III. Функции Подразделения (п. 14)

III. Функции Подразделения

14. Подразделение в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1) организует делопроизводство в РТУ;

2) разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

3) принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в РТУ;

4) обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству РТУ;

5) проверяет правильность оформления документов, представляемых на подпись руководству РТУ;

6) оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем и др.) РТУ, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними в установленном порядке;

7) осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным каналам связи, ведет справочную работу по ней;

8) обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

9) организует и осуществляет изготовление, копирование, оперативное тиражирование документов;

10) организует контроль за исполнением документов в соответствии с указаниями и поручениями руководства РТУ по их исполнению, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

11) осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях РТУ;

12) разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) ФТС России методические документы в области документационного обеспечения;

13) разрабатывает сводную номенклатуру дел РТУ, номенклатуру дел Подразделения, формирует дела Подразделения и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях РТУ;

14) организует прием руководством РТУ граждан, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с установленным порядком;

15) организует работу с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (для служебного пользования), на основе соответствующих инструкций;

16) организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК РТУ;

17) осуществляет подготовку документов Подразделения к архивному хранению;

18) организует и проводит мероприятия по повышению квалификации должностных лиц, ответственных за документационное обеспечение деятельности РТУ;

19) принимает (не ранее чем через 1 год, но не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит управленческие документы структурных подразделений таможни постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

20) разрабатывает и согласовывает с соответствующим государственным (муниципальным) архивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) государственного (муниципального) архива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

21) составляет и представляет (не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение ЭК РТУ и ЭПК соответствующего архивного учреждения;

22) осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

23) создает, пополняет, совершенствует НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного (муниципального) архива;

24) организует использование документов архива (информирует руководство и должностных лиц РТУ о составе, содержании документов архива; выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

25) ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

26) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвует в работе ЭК;

27) оказывает методическую помощь в составлении номенклатур дел структурных подразделений РТУ, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

28) своевременно представляет в соответствующий государственный (муниципальный) архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

29) подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив документы Архивного фонда Российской Федерации.