Энциклопедия решений. Применение кодов видов расходов и КОСГУ при оплате командировочных расходов (декабрь 2024)

Применение КОСГУ и кодов видов расходов при оплате командировочных расходов

При осуществлении расходов, связанных с командированием работников (служащих) государственных (муниципальных) учреждений, государственных (муниципальных) органов, органов управления государственных внебюджетных фондов виды расходов необходимо определять, руководствуясь общими положениями п. 5.1.1 раздела III "Классификация расходов бюджетов" Указаний N 65н.

Командировочные расходы, которые организации госсектора возмещают (компенсируют) персоналу в соответствии с действующим законодательством (см., в частности, ст. 168 ТК РФ), отражаются по элементам видов расходов (112, 122, 134 и 142). По этим же кодам видов расходов отражаются и затраты протокольного характера (см., например, Постановление Правительства РФ от 14.12.2005 N 763) (письмо Минфина России от 22.07.2016 N 02-05-10/43042).

С 1 января 2016 года возмещение командировочных расходов учитывается общей суммой по одному коду видов расходов с указанием одного кода КОСГУ - подстатьи 212 "Прочие выплаты". Такой порядок применения кодов бюджетной классификации применяется как при выдаче наличных, так и при перечислениях на банковские карты.

Приобретение (закупка) учреждением для командированного работника проездных документов или оплата услуг гостиницы отражается уже по виду расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд".

Внимание

В целях ведения учета и составления отчетности обязательно должна применяться увязка кодов КОСГУ и кодов видов расходов классификации расходов бюджетов в соответствии с требованиями Таблицы соответствия (Приложением 5 к Указаниям N 65н).

Таким образом, коды КОСГУ в увязке с кодами видов расходов при оплате расходов по командировкам применяются в следующем порядке:

КОСГУ	Виды расходов, связанных со служебной командировкой	Соответствующий элемент видов расходов группы 100 (112, 122, 134 и 142)	Вид расходов 244
212	Суточные	При предоставлении аванса или компенсации фактически осуществленных расходов	Не применяется
212	Возмещение (компенсация) стоимости проезда*(1)	При предоставлении аванса на приобретение проездных документов или компенсации фактически осуществленных расходов (работник действует от собственного имени и за счет собственных средств или аванса)	Не применяется
212	Возмещение (компенсация) стоимости проживания	При предоставлении аванса на оплату расходов работника по найму жилого помещения или компенсации фактически осуществленных расходов (работник действует от собственного имени и за счет собственных средств или средств аванса)	Не применяется
212	Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя	При предоставлении аванса или компенсации фактически осуществленных расходов	Не применяется
222	Оплата проезда к месту служебной командировки и обратно транспортом общего пользования	Не применяются в целях оплаты расходов, связанных с командировками	Проездные документы приобретаются от имени учреждения (в т.ч. работником на основании выданной доверенности)
226	Оплата найма жилого помещения на период командировки	Не применяются	Оплата услуг проживания произведена от имени учреждения (в т.ч. работником на основании выданной доверенности)

Внимание

Иные случаи приобретения товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц (в т.ч. через подотчетных лиц, находящихся в командировке) классифицируются по кодам видов расходов в общем порядке.

Статьей 168 ТК РФ прямо предусмотрена обязанность работодателя по компенсации иных командировочных расходов, произведенных работником с его разрешения или ведома. Их перечень ТК РФ не ограничивает. Например, при командировках на автомобиле сотруднику могут быть компенсированы расходы на оплату стоянки, заправки, ремонта и мойки автомобиля, на приобретение запчастей, оплату проезда по платной дороге. А еще к иным командировочным расходам может быть отнесена оплата пользования залами повышенной комфортности на вокзалах и в аэропортах, оплата телефонных переговоров.

Все перечисленные выше иные расходы на командировку можно оплатить и как компенсационную выплату (КВР 112 и КОСГУ 212), и как закупку (КВР 244 и КОСГУ 200, 300). Все зависит от того, как эти расходы будут оформлены...

Чтобы у ревизоров не возникло претензий, руководствуйтесь такими правилами (см. также письмо Минфина России от 30.11.2016 N 02-05-10/70981):

Оформление компенсационной выплаты	Оформление закупки
Утвердите локальный акт, в котором будет оговорен перечень возмещаемых расходов, порядок и размеры выплат	Предусмотрите соответствующие расходы в Плане-графике закупок
Согласовывайте возможность возмещения дополнительных расходов перед выездом сотрудников в командировку	Если закупаются активы (ГСМ, запчасти и т.д.), отражайте в учете их поступление и выбытие
При оформлении приказов (распоряжений) указывайте, что вы назначаете именно компенсационную выплату, размер которой определяется на основании представленных сотрудником документов

В ряде публично-правовых образований иные командировочные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, можно компенсировать только за счет экономии средств по Бюджетной смете или Плану ФХД (см., например, п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). А вот порядок обоснования (расчета) этой экономии уполномоченные органы, как правило, установить забывают. Поэтому доказать проверяющим ее наличие бывает проблематично (решение Арбитражного суда города Москвы от 17.12.2014 по делу N А40-111746/2014, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.05.2011 N Ф02-1728/11 по делу N А33-11718/2010). Так что в некоторых случаях иные расходы, произведенные сотрудниками в командировках, стоит отразить как закупки по КВР 244...

Выплата компенсации иных расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает встречного предоставления сотрудником каких-либо нефинансовых активов в целях их постановки на учет в учреждении. Документы на приобретение активов в данном случае служат только для определения размера компенсации. Тем не менее в письме от 15.07.2016 N 02-05-10/41796 специалисты Минфина допускают возможность оприходования бензина и в том случае, если его стоимость учреждение компенсирует согласно ст. 168 ТК РФ.

Порядок применения КВР не зависит от статуса лица, которое получает денежные средства под отчет. Важна только цель, на которую сотрудник получает подотчетную сумму. Так, например, при направлении в служебную командировку работника, который будет сопровождать группу спортсменов, не состоящих с учреждением в трудовых отношениях, подотчетную сумму надо разделить между двумя КВР:

КВР	Предназначение подотчетной суммы
112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда"	Возмещение командировочных расходов работника в соответствии со ст. 168 ТК РФ
113 "Иные выплаты, за исключением фонда оплаты труда учреждений, лицам, привлекаемым согласно законодательству для выполнения отдельных полномочий"	Сумма на осуществление расходов в целях обеспечения сопровождаемых спортсменов

_________________________

*(1) Включая возмещение расходов на оплату за пользование на транспорте постельными принадлежностями и различных сборов, взимаемых при оформлении проездных документов (комиссионные сборы, в т.ч. сборы, взимаемые при возврате неиспользованных проездных документов, уплата страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т.д.). А также включая расходы по проезду к станции (пристани, аэропорту) и от станции (пристани, аэропорта), если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов) (письмо Минфина России от 05.05.2016 N 02-05-11/26117).

Темы

Классификация операций сектора государственного управления (КОСГУ)

Порядок применения кодов видов расходов

См. также

Возмещение командировочных расходов

Налогообложение при командировках

Форма контрактов (договоров), заключаемых казенными учреждениями

Практические ситуации

Построить список