Энциклопедия решений. Приобретение сотрудником имущества у частных лиц (для госсектора)

Приобретение сотрудником имущества у частных лиц (для госсектора)

ГАРАНТ:

Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора

Решение об утверждении Авансового отчета (ф. 0504505) принимается руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) прежде всего на основании прилагаемых к нему документов, подтверждающих в установленном порядке произведенные расходы (п. 216 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, Приложение N 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н).

В отдельных случаях сотрудники госучреждений могут приобретать имущество у физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. При этом они не наделяются полномочиями на совершение сделок от имени учреждений (им не выдаются соответствующие доверенности).

Согласно п. 1 ст. 161 ГК РФ в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения, должны совершаться сделки граждан между собой на сумму, превышающую десять тысяч рублей, а в случаях, предусмотренных законом, - независимо от суммы сделки.

Следовательно, при определенных обстоятельствах (в зависимости от стоимости приобретаемого имущества) при приобретении сотрудниками госучреждений имущества у частных лиц сделки могут совершаться устно. В то же время, во избежание разногласий с контролирующими органами, в подобных ситуациях представляется целесообразным составление Договора купли-продажи в простой письменной форме.

Договор купли-продажи составляется согласно положениям главы 30 ГК РФ. В таком договоре обязательно должны быть указаны наименование, количество, ассортимент и стоимость товара, а также права, обязанности и ответственность сторон, срок передачи товара, порядок оплаты и другие условия, предусмотренные главой 30 ГК РФ.

Любой договор содержит реквизиты сторон. Физические лица обычно приводят фамилию, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, место жительства и ИНН (если имеется).

Исполнение обязательств по договору (передача товара продавцом и его оплата покупателем) подтверждается Актом. Факт оплаты имущества покупателем дополнительно может подтверждаться Распиской, составленной в произвольной форме.

Акт должен быть оформлен в письменной форме и подписан сторонами договора. Акт приема-сдачи имущества может быть составлен в произвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учета обязательно должен содержать реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" и п. 7 Инструкции N 157н:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование экономического субъекта, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности подотчетного лица;

- личные подписи сторон договора купли-продажи, с указанием фамилий и инициалов.

Таким образом, при приобретении сотрудником госучреждения имущества у частного лица решение об утверждении Авансового отчета и оприходовании приобретенных активов может быть принято на основании:

- Договора купли-продажи;

- Акта приема-передачи имущества;

- Расписки о передаче покупателем денежных средств.

Постановка приобретенного имущества на учет должна быть подтверждена в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения. В частности, на Авансовом отчете (прилагаемых к нему документах) соответствующим материально ответственным лицом могут быть сделаны отметки об оприходовании объекта в установленном порядке (поступлении имущества на склад). Вместе с имуществом сотрудник должен передать уполномоченным должностным лицам госучреждения также соответствующую техническую (иную) документацию (при ее наличии).

Для принятия к балансовому учету приобретенного имущества госучреждением может быть дополнительно оформлен Акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101) или Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).

Тема

Документы, прилагаемые сотрудниками к авансовым отчетам (для госсектора)

См. также

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения c предоставлением бланков строгой отчетности

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при осуществлении расчетов с плательщиками ЕНВД

Подтверждение расходов подотчетных лиц госучреждения при приобретении электронных билетов

Оформление расчетов при направлении в командировку группы работников (для госсектора)

Оформление расчетов при направлении группы несовершеннолетних граждан (учащихся) на олимпиады, соревнования или иные мероприятия в сопровождении сотрудника госучреждения

Договор купли-продажи

Расписка в получении денежных средств

Формы документов

Пример заполнения Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101)

Пример заполнения Приходного ордера на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)