Энциклопедия решений. Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

При направлении работника в служебную командировку (поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы) ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. ст. 166 - 168 ТК РФ). А согласно п. 10 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов:

- по проезду;

- по найму жилого помещения;

- связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Кроме того, положения п.п. 212 - 214 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), по сути, предполагают учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам выданных им авансов.

Как видно из приведенных выше норм, действующие нормативные правовые акты предусматривают предоставление определенных гарантий каждому работнику. Иными словами, в настоящее время просто не существует механизма обеспечения соответствующими средствами группы работников через одно ответственное лицо.

Таким образом, работодатель перед направлением работников в служебную командировку обязан выдать каждому сотруднику денежный аванс, за счет которого будут осуществляться перечисленные выше расходы.

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п. 216 Инструкции N 157н).

В соответствии с п. 26 Положения по возвращении из командировки каждый работник должен предоставить авансовый отчет, к которому прилагаются:

- документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду;

- документы об иных расходах, связанных с командировкой.

Безусловно, возможны ситуации, когда отдельных сотрудников по объективным причинам не представляется возможным обеспечить денежными средствами до убытия в командировку. Однако такие действия работодателя возможны только в исключительных случаях при наличии веских обоснований. При этом расходы работник будет осуществлять за счет собственных средств, а у работодателя возникнет задолженность перед конкретным работником на всю сумму расходов.

Обеспечение денежным авансом одного из членов группы командированных сотрудников вовсе не означает, что за счет данных денежных средств могут осуществлять расходы все члены такой группы. Иными словами, даже если такому работнику аванс выдан в размерах, превышающих реальную потребность, он должен сдать остаток денежных средств по авансовому отчету, а остальные члены группы должны отчитаться "перерасходом". Дело в том, что положения п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, по сути, не допускают передачу выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Безусловно, организация не может устанавливать какой-либо порядок расходования личных денежных средств сотрудников. Иными словами, передача наличных денежных средств внутри группы командированных сотрудников не может контролироваться. А вот документальное оформление расходов должно производиться в указанном выше порядке. При этом необоснованно большая сумма аванса, выданная одному из членов группы командированных сотрудников, может послужить причиной разногласий с контролирующими органами.

Обратите внимание: в рассматриваемой ситуации после издания приказа о направлении в командировку у учреждения возникают обязательства перед каждым работником по возмещению командировочных расходов. При этом ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не предполагают возмещение командировочных расходов каким-либо иным лицам, кроме тех лиц, которые непосредственно осуществляли данные расходы.

В то же время следует учитывать, что командировочные расходы являются расходными обязательствами работодателя и направлены на решение определенных задач, стоящих перед госучреждением. При возмещении расходов конкретным работникам предполагается, что эти расходы они должны были произвести за счет аванса (собственных средств). Если же расходы в интересах группы работников (например, по оплате услуг гостиницы) производил один сотрудник, то данные действия могли быть осуществлены только с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).

Такое разрешение, по нашему мнению, желательно оформить в письменном виде до выезда сотрудников в командировку. При этом необходимо, чтобы сотрудники, для которых работник, например, нанимал за счет собственных средств (за счет аванса) жилые помещения, в своих отчетах письменно подтвердили произведенные в их интересах расходы. По нашему мнению, такой порядок возмещения отдельных расходов будет обоснован только в том случае, если какие-либо затраты, произведенные в интересах группы сотрудников, подтверждаются оправдательным документом, оформленным на имя одного работника. Однако даже такой порядок документального подтверждения расходов при определенных обстоятельствах также может послужить причиной разногласий с органами финансового контроля.

Тема

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

См. также

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при осуществлении расчетов с плательщиками ЕНВД

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

Приобретение сотрудником имущества у частных лиц (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении группы несовершеннолетних граждан (учащихся) на олимпиады, соревнования или иные мероприятия в сопровождении сотрудника госучреждения

Формы документов

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Практические ситуации

Построить список