Энциклопедия решений. Документальное оформление операций по централизованному снабжению казенных учреждений материальными ценностями

Документальное оформление операций по централизованному снабжению казенных учреждений материальными ценностями

ГАРАНТ:

Решение может применяться в органах государственной власти (местного самоуправления) и казенных учреждениях

Извещения (ф. 0504805) составляются с целью оформления взаимосвязанных расчетов между участниками централизованного снабжения (учреждением-заказчиком и учреждениями-грузополучателями) (абзац второй п. 154 Инструкции N 162н).

По общему правилу Извещение (ф. 0504805) оформляется учреждением-заказчиком в 2-х экземплярах и направляется учреждению-грузополучателю, которое уведомляет заказчика о принятии к учету поступивших материальных ценностей посредством направления ему второго экземпляра Извещения (ф. 0504805) (абзац первый п. 155, абзац седьмой п. 156 Инструкции N 162н).

Учреждение-заказчик формирует и направляет в адрес учреждения-грузополучателя Извещения (ф. 0504805):

В сроки, определенные в учетной политике заказчика. При этом извещение должно поступить к грузополучателю еще до отгрузки материальных ценностей поставщиком*(1)	Если поставщик осуществляет отгрузку непосредственно в адрес учреждения-грузополучателя
Одновременно с формированием и направлением в адрес учреждения-грузополучателя первичных учетных документов на передачу материальных ценностей	Если передачу материальных ценностей осуществляет учреждение-заказчик

Внимание

Извещение (ф. 0504805) в 2-х экземплярах может быть оформлено учреждением-грузополучателем и направлено в адрес учреждения-заказчика. В этом случае оформленный в установленном порядке второй экземпляр Извещения (ф. 0504805) возвращает заказчик.

Согласно положениям абзаца второго п. 155 Инструкции N 162н подобный порядок организации документооборота возможен, если выполняются следующие условия:

- отгрузка материальных ценностей осуществляется поставщиком непосредственно в адрес грузополучателя;

- такой порядок организации документооборота предусмотрен учетной политикой заказчика.

Первичные учетные документы, прилагаемые к Извещению (ф. 0504805), служат основанием для принятия к бюджетному учету учреждением-грузополучателем полученных в рамках централизованного снабжения материальных ценностей. Именно на основании этих документов оформляются Извещения (ф. 0504805).

В целях подтверждения факта получения (передачи) имущества на праве оперативного управления в рамках централизованного снабжения грузополучатель (заказчик) должен располагать:

Первичными документами, оформленными поставщиками (накладными, актами)	Если поставщик осуществляет отгрузку непосредственно в адрес учреждения-грузополучателя
Двусторонними актами приема-передачи (иными аналогичными документами)*(2)	Если передачу материальных ценностей осуществляет учреждение-заказчик

Если поставщик осуществляет отгрузку непосредственно в адрес учреждения-грузополучателя, накладные (акты) могут оформляться им в 3-х экземплярах. Один экземпляр может оставаться у поставщика, другой - у грузополучателя, а третий экземпляр с отметками грузополучателя о приемке товаров может передаваться поставщиком заказчику.

Случается, что поставщики оформляют накладную (акт) только в 2-х экземплярах. При таких обстоятельствах уполномоченным должностным лицам учреждения-грузополучателя желательно истребовать у поставщика один экземпляр (оригинал) накладной (акта) для отражения в учете поступления материальных ценностей. Учреждение-заказчик может списать задолженность поставщика по отгрузке материальных ценностей грузополучателям на основании Извещения (ф. 0504805), полученного от грузополучателя (с приложением копий документов, подтверждающих поставку) (абзацы третий и четвертый п. 156 Инструкции N 162н; абзац третий п. 341 Инструкции N 157н). При этом впоследствии заказчик может получить у поставщика дополнительные экземпляры отгрузочных документов.

Напомним, первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В абзаце первом п. 154 Инструкции N 162н перечислены дополнительные реквизиты, которые обязательно должны быть указаны в первичных документах, на основании которых учреждение-грузополучатель принимает к учету полученные в рамках централизованного снабжения материальные ценности:

- полное наименование государственного (муниципального) заказчика;

- наименование учреждения (учреждений), в отношении которых осуществляется централизованное снабжение;

- реквизиты государственного (муниципального) контракта на централизованное снабжение;

- код классификации расходов соответствующего бюджета;

- иные реквизиты, предусмотренные учреждением-заказчиком в рамках учетной политики.

Если по каким-либо причинам в первичных учетных документах, оформленных учреждением-заказчиком или поставщиком, отсутствуют перечисленные выше реквизиты, учреждение-грузополучатель обязательно должно запросить соответствующую информацию у заказчика.

Практика показывает, по различным причинам описанные выше процедуры документального оформления операций по централизованному снабжению работают далеко не всегда.

При таких обстоятельствах, во избежание последующих разногласий с контролирующими органами, лица, ответственные за ведение бухгалтерского учета в учреждениях-грузополучателях, должны брать инициативу на себя. Ими могут осуществляться, в частности, следующие мероприятия:

Мероприятия	Примечание
Инструктаж сотрудников, принимающих материальные ценности	При приемке материальных ценностей необходимо истребовать у поставщиков оригиналы сопроводительных документов на имущество или же сделать копии таких документов
Оформление Извещений (ф. 0504805)	Если материальные ценности поступили, а Извещения (ф. 0504805) нет, то независимо от содержания учетной политики заказчика грузополучатель может оформить такое извещение, приложить к нему копии соответствующих накладных и направить комплект документов вышестоящему учреждению-заказчику для подтверждения факта передачи имущества на праве оперативного управления. Конечно, такие действия возможны только в том случае, если поставщики должным образом оформляют первичные документы - указывают в них полное наименование заказчика, реквизиты контракта
Оформление приемо-сдаточных актов на полученное имущество	На поступившие от учреждения-заказчика материальные ценности могут быть не оформлены приемо-сдаточные акты. При наличии достаточной информации такие акты может оформить учреждение-грузополучатель и направить их в адрес вышестоящей организации-заказчика для окончательного оформления передающей стороной
Направление запросов	Запросы, оформленные в произвольной форме, могут направляться в вышестоящую организацию по подведомственности с просьбой организовать получение документов, необходимых для определения порядка учета и использования полученного имущества (если сопроводительные документы не содержат наименование заказчика, иную необходимую информацию).

Внимание

Учреждение-заказчик может оперативно (с использованием факсимильной связи, электронной почты) направлять учреждениям-грузополучателям:

- выписки из заключенного контракта, спецификации или выписки из плана распределения;

- направленные в учреждения на бумажном носителе Извещения (ф. 0504805);

- документы, подтверждающие отгрузку материальных ценностей в адрес учреждений-грузополучателей.

______________________________

*(1) На основании информации, указанной в Извещении (ф. 0504805), учреждение-грузополучатель организует приемку материальных ценностей от поставщика. В случае неполучения материальных ценностей в период, достаточный для их транспортировки, учреждение-грузополучатель уведомляет учреждение-заказчика об этом путем направления Извещения (ф. 0504805).

*(2) Помимо двусторонних актов приема-передачи (иных аналогичных документов) заказчик может предоставлять учреждению-грузополучателю:

- пообъектные описи передаваемого имущества и технической документации (при наличии);

- копии документов поставщиков, подтверждающих передачу материальных ценностей заказчику.

Тема

Бюджетный учет операций по централизованному снабжению казенных учреждений материальными ценностями

См. также

Пример. Учет операций по централизованному снабжению при отгрузке имущества непосредственно в адрес учреждения-грузополучателя

Пример. Учет операций по централизованному снабжению при отгрузке в адрес учреждения-заказчика

Начисление казенным учреждением амортизации по имуществу, полученному в рамках централизованного снабжения

Бухгалтерские документы (для госсектора)

Формы документов

Примеры заполнения Извещения (ф. 0504805)