Энциклопедия решений. Документальное оформление списания материальных запасов (для бюджетной сферы)

Документальное оформление в госучреждении списания материальных запасов

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

В процессе повседневной деятельности госучреждений постоянно приобретаются, передаются ответственным лицам и списываются с учета различные материальные запасы.

Казалось бы, для любой бухгалтерии оформление подобных фактов хозяйственной жизни - простая, обыденная задача. Однако ни в коем случае нельзя подходить к решению данной задачи формально. Напротив, продуманные решения в области расходования (списания) материальных запасов - одно из ключевых условий эффективного функционирования учреждения в целом.

При определении порядка списания материальных запасов очень важно избегать крайностей.

Так, нельзя списывать любые материальные ценности прямым расходом при выдаче из мест хранения. Например, никому не приходит в голову сразу же списывать с учета денежные средства, выданные подотчетному лицу на осуществление тех или иных расходов, без истребования оправдательных документов. А материальные запасы, выдаваемые ответственным лицам из мест хранения, по сути, эквивалент денежных средств - их еще только предстоит израсходовать на нужды учреждения и подтвердить данный факт должным образом.

Бывает и по-другому - должностные лица пытаются чуть ли не в режиме реального времени "отслеживать судьбу" от склада до места конечного использования даже самых малоценных материальных запасов, оформляя большое количество документов на очень незначительные суммы. При таком подходе велик риск просто утонуть в потоке не имеющих особого значения бумаг и упустить из виду действительно важные проблемы.

Каким же образом лучше организовать списание материальных запасов в госучреждении? Как обеспечить максимально эффективное использование ресурсов?

Ключ к решению данной проблемы в делении всей номенклатуры материальных запасов, используемых в госучреждении, на две большие группы, а также в повсеместном применении такого инструмента, как нормирование расхода материалов.

Так, материальные запасы могут быть разделены на:

1) потребляемые (канцелярские принадлежности; хозяйственные материалы; продукты питания; строительные и горюче-смазочные материалы и т.п.);

2) непотребляемые (одежа и обувь; постельное белье и постельные принадлежности; составные части компьютеров, в том числе клавиатуры, манипуляторы типа "мышь"; бензомоторные пилы и т.п.).

Нормирование может применяться как в отношении потребляемых, так и в отношении непотребляемых материальных запасов. Нормы расхода различных материальных ценностей могут доводиться до госучреждений вышестоящими организациями (учредителями) или разрабатываться ими самостоятельно с учетом:

- показателей расходования ресурсов в учреждении в прошлые годы;

- требований по экономии материальных и денежных средств (в том числе нормативных);

- объема расходования материальных ресурсов на аналогичные нужды в иных организациях, решающих сопоставимые задачи и т.п.

Внимание

В ходе деятельности госучреждения, конечно же, могут иметь место факты отклонений от установленных норм расхода материальных запасов (как в большую, так и в меньшую сторону), а также факты использования ресурсов в соответствии с нормами, но без достижения заданного результата. Сами по себе данные факты не могут рассматриваться в качестве нарушений действующего законодательства - соответствующие управленческие решения должностные лица учреждения могут принимать только после анализа всех обстоятельств, обусловивших возникновение отклонений.

При определении в учетной политике порядка списания различных материальных запасов госучреждению желательно исходить прежде всего из того, насколько важно обес