Энциклопедия решений. Отражение в учете госучреждения недостач материальных запасов, выявленных при инвентаризации

Отражение в учете госучреждения недостач материальных запасов, выявленных при инвентаризации

ГАРАНТ:

Решение может применяться в любых организациях государственного сектора: в органах государственной власти (местного самоуправления), казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Отражение в бухгалтерском учете недостач материальных запасов, выявленных при проведении инвентаризации, зависит от того, по какой причине они возникли (п. 5.1 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, далее - Методические указания):

- по причине естественной убыли;

- по вине сотрудника учреждения ;

- в результате форс-мажорных обстоятельств (стихийное бедствие, пожар, авария и т.д.).

Общий алгоритм действий при выявлении недостач материальных ценностей может быть следующим.

1. Определяется возможность проведения зачета по пересортице материальных ценностей.

2. Проверяется, утверждены ли для недостающих материальных ценностей (запасов) нормы естественной убыли.

3. Убыль материальных запасов в пределах норм (утвержденных в установленном законодательством порядке) списывается по распоряжению руководителя учреждения на расходы по учетным ценам.

Внимание

Нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыли недостача рассматривается как сверхнормативная.

4. Потери (недостачи) материальных запасов сверх норм учитываются в составе недостач, подлежащих удержанию с виновных лиц, по восстановительной стоимости. При отсутствии виновных эти суммы относятся на финансовый результат.

Пересортица

Под пересортицей понимается одновременная недостача одного и излишек другого сорта материальных запасов одного и того же наименования. По всем случаям пересортицы материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии, которая готовит предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы. Эти предложения представляются на рассмотрение руководителю учреждения. В соответствии с п. 5.3 Методических указаний с положениями указанного пункта взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения:

- за один и тот же проверяемый период;

- у одного и того же проверяемого лица;

- в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Примечание

Даже если материальные запасы приобретались за счет средств бюджетных субсидий, согласно действующим правилам бухгалтерского учета их излишек должен учитываться в рамках вида деятельности "2". Однако, во избежание последующих разногласий с контролирующими органами, мы не рекомендуем учитывать такие излишки по пересортице для покрытия недостач, учтенных по приносящей доход деятельности.

Если при зачете недостач материальных запасов излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости излишних, эта разница относится на виновных лиц. При отсутствии виновных в пересортице "суммовая" разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на финансовый результат.

Пример

При проведении инвентаризации в учреждении образования была обнаружена недостача яблок сорта Гала по цене 60 руб. за 1 кг в количестве 10 кг и излишек яблок сорта Богатырь по цене 50 руб в количестве 12 кг. Материальные запасы приобретались в рамках деятельности по выполнению госзадания.

Инвентаризационной комиссией предложено и утверждено руководителем учреждения произвести взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы. Результаты инвентаризации при этом отражаются в Ведомости расхождений (ф. 0504092) с учетом зачета по пересортице. Виновное в пересортице лицо комиссией не установлено.

В данной ситуации к зачету следует принять 10 кг яблок сорта Богатырь по цене 50 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 100 руб. (10 кг x 60 руб. - 10 кг x 50 руб.), списывается на расходы. Незачтенные 2 кг яблок сорта Богатырь по цене 50 руб. подлежат оприходованию.

В бухгалтерском учете следует отразить следующие корреспонденции:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении*(1)		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 105 32 340, сорт "Богатырь"	КРБ 1 105 32 440, сорт "Гала"	4 105 32 340 (4 105 32 000), сорт "Богатырь"	4 105 32 440 (4 105 32 000), сорт "Гала"	500, 00 (50 руб. х 10 кг.)	Зачет пересортицы равного количества одноименных запасов по средней фактической стоимости актива, по которому образовалась недостача
КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 105 32 440, сорт "Гала"	4 401 10 172	4 105 32 440 (4 105 32 000), сорт "Гала"	100, 00	Отнесена на финансовый результат разница в ценах
КРБ 1 105 32 340, сорт "Богатырь"	КДБ 1 401 10 180	2 105 32 340 (2 105 32 000), сорт "Богатырь"	2 401 10 180	100, 00 (50 руб. х 2 кг.)	По оценочной стоимости оприходован излишек яблок сорта "Богатырь"

Нормы естественной убыли

После зачета недостач материальных ценностей излишками по пересортице определяется убыль в пределах норм. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же имеет место недостача материальных ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию активов, по которому обнаружена недостача.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли (утв. приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 N 95) под естественной убылью товарно-материальных ценностей понимается потеря (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров. Естественная убыль определяется только в следующих случаях:

- при хранении (за все время хранения) путем сопоставления массы материальных запасов с массой, фактически принятой на хранение;

- при транспортировке - сопоставляется масса материальных ценностей, указанная отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой, фактически принятой учреждением.

Внимание

К естественной убыли не относятся технологические потери и потери от брака, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

Нормы естественной убыли материальных запасов определяются профильными ведомствами. Так, нормы естественной убыли при хранении лекарственных средств в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли лекарственными средствами и учреждениях здравоохранения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 N 2. Нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены приказом Минпромторга России от 01.03.2013 N 252.

Пример

В ходе проведения инвентаризации в учреждении была выявлена недостача крупы в количестве 3 кг по цене 50 руб./кг., приобретенной в рамках приносящей доход деятельности. Согласно расчету естественная убыль крупы составила 2 кг.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими проводками:

В казенном учреждении		В бюджетном (автономном) учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
КРБ 1 109 60 272	КРБ 1 105 32 440	2 109 60 272	2 105 32 440 (2 105 32 000)	100, 00 (50 руб. х 2 кг)	Списаны потери крупы в пределах норм естественной убыли
КДБ 1 401 10 172	КРБ 1 105 32 440	2 401 10 172	2 105 32 440 (2 105 32 000)	50, 00	Списана недостача крупы сверх норм естественной убыли
КДБ 1 209 74 560	КДБ 1 401 10 172	2 209 74 560 (2 209 74 000)	2 401 10 172	50, 00	Сумма ущерба (исходя из восстановительной стоимости) от сверхнормативной убыли отнесена на виновное лицо

______________________________

*(1) Здесь и далее счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, обеспечивающей раскрытие информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденной в рамках формирования учетной политики. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

Тема

Отражение в учете недостач нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (для госсектора)

См. также

Отражение в учете порчи нефинансовых активов, выявленной при инвентаризации (для госсектора)

Отражение в учете неучтенных нефинансовых активов, выявленных при инвентаризации (для госсектора)

Списание государственного и муниципального имущества

Выбытие (отпуск) материальных запасов (для госсектора)