, не пребывающего в запасе, производится в возрасте с года исполнения ему 17 лет до 27 лет только при его личной явке в военный комиссариат.

8. Постановка на воинский учет указанных граждан проводится в следующем порядке:

в день явки гражданина для постановки на воинский учет сведения о нем заносятся в учетно-алфавитную книгу;

в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу (далее именуется - удостоверение), проставляется оттиск штампа военного комиссариата о его постановке на воинский учет;

призывники, проживающие в муниципальных образованиях, где отсутствуют военные комиссариаты, направляются в органы местного самоуправления, на которые возложено ведение первичного воинского учета, для принятия их на первичный воинский учет и заведения на них карты первичного воинского учета призывника;

на гражданина, поставленного на воинский учет, состоявшего ранее на воинском учете в военном комиссариате другого муниципального образования, заводится алфавитная карточка в соответствии с приложением N 1 к настоящему Порядку, после чего не позднее 3-дневного срока отрезная часть ее с запросом о высылке личного дела призывника направляется в адрес военного комиссариата по прежнему месту жительства. До получения личного дела призывника гражданин учитывается по учетно-алфавитной книге и алфавитной карточке, хранящейся в картотеке личных дел призывников, и при составлении отчетов эти лица включаются в число призывников, состоящих на воинском учете. В случае неполучения личного дела призывника в течение месяца со дня направления запроса направляется повторный запрос;

при поступлении в военный комиссариат запрашиваемого личного дела призывника в учетно-алфавитной книге и учетной карте призывника производятся соответствующие записи. Личное дело призывника помещается в соответствующий раздел картотеки личных дел призывников, а алфавитная карточка с препроводительным письмом к личному делу хранится в деле военного комиссариата один год, после чего уничтожается в установленном порядке.

9. При постановке призывника на воинский учет по записям в его удостоверении должностным лицом военного комиссариата устанавливается, подлежит ли он очередному призыву на военную службу либо имеет право на отсрочку или освобождение от него.

В случае имеющейся в удостоверении гражданина, состоявшего ранее на воинском учете в военном комиссариате другого муниципального образования, отметки о предоставлении ему действующей на момент постановки на воинский учет отсрочки от призыва на военную службу об этом производится соответствующая запись карандашом в учетно-алфавитной книге. При получении личного дела призывника с записью о принятом призывной комиссией по прежнему месту жительства призывника решении о предоставлении ему отсрочки от призыва на военную службу запись об этом производится в учетно-алфавитной книге чернилами или шариковой ручкой, а личное дело призывника помещается в соответствующий раздел картотеки личных дел призывников.

Если в удостоверении гражданина отсутствует запись о предоставлении ему отсрочки от призыва на военную службу, ему вручается повестка о явке в военный комиссариат на ближайшее заседание призывной комиссии. Расписка призывника о получении повестки приобщается к материалам личного дела призывника при его получении.

Военный комиссариат не вправе отказать призывнику в постановке на воинский учет по причине отсутствия в удостоверении отметок о наличии отсрочки от призыва на военную службу или о снятии с воинского учета по прежнему месту жительства, а также по причине наличия записи об ограничении его годности к военной службе. В случае если призывник не снялся с воинского учета по прежнему месту жительства, в отрезной части алфавитной карточки это должно быть указано.

При постановке на воинский учет гражданина в ходе призыва граждан на военную службу или менее чем за месяц до его начала, не имеющего подтвержденного записью в его удостоверении права на отсрочку, или если предоставленная ему отсрочка истекает в ходе очередного призыва, на него заводится дубликат личного дела призывника. При этом военным комиссариатом проводятся необходимые мероприятия по изучению призывника и призыву его на военную службу. В учетно-алфавитной книге о заведении дубликата личного дела производится запись (карандашом). При поступлении личного дела призывника документы, находящиеся в его дубликате, приобщаются к нему.

10. Гражданин, по каким-либо причинам отчисленный из военного образовательного учреждения профессионального образования до достижения им возраста 18 лет, ставится на воинский учет призывников военным комиссариатом по месту его жительства в следующем порядке:

11. Если гражданин, прибывший из мест лишения свободы, ранее состоял на воинском учете в данном военном комиссариате, его личное дело изымается из архива личных дел и после уточнения имеющихся в нем записей помещается в соответствующий раздел картотеки. При этом гражданин повторно записывается в учетно-алфавитную книгу. Если этот гражданин ранее состоял на воинском учете в военном комиссариате другого муниципального образования, его личное дело запрашивается в установленном порядке.

12. По решению призывной комиссии с воинского учета граждан, не пребывающих в запасе, в установленном порядке снимаются граждане:

освобожденные от призыва на военную службу;

освобожденные от исполнения воинской обязанности.

Зачисление в запас таких лиц производится военным комиссаром на основании выписки из протокола заседания призывной комиссии. Выдача им военного билета осуществляется в течение 10 рабочих дней со дня принятия решения призывной комиссией или получения выписки из протокола призывной комиссии субъекта Российской Федерации.

13. Граждане лично являются в военный комиссариат для снятия с воинского учета и подают заявление с указанием причины снятия с воинского учета и адреса нового места жительства, места работы или учебы:

при переезде на новое место жительства или место временного пребывания на срок более трех месяцев;

при выезде из Российской Федерации на срок свыше шести месяцев.

Разрешение на снятие призывника с воинского учета дается только военным комиссаром или лицом, его замещающим. При этом проверяется правильность и полнота записей в удостоверении, а также в личном деле призывника.

14. При поступлении соответствующих подтверждающих документов решением военного комиссара с воинского учета призывников снимаются граждане:

призванные на военную службу;

направленные на альтернативную гражданскую службу;

поступившие на военную службу по контракту;

поступившие в военные образовательные учреждения профессионального образования;

отбывающие наказание в виде лишения свободы;

зачисленные в запас с присвоением воинского звания офицера;

в отношении которых прекращено гражданство Российской Федерации;

умершие.

15. Снятие с воинского учета граждан, не пребывающих в запасе, призванных на военную службу, производится на основании отметок военного комиссариата субъекта Российской Федерации в графе 6 второго экземпляра списков (приложение N 35 к настоящей Инструкции) об отправке граждан к месту прохождения военной службы.

16. Снятие с воинского учета граждан, не пребывающих в запасе, поступивших на военную службу по контракту или в военное образовательное учреждение профессионального образования, производится на основании выписки из приказа командира воинской части (начальника военного образовательного учреждения профессионального образования) о зачислении в списки воинской части или о зачислении в военное образовательное учреждение профессионального образования.

17. Выпускники суворовских военных училищ, нахимовских военно-морских училищ, военно-музыкальных училищ или кадетских корпусов, созданных Правительством Российской Федерации (далее именуются - училища), перед убытием для поступления в военное образовательное учреждение профессионального образования подают заявление в военный комиссариат с указанием наименования этого образовательного учреждения, а также с указанием военного комиссариата, в котором они обязуются встать на воинский учет, если не поступят в военное образовательное учреждение.

Личные дела поступивших в военные образовательные учреждения профессионального образования граждан помещаются в соответствующий раздел архива личных дел призывников, а не поступивших - после получения соответствующих запросов военных комиссариатов высылаются в установленном порядке.

18. Снятие с воинского учета гражданина, находящегося по приговору суда в местах лишения свободы, производится на основании сообщения суда о вступлении приговора в силу. Личное дело такого гражданина помещается в соответствующий раздел архива личных дел призывников, где оно хранится до прибытия гражданина из мест лишения свободы или до достижения им возраста 27 лет. При условии возвращения призывника из мест лишения свободы до достижения им возраста 27 лет он записывается в учетно-алфавитную книгу, личное дело призывника изымается из архива, в нем производится запись о постановке призывника на воинский учет, и оно помещается в соответствующий раздел картотеки, а призывнику выдается удостоверение. При достижении призывником, находящимся в местах заключения, возраста 27 лет его личное дело уничтожается в установленном порядке.

19. Основанием для снятия с воинского учета гражданина, не пребывающего в запасе, прошедшего обучение по программе подготовки офицера запаса на военной кафедре (в учебном военном центре) образовательного учреждения высшего профессионального образования, является выписка из приказа Министра обороны Российской Федерации о присвоении ему воинского звания офицера запаса. При этом копия выписки из указанного приказа приобщается к личному делу призывника и оно помещается в соответствующий раздел архива личных дел призывников. Удостоверение изымается и уничтожается в установленном порядке.

20. Основанием для снятия с воинского учета призывника, в отношении которого прекращено гражданство Российской Федерации, является справка о выходе из гражданства Российской Федерации*(5). При этом копия данной справки приобщается к личному делу призывника.

21. Основанием для снятия с воинского учета умершего гражданина является копия свидетельства о смерти или справка (извещение) о смерти из органа записи актов гражданского состояния, в котором зарегистрирована смерть. При этом указанные документы приобщаются к личному делу призывника.

22. Снятие с воинского учета гражданина, убывающего к новому месту жительства (пребывания), производится на основании его заявления, в котором указывается, куда убывает гражданин (муниципальное образование, субъект Российской Федерации), адрес места жительства (пребывания) на новом месте, где будет работать (учиться), адрес проживания ближайших родственников, обязательство в двухнедельный срок встать на воинский учет по новому месту жительства (пребывания), в следующем порядке:

из соответствующего раздела картотеки личных дел изымается личное дело призывника (заявление хранится в личном деле призывника до получения запроса) и помещается в раздел картотеки личных дел призывников, снятых с воинского учета;

в соответствующем разделе учетно-алфавитной книги производится запись о снятии гражданина с воинского учета;

в удостоверении и в соответствующем разделе учетной карты призывника проставляется оттиск штампа военного комиссариата о снятии с воинского учета;

при поступлении запроса из военного комиссариата по новому месту жительства (пребывания) гражданина его личное дело в 3-дневный срок высылается в установленном порядке. О высылке личного дела призывника производится соответствующая запись в учетно-алфавитной книге. Заявление гражданина о снятии с воинского учета и запрос военного комиссариата о высылке личного дела с копией письма, сопровождающего личное дело, подшиваются в соответствующее дело военного комиссариата.

Если в течение месяца запрос на высылку личного дела не поступил, военный комиссариат по прежнему месту жительства (пребывания) направляет письмо о необходимости розыска гражданина в военный комиссариат и при необходимости в органы внутренних дел муниципального образования, на территорию которого убыл гражданин, родителям и другим родственникам гражданина, по новому месту его работы или учебы.

23. При рассмотрении вопроса о выезде гражданина из Российской Федерации военным комиссариатом для представления в паспортно-визовую службу органа внутренних дел, оформляющего документы на выезд, выдаются:

гражданину, в отношении которого призывной комиссией не принято решение о призыве на военную службу или о направлении на альтернативную гражданскую службу, - справка согласно приложению N 2 к настоящему Порядку;

гражданину, в отношении которого призывной комиссией принято решение о призыве на военную службу или о направлении на альтернативную гражданскую службу, - справка согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

При снятии с воинского учета гражданина, выезжающего из Российской Федерации на срок свыше шести месяцев, он представляет заявление о снятии с воинского учета в связи с выездом из Российской Федерации (указывается страна), у него изымается удостоверение, которое приобщается к материалам личного дела призывника.

Личное дело призывника помещается в соответствующий раздел архива личных дел призывников, где оно хранится до возвращения гражданина в Российскую Федерацию или до достижения им возраста 27 лет. При возвращении призывника в Российскую Федерацию до достижения им возраста 27 лет его данные вносятся в учетно-алфавитную книгу, личное дело призывника изымается из архива с записью в нем о постановке на воинский учет и помещается в соответствующий раздел картотеки. Призывнику выдается удостоверение. При достижении призывником, постоянно проживающим за пределами Российской Федерации, возраста 27 лет личное дело уничтожается в установленном порядке.

24. По решению военного комиссара с воинского учета призывников снимаются граждане, достигшие 27-летнего возраста и не призванные по какой-либо причине на военную службу. Основанием для оформления снятия с воинского учета призывников является достижение гражданином возраста 27 лет, что подтверждается его паспортом и свидетельством о рождении, копии которых должны находиться в личном деле призывника. При этом необходимо учитывать, что лицо считается достигшим предельного возраста по истечении суток, на которые приходится день исполнения ему 27 лет. На основании этого должностным лицом, отвечающим за ведение картотеки личных дел призывников, изымается личное дело призывника, изучаются документы, содержащиеся в нем, и с соответствующими выводами начальником 2 отделения военного комиссариата оно представляется на решение военного комиссара. Военный комиссар, изучив представленные документы, на учетной карте призывника производит запись: "На основании подпункта "а" пункта 1 статьи 22 и пункта 1 статьи 52 Федерального закона от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе" начальнику 2 отделения снять с воинского учета призывников (при необходимости подготовить материал для привлечения гражданина к ответственности за уклонение от призыва на военную службу), начальнику 4 отделения принять на воинский учет военнослужащих запаса с подготовкой необходимых документов и с учетом гражданской специальности и определив годность к военной службе по состоянию здоровья" и заверяет своей подписью. После чего в учетно-алфавитной книге производится запись о снятии гражданина с воинского учета призывников по достижении предельного возраста пребывания на воинском учете граждан, подлежащих призыву на военную службу, и месте нахождения личного дела призывника.

25. Данные о гражданах, принятых на воинский учет или снятых с него, в тот же день заносятся в журнал учета движения призывных ресурсов и в базу данных персонального учета призывников.