Энциклопедия решений. Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу (для бюджетной сферы)

Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу (для госсектора)

Работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму. Как отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Расчеты наличными денежными средствами регламентируются Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У), которым предусмотрено, что деньги под отчет выдаются работникам организации госсектора.

Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У работник (далее - подотчетное лицо) обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет суммам.

Предельного срока выдачи наличных денег под отчет законодательство не устанавливает. Организация госсектора вправе самостоятельно утвердить такой срок в учетной политике или другом локальном нормативном акте.

Внимание

По мнению ФНС России, выраженному в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704, отсутствие приказа руководителя юрлица с указанием срока, на который выдан аванс, срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, и, соответственно, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Если по каким-либо причинам взятые под отчет деньги не израсходованы, то по истечении срока, предусмотренного для возврата подотчетных сумм, неизрасходованные средства работник обязан вернуть в кассу учреждения в полном объеме.

Примечание

Возврат работником в кассу неиспользованных подотчетных сумм не связан с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг, и соответственно, контрольно-кассовая техника не применяется (письмо МНС России от 16.09.2004 N 33-0-11/585@).

В силу положений ст. 137 ТК РФ задолженность подотчетного лица, не предоставившего в срок авансовый отчет, и не возвратившего ранее полученную под отчет сумму денежных средств, может быть удержана работодателем из заработной платы подотчетного лица. Однако при этом должны быть соблюдены следующие условия: удержание производится не позднее чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при этом работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Внимание

Неиспользованные остатки подотчетных сумм, выданных из кассы получателя бюджетных средств в прошлом отчетном периоде, но возвращенные в текущем финансовом году, подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета в порядке, предусмотренном для возврата дебиторской задолженности прошлых лет (ст. 41, п.п. 2, 3 ст. 161, п. 3 ст. 242 БК РФ).

При наличии у бюджетного (автономного) учреждения возможности использования остатков средств в рамках вида финобеспечения деятельности, за счет которого в прошлом году подотчетному лицу выдавались денежные средства, направления использования возвращенных в текущем финансовом году в кассу учреждения неизрасходованных подотчетных сумм на нужды учреждения должны быть предусмотрены Планом ФХД.

Бухгалтерский учет и отчетность

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам).

Счет 208 00 - активно-пассивный. По дебету счета отражается выдача авансов и возмещение перерасхода подотчетному лицу в сумме принятых к бухгалтерскому учету расходов. По кредиту счета - принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных подотчетным лицом расходов и возвращенные остатки подотчетных сумм.

Возврат наличных денежных средств от подотчетного лица в кассу учреждения отражается по дебету счета 0 201 34 000 "Касса" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 49, п. 84 Инструкции N 162н, п. 84, п. 106 Инструкции N 174н, п. 87, п. 109 Инструкции N 183н).

Возврат денежных средств от подотчетного лица в кассу учреждения также отражается в качестве уменьшения забалансового счета 18 "Выбытия денежных средств" (п. 367 Инструкции N 157н).

Кроме того, при возврате подотчетных сумм необходимо внести изменения в объем ранее принятых расходных (бюджетных) обязательств.

В бюджетном учете получателей бюджетных средств корректировка объема ранее принятых бюджетных обязательств отражается по дебету счета 1 501 03 000 "Лимиты бюджетных обязательств получателя бюджетных средств" в корреспонденции с кредитом счета 1 502 01 000 "Принятые обязательства" методом "Красное сторно" (п. 140 Инструкции N 162н).

В бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений данная операция отражается по дебету счета 0 506 00 000 "Право на принятие обязательств" в корреспонденции с кредитом счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" методом "Красное сторно" (п. 167 Инструкции N 174н, п. 193 Инструкции N 183н).

Корректировка принятых денежных обязательств в сумме ранее выданного подотчетному лицу аванса как у получателей бюджетных средств, так и у бюджетных и автономных учреждений отражается по дебету счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" в корреспонденции с кредитом счета 0 502 02 000 "Принятые денежные обязательства" методом "Красное сторно" (п. 141 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 193 Инструкции N 183н).

Внимание

В случае прекращения трудовых отношений задолженность, своевременно не возвращенная подотчетным лицом, подлежит переносу с соответствующих аналитических счетов учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" на счет 209 30 "Расчеты по компенсации затрат" (п. 86 Инструкции N 162н).

В силу положений п. 61 Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Минфина России от 28.12.2010 N 191н, неиспользованные в текущем финансовом году подотчетные суммы, возвращенные в кассу учреждения, не находят отражения в Отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127) до восстановления указанных сумм на лицевом счете получателя бюджетных средств.

Согласно положениям п. 43 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденная приказом Минфина России от 25.03.2011 N 33н (далее - Инструкция N 33н), возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу бюджетного (автономного) учреждения отражается в соответствующих строках графы 7 раздела "Расходы учреждения" Отчета об исполнении учреждением Плана ФХД (ф. 0503737) за исключением случаев, когда в текущем финансовом году подотчетным лицом возращен остаток подотчетной суммы, полученной в прошлом отчетном периоде.

Операции по возврату в текущем финансовом году неиспользованных подотчетных сумм, полученных подотчетным лицом в прошлом отчетном периоде, в соответствии с положениями п. 44.1 Инструкции N 33н подлежат отражению в графе 7 по строке 591 (510 КОСГУ) раздела "Источники финансирования дефицита средств учреждения" с последующей детализацией показателей в разрезе кодов аналитики в графе 6 по строкам, формирующим показатели строки 950 раздела "Сведения о возвратах остатков субсидий и расходов прошлых лет" Отчета об исполнении учреждением Плана ФХД (ф. 0503737).

Типовые корреспонденции счетов

N п/п	Получатель бюджетных средств		Бюджетное (автономное) учреждении *(1)		Содержание хозяйственной операции
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	1 201 34 510 Уменьшение 18 *(2)	1 208 ХХ 660 *(3)	0 201 34 510 (0 201 34 000) Уменьшение 18 (КВР, КОСГУ)	0 208 ХХ 660 (0 208 ХХ 000) *(3)	Подотчетным лицом внесена в кассу учреждения неизрасходованная сумма, полученная в текущем финансовом году
2	1 501 13 000	1 502 11 000	0 506 10 000	0 502 11 000	Способом "Красное сторно" Отражены принятые (бюджетные) обязательства
3	1 502 11 000	1 502 12 000	0 502 11 000	0 502 12 000	Способом "Красное сторно" Отражены принятые денежные обязательства

______________________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают соответствующий код бюджетной классификации согласно п. 21 Инструкции N 157н. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

*(2) Порядок отражения поступлений денежных средств в кассу получателя бюджетных средств и выплат из кассы на забалансовых счетах 17 и 18, определяется учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

*(3) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.

Документооборот

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Перечень форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями и Методические указания по их применению утверждены Приказом N 52н.

Подотчетное лицо должно отчитаться за полученные денежные средства, предоставив Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У). Проверенные бухгалтерией Авансовые отчеты (ф. 0504505) утверждаются руководителем учреждения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

Возврат остатка неиспользованных средств подотчетным лицом в кассу учреждения оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001).

Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) отражается в Кассовой книге (ф. 0504514) (п. 167 Инструкции N 157н).

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Пример заполнения приходного кассового ордера

Пример

Возврат подотчетным лицом денежных средств в кассу казенного учреждения

На основании заявления подотчетного лица из кассы казенного учреждения 15 июня выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей в сумме 3000,00 рублей. 17 июня подотчетным лицом представлен Авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 2 560,00 рублей. Одновременно подотчетным лицом в кассу учреждения возвращены неиспользованные денежные средства в сумме 440,00 рублей.

В бюджетном учете следует сделать записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Содержание хозяйственной операции
15 июня
КРБ 1 208 34 560	КИФ 1 201 34 610	3 000, 00	Денежные средства выданы под отчет
КРБ 1 501 13 340	КРБ 1 502 11 340	3 000, 00	Принято бюджетное обязательство в размере выданного под отчет аванса
КРБ 1 502 11 340	КРБ 1 502 12 340	3 000, 00	Принято денежное обязательство
17 июня
КРБ 1 105 36 340	КРБ 1 208 34 660	2 560, 00	Подотчетным лицом представлен авансовый отчет, оприходованы материальные запасы, приобретенные подотчетным лицом
КИФ 1 201 34 510	КРБ 1 208 34 660	440, 00	Остаток подотчетной суммы внесен в кассу
КРБ 1 501 13 340	КРБ 1 502 11 340	- 440, 00	Способом "Красное сторно" скорректированы показатели принятых бюджетных обязательств на разницу между стоимостью поступивших материалов и суммой выданного аванса
КРБ 1 502 11 340	КРБ 1 502 12 340	- 440, 00	Способом "Красное сторно" скорректированы показатели принятых денежных обязательств

Возврат подотчетным лицом денежных средств в кассу бюджетного (автономного) учреждения

На основании заявления подотчетного лица из кассы бюджетного (автономного) учреждения за счет средств субсидии на выполнение госзадания 15 июня выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей в сумме 3 000,00 рублей. 17 июня подотчетным лицом представлен авансовый отчет с приложением оправдательных документов на сумму 2 560,00 рублей. Одновременно подотчетным лицом в кассу учреждения возвращены неиспользованные денежные средства в сумме 440,00 рублей.

В бухгалтерском учете следует сделать записи:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Содержание хозяйственной операции
15 июня
4 208 34 560 (4 208 34 000) *(1)	4 201 34 610 (4 201 34 000) Увеличение 18 (244 КВР 340 КОСГУ)	3 000, 00	Денежные средства выданы под отчет
4 506 10 340	4 502 11 340	3 000, 00	Принято обязательство в размере выданного под отчет аванса
4 502 11 340	4 502 12 340	3 000, 00	Принято денежное обязательство
17 июня
4 105 36 340 (4 105 36 000)	4 208 34 660 (4 208 34 000)	2 560, 00	Подотчетным лицом предоставлен авансовый отчет, оприходованы материальные запасы, приобретенные подотчетным лицом
4 201 34 510 Уменьшение 18 (244 КВР 340 КОСГУ)	4 208 34 660 (4 208 34 000)	440, 00	Остаток подотчетной суммы внесен в кассу
4 506 10 340	4 502 11 340	- 440, 00	Способом "Красное сторно" скорректированы показатели принятых обязательств на разницу между стоимостью поступивших материалов и суммой выданного аванса
4 502 11 340	4 502 12 340	- 440, 00	Способом "Красное сторно" скорректированы показатели принятых денежных обязательств

___________________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, обеспечивающей раскрытие информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности, утвержденной в рамках формирования учетной политики. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

Учет при возврате работниками подотчетных сумм в кассу (для госсектора)

Работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму. Как отразить эту операцию в бухгалтерском и налоговом учете?

Юридические аспекты

Бухучет и отчетность

Документоборот

Проводки

Пример

Формы документов

Построить список