Энциклопедия решений. Подтверждение расходов подотчетных лиц при приобретении электронных билетов (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Все чаще для удостоверения договора перевозки как на воздушном, так и на железнодорожном транспорте используются электронные билеты, в которых информация о перевозке пассажира и багажа представляется в электронно-цифровой форме.

В таких случаях подотчетные лица могут подтверждать факт оплаты путем предоставления бланков строгой отчетности:

1) при поездках на воздушном транспорте - маршрут/квитанцией электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок)*(1);

2) при поездках на железнодорожном транспорте - контрольным купоном электронного проездного документа (билета) (выпиской из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Перечисленные выше бланки могут распечатываться с использованием любой техники, имеющейся в распоряжении подотчетных лиц, и не требуют какого-либо дополнительного удостоверения их подлинности. В то же время не будет противоречить положениям действующего законодательства и требование должностных лиц госучреждения об удостоверении подлинности таких документов путем проставления на них подотчетными лицами записи, содержащей:

- просьбу компенсировать расходы, осуществление которых подтверждает маршрут/квитанция или контрольный купон;

- подпись подотчетного лица;

- дату.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 и п. 2 приказа Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322 недвусмысленно указано, что маршрут/квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности. Формы электронных билетов, а также реквизиты маршрут/квитанции и контрольного купона утверждены Минтрансом России в соответствии с п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359. Следовательно, такие документы равнозначны в целях подтверждения факта осуществления расчетов с использованием наличных денежных средств или платежных карт чекам контрольно-кассовой техники.

В то же время некоторые специалисты уполномоченных органов власти до сих пор полагают, что факт оплаты электронных билетов необходимо подтверждать путем предоставления дополнительных документов, а именно:

- чеков контрольно-кассовой техники;

- выписок из электронных систем платежа;

- слипов, чеков электронных терминалов, через которые оплата производилась с использованием банковских карт;

- справок кредитных организаций, подтверждающих совершение операций по оплате стоимости электронных билетов с использованием средств определенных физических лиц;

- бланков строгой отчетности, изготовленных типографским способом или с использованием специальных автоматизированных систем.

Безусловно, предоставление подотчетными лицами перечисленных выше документов в добровольном порядке позволит минимизировать риски возникновения претензий со стороны контролирующих органов. Однако обоснованность решения должностных лиц госучреждения об обязательном их истребовании при предоставлении авансовых отчетов весьма сомнительна.

В случае предоставления подотчетным лицом дополнительных документов, подтверждающих факт оплаты электронных билетов с использованием платежной (банковской) карты, необходимо обратить особое внимание на держателя карты, посредством которой производилась оплата. Если держателем такой карты подотчетное лицо не является, то к авансовому отчету желательно приложить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет сотрудника:

- договор поручения;

- доверенность в простой письменной форме (п. 1 ст. 185 ГК РФ);

- расписку в произвольной форме на передачу сотрудником денег на оплату электронного билета доверенному лицу;

- документы, подтверждающие внесение доверенным лицом полученных денежных средств на "карточный" счет (например, справку, оформленную в кредитной организации).

В соответствии со ст. 159 ГК РФ договор поручения между гражданами может быть заключен в устной форме, однако в рассматриваемой ситуации целесообразно его письменное оформление. Заверять у нотариуса доверенность и расписку не нужно - гражданским законодательством не предусмотрено обязательное нотариальное удостоверение сделки между гражданами, предметом которой является внесение денежных средств, например, в счет оплаты стоимости электронного билета (п. 2 ст. 185 ГК РФ). Доверенность должна быть датирована более ранней датой, чем дата платежа.

Подтверждение факта предоставления услуги воздушной перевозки может осуществляться на основании посадочных талонов, выдаваемым пассажирам при регистрации на рейс (см. п. 84 Федеральных авиационных правил, утв. приказом Минтранса России от 28.06.2007 N 82, а также письма Минфина России от 26.04.2012 N 03-03-04/1, от 26.03.2014 N 02-07-10/13424).

В случае электронной регистрации на рейс проездные документы (посадочные купоны) клиентами Российских железных дорог, приобретающими электронные билеты, могут не оформляться (за исключением проезда в международном сообщении). В то же время в соответствии с порядком, утвержденным руководителем госучреждения, подтверждение факта предоставления услуги железнодорожной перевозки может осуществляться на основе проездного документа (посадочного купона), который сотрудники могут получать в билетных кассах или терминалах самообслуживания перед осуществлением поездки.

Утраченные маршрут/квитанции или контрольные купоны могут быть восстановлены подотчетными лицами с использованием систем удаленного доступа или непосредственно в транспортных организациях. Факт осуществления перевозки при утрате посадочного талона (посадочного купона) может подтверждаться справкой транспортной организации или ее представителя, в которой должна содержаться вся информация, которая была указана в утраченных документах, в частности:

- инициалы и фамилия пассажира;

- номер рейса;

- дата отправления;

- время окончания посадки на рейс;

- номер выхода на посадку (номер платформы, пути);

- номер места.

Желательно, чтобы в такой справке помимо указанной выше информации содержались данные о том, что билет, оформленный на соответствующего пассажира, не был возвращен перевозчику. Кроме того, в подобных ситуациях факт осуществления поездки косвенно может подтверждаться содержанием иных документов, прилагаемых к авансовым отчетам (например, документами, подтверждающими проживание в гостинице).

________________________________________

*(1) Кроме того, согласно приказу Минтранса России от 18.05.2010 N 116, клиентам авиакомпаний может оформляться электронный многоцелевой документ, который используется при оказании услуг пассажирам (в том числе дополнительных услуг), взимании сборов и платы. Информация об услуге, сборе или плате в электронном многоцелевом документе представлена в электронно-цифровой форме, а квитанция такого документа является бланком строгой отчетности.

Тема

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

См. также

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при осуществлении расчетов с плательщиками ЕНВД

Приобретение сотрудником имущества у частных лиц (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении группы несовершеннолетних граждан (учащихся) на олимпиады, соревнования или иные мероприятия в сопровождении сотрудника госучреждения

Учет авиабилетов в госучреждении

Практические ситуации

Построить список