Примеры заполнения Авансового отчета (Форма по ОКУД 0504505) (подготовлено экспертами компании "Гарант", март 2021 г.)

Пример заполнения Авансового отчета
(подготовлено экспертами компании "Гарант")

Условия примера

Учреждение направляет сотрудника в служебную командировку в рамках деятельности по выполнению госзадания. Суточные и денежные средства на оплату проживания и проезда перечислены на "зарплатную" карту сотрудника. Перерасход денежных средств выдан наличными из кассы учреждения. Учетной политикой учреждения определено, что при внесении остатка в кассу (выдаче перерасхода из кассы) информация об этом в раздел "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" после утверждения авансового отчета заполняется вручную уполномоченным работником бухгалтерии.

Отметим, что в письме Минфина России от 23.12.2016 N 02-07-10/77837 высказано мнение, что при формирования Авансового отчета автоматизированным способом необходимость в заполнении раздела "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" отсутствует. Однако незаполнение показателей указанного раздела может привлечь внимание "контролеров".

Учетной политикой учреждения закреплено применение командировочного удостоверения (по форме, разработанной учреждением) с отметками о выбытии и прибытии командированного лица.

Также учетной политикой предусмотрено, что на лицевой стороне Авансового отчета в графах "Бухгалтерская запись" указываются проводки по отражению выдачи (перечислению) денежных средств.

Утв. приказом Минфина России
от 30 марта 2015 г. N 52н

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

                                         Утверждаю

                          Отчет в сумме _Пятнадцать тысяч двести рублей__

                          _00 копеек_____________________________________

                                          (прописью)

                          Руководитель _Михайлов__ ____Михайлов М.М._____

                          учреждения    (подпись)   (расшифровка подписи)

                          "_25_"____марта_______ 2016_ г.

                                                               /----------\

                 АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ N ___31____                   |   КОДЫ   |

                                                               |----------|

                                                  Форма по ОКУД|  0504505 |

                                                               |----------|

        от "_25_" _____марта_______ 2016___ г.             Дата|25.03.2016|

                                                               |----------|

Учреждение ______________ГБОУ "Академия"_____________   по ОКПО| 46300000 |

                                                               |----------|

                                    /------------------\       |          |

                              ИНН   |    7700123456    |    КПП| 770001001|

                                    \------------------/       |----------|

Структурное подразделение _______Лаборатория_________          |          |

                                                               |----------|

Подотчетное лицо _____________Петров П.П.____________          |          |

                                                               |----------|

                                                               |          |

                                                               |----------|

Единица измерения: руб                                  по ОКЕИ|    383   |

                                                               |----------|

                   ____________---______________        по ОКВ |    643   |

                    (наименование валюты)                      \----------/

Должность _Старший лаборант_    Назначение аванса _Командировочные расходы_

Наименование показателя	Сумма			Бухгалтерская запись		Сумма, руб
	в рублях	в валюте		дебет	кредит
Предыдущий аванс:	---	---		1	2	3
остаток				0000 0000000000 112 4 208 12 560	0000 0000000000 610 4 201 11 610	14 900,00
перерасход	---	---
Получен аванс
заявка на кассовый расход 00122 от 18.03.2016	14 900,00	---
	---	---
	---	---
	---	---
Итого получено	14 900,00	---
Израсходовано	15 200,00	---
Остаток	---	---
Перерасход	300,00	---
				Итого		14 900,00

Приложение: __5___ документов на __6__ листах

                                                                             /---------\

Целесообразность произведенных    Отчет проверен. К утверждению в сумме, руб |15 200,00|

расходов подтверждаю                                                         \---------/

Руководитель                                   Главный   _Денисов_ ____Денисов Д.Д._____

структурного  _Самсонов_ ___Самсонов С.С.____  бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)

подразделения (подпись) (расшифровка подписи)

                                               Бухгалтер _Николаева_ __Николаева Н.Н.___

                                                          (подпись) (расшифровка подписи)

________________________________________________________________________________________

                   Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода

Номер счета бюджетного учета	Внесение остатка		Выдача перерасхода		Кассовый ордер
	в рублях	в валюте	в рублях	в валюте	номер	дата
1	2	3	4	5	6	7
0000 0000000000 112 4 208 12 560	---	---	300,00	---	98	25.03.2016

Бухгалтер- __Кассир__ _Лапина__  _____Лапина Л.Л._____     "_25_"____марта_____ 2016_ г.

кассир     (должность) (подпись) (расшифровка подписи)

- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

                                  линия отреза

Расписка. Принят к проверке от ________Петрова Павла Петровича__________________________

                                    (фамилия, имя отчество подотчетного лица)

                                  /---------------------\       /-----------------------\

          авансовый отчет: номер  |         31          |   дата|      25.03.2016       |

                                  \---------------------/       \-----------------------/

                       /--------------------------------\                      /--------\

          на сумму, руб|           15 200,00            | количество документов|   6    |

                       \--------------------------------/                      \--------/

          Бухгалтер _Николаева_  ____Николаева Н.Н.___

                     (подпись)   (расшифровка подписи)      "_25_"____марта_____ 2016_ г.

Форма 0504505 с. 2
N п/п	Документ		Кому, за что и по какому документу уплачено	Сумма расхода				Бухгалтерская запись
	дата	номер		по отчету		принятая к учету		дебет	кредит
				в рублях	в валюте	в рублях	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	21.03.2016	17	Суточные на основании командировочного удостоверения (4 дня х 100,0 руб.)	400,00	---	400,00	---	0000 0000000000 112 4 109 60 212	0000 0000000000 112 4 208 12 660
2	21.03.2016	1 298 2201890084 6	Авиабилет по маршруту Москва-Калининград-Москва	8 500,00	---	8 500,00	---	0000 0000000000 112 4 109 60 212	0000 0000000000 112 4 208 12 660
3	24.03.2016	1121	Счет за проживание с 21.03.2016 по 24.03.2016 (3 суток)	6 300,00	---	6 300,00	---	0000 0000000000 112 4 109 60 212	0000 0000000000 112 4 208 12 660
Израсходовано, всего				15 200,00	---	15 200,00	---	---	---
				---	---	15 200,00	---	0000 0000000000 112 4 109 60 212	0000 0000000000 112 4 208 12 660
				---	---	---	---	---	---
				---	---	---	---	---	---
Остаток				---	---	---	---	---	---
				---	---	---	---	---	---
				---	---	---	---	---	---
Перерасход				---	---	300,00	---	---	0000 0000000000 112 4 208 12 660
				---	---	---	---	---	---
				---	---	---	---	---	---
				---	---	---	---	---	---

Подотчетное лицо ___Петров___ ______Петров П.П._______

                  (подпись)     (расшифровка подписи)