Энциклопедия решений. Планирование и анализ движения медикаментов и медицинских изделий в медицинском учреждении (для бюджетной сферы) (март 2025)

Планирование и анализ движения медикаментов и медицинских изделий в медицинском учреждении (для бюджетной сферы)

Смотрите в этом материале

Планирование расходов на материальные запасы

Контроль за движением материальных запасов

Проведение АВС и VEN-анализа

Показатели эффективности использования материальных запасов

Выполнение государственного (муниципального) задания с должным качеством и в установленный срок, а также выполнение запланированного объема платных услуг зависят не только от финансирования, но, в значительной степени, от качества управления имеющимися ресурсами, в частности, для материалоемких способов оказания медицинской помощи - материальными запасами.

Достижение плановых значений по оказанию медицинской помощи должно осуществляться в комплексе с поддержанием высокого качества оказываемых медицинских услуг. Для этого учреждению следует грамотно планировать приобретение материальных запасов и эффективно управлять их движением (поступление, отпуск, выбытие). Эффективная система управления запасами должна базироваться на разработанной внутри учреждения системе оценочных показателей, используемых экономической службой для непрерывного мониторинга.

Планирование расходов на материальные запасы

В процессе формирования ПФХД (бюджетной сметы) расчет расходов должен осуществляться по видам расходов с учетом норм трудовых, материальных, технических ресурсов, используемых для оказания учреждением услуг (выполнения работ), а также требований, установленных нормативными правовыми (правовыми) актами, в том числе ГОСТами, СНиПами, СанПиНами, стандартами, порядками и регламентами (паспортами) оказания государственных (муниципальных) услуг (выполнения работ). При этом, нормы, должны соответствовать по объему и назначениям нормативным затратам, использованным при расчете объема субсидии на государственное задание. Планирование расходов на закупку лекарственных средств и медицинских изделий (далее - материалы, материальные запасы) является одним из этапов сверстки общего плана расходов. Учреждение, планируя свою деятельность, исходит из своей общей потребности в объеме материалов, достаточном для оказания ожидаемого объема медицинской помощи.

Планирование затрат на материальные запасы может выполняться одним из способов:

- нормативным - по установленным нормам и стандартам;

- статистическим - на основании фактического объема расходов за прошлые периоды.

Планирование потребности может осуществляться разными способами, при этом такой расчет должен быть экономически обоснован. При планировании материальных запасов, важно не только избежать дефицита, но и не закупить больше необходимого объема, так как образовавшиеся излишки медикаментов и медицинских изделий могут обернуться тем, что учреждение не сможет их израсходовать до истечения срока годности. А такие случаи могут быть классифицированы ревизорами в качестве неэффективного расходования денежных средств.

Расчет расходов на приобретение материальных запасов осуществляется с учетом потребности, а также наличия указанного имущества в запасе и (или) необходимости формирования экстренного (аварийного) запаса, то есть потребность к закупу рассчитывается по формуле:

Потребность к закупу = Общая потребность на год - остатки на складе + аварийный запас

В соответствии со ст. 37 Закона N 323-ФЗ медицинская помощь, за исключением медицинской помощи, оказываемой в рамках клинической апробации, организуется и оказывается:

1) в соответствии с положением об организации оказания медицинской помощи по видам медицинской помощи, которое утверждается уполномоченным федеральным органом исполнительной власти;

2) в соответствии с порядками оказания медицинской помощи, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и обязательными для исполнения на территории Российской Федерации всеми медицинскими организациями;

3) на основе клинических рекомендаций;

4) с учетом стандартов медицинской помощи, утверждаемых уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

При расчете потребности по нормативам возможно взять за основу утвержденные порядки, стандарты оказания медицинской помощи, клинические рекомендации (далее - стандарты), которые регламентируют в числе прочего перечень врачебных манипуляций, а также применение лекарственных средств и медицинских изделий. Непосредственно на уровне медицинского учреждения могут быть составлены собственные стандарты, которые не должны противоречить действующей нормативной базе в области здравоохранения.

При расчете стоимости медицинских услуг по стандартам возможно рассчитать себестоимость как простых медицинских услуг (отдельные исследования, манипуляции, процедуры, оперативные вмешательства), так и сложных медицинских услуг ("койко - дни" в профильных отделениях стационаров) или комплексных медицинских услуг по законченным случаям поликлинического и стационарного лечения. Такой расчет может включать отдельные методы математического моделирования в случае, когда расчет выполняется под конкретные условия.

При расчете потребности в материальных запасах в соответствии со стандартами оказания медицинской помощи экономисту целесообразно разложить государственное задание, а также план по ОМС и платным медицинским услугам не только по профилям оказания медицинской помощи, но и по конкретным нозологиям. Далее в расчет включается наполнение стандарта по каждой нозологии. При чтении раздела стандарта, касающегося перечня лекарственных препаратов для медицинского применения, с указанием средних суточных (ССД) и курсовых доз (СКД) нужно понимать, что лекарственные средства в стандарте указываются в соответствии с международным непатентованным наименованием, или группировочным, или химическим, а в случаях их отсутствия - торговым наименованием лекарственного препарата. Под усредненным показателем частоты предоставления понимается вероятность того, что пациенту назначат лекарство, включенное в стандарт. Значения усредненного показателя варьируются от нуля до единицы, то есть, в случае если указана единица, это означает, что препарат получат 100 процентов пациентов.

Пример 1. Расчет потребности в лекарственных средствах по стандарту оказания медицинской помощи

Больница госпитализирует пациентов для хирургического лечения и сталкивается с осложнениями в виде артериальной гипертензии, при диагностировании которой оказывает помощь в соответствии со стандартом (приказ Минздрава России от 02.11.2020 N 1193н "Об утверждении стандартов медицинской помощи взрослым при артериальной гипертензии"). Согласно статистическими данными за прошлые периоды, в среднем с такими осложнениями как артериальная гипертензия ЛПУ сталкивался примерно 200 раз в год.

Зная количество случаев с этой нозологией в год (200 человек), а также ориентируясь на перечень лекарств из стандарта, экономист может рассчитать плановое количество лекарственного препарата, например, Моксонидин 0,4 мг (400 мкг) 28 шт. таблетки, покрытые пленочной оболочкой.

Фрагмент перечня лекарственных препаратов для медицинского применения из Стандарта медпомощи взрослым при артериальной гипертензии (диагностика и лечение):

Код	Анатомо-терапевтическо-химическая классификация	Наименование лекарственного препарата 4	Усредненный показатель частоты предоставления	Единицы измерения	ССД 5	СКД 6
С02АС	Агонисты имидазолиновых рецепторов
		Моксонидин	0,0068	мкг	400	146 000

Расчет: на 200 человек потребуется = 200 х 0,0068 х 400 = 544 мкг в сутки или 1,36 таблетки. Среднекурсовая доза на всех больных составит: 200 х 0,0068 х 146 000 = 198 560 мкг, или 496 таблеток.

После того как рассчитано плановое количество лекарственных препаратов, следует пересчитать это количество в рублевом эквиваленте, для этого следует либо запросить цены в подразделении учреждения, ответственном за закупки, либо взять цены из имеющихся контрактов, увеличив цены на индекс потребительских цен, который публикуется на сайте Росстата.

Получив стоимость медицинской услуги и умножив ее на плановое количество, учреждение получает свою плановую (нормативную) потребность, выраженную как в натуральном, так и денежном выражении.

Расчет можно производить не от стандарта, а по статистическим данным за предыдущие периоды, когда общий объем произведенных затрат распределяется относительно койко-дней (для стационаров), посещений (для амбулаторного приема), далее полученные значения индексируются на возможный рост цен и умножаются на плановые значения объемов медицинской помощи.

Пример 2. Планирование потребности в закупках медикаментов и медицинских изделий на год

Медицинское учреждение планирует расходы на очередной плановый период по стационару, амбулаторному приему, дневному стационару на основании усредненных фактических показателей предыдущих учетных периодов. Расчет производится исходя из усредненной стоимости койко-дня, посещения. В примере представлены условные цифры.

Показатель	Стационар		Амбулаторный прием	Дневной стационар	Итого
	профиль N1	профиль N2
Расходы на медикаменты и медицинские изделия, статистика за прошлые периоды (среднее значение), руб.	15 000 000,00	24 000 000,00	500 000,00	700 000,00	40 200 000,00
Количество койко-дней/посещений, статистика за прошлые периоды (среднее значение)	4 000	6 000	2 000	1 000	13 000,00
Средний расход на койко-день, руб.	3 750,00	4 000,00	250,00	700,00	8 700,00
Индексация, условный процент 4%	3 900,00	4 160,00	260,00	728,00	9 048,00
План по койко-дням на плановый год	4 200	6 000	2 300	1 100	13 600,00
План по расходу на плановый период, руб.	16 380 000,00	24 960 000,00	598 000,00	800 800,00	42 738 800,00

Таблица может быть детализирована до конкретных нозологий и источников финансирования путем добавления дополнительных столбцов. Такой расчет даст общий контур для понимания границ планирования с тем, чтобы при расчете потребности по стандартам не выйти за рамки финансирования.

Контроль за движением материальных запасов

Движение материальных запасов контролируется прежде всего через анализ соблюдения нормативов затрат, который в свою очередь может осуществляться путем проведения инвентаризаций, контрольных замеров, проведения экономико-математического моделирования, экономического анализа. Полученные сведения должны быть оценены на предмет отклонений: перерасход по одному виду оказываемой медицинской помощи может повлечь недостаток ресурсов для оказания другого, что в свою очередь скажется на качестве оказания медицинских услуг в целом.

Источниками информации для анализа материальных запасов могут являться:

- Контракты (договоры) на поставку: цены, стадия исполнения, недопоставки, невыбранные остатки запасов;

- Оперативная информация отдела снабжения (контрактной службы): заявки подразделений учреждения на закупку (заказы поставщикам);

- Показатели бухгалтерского учета по счету 10500 "Материальные запасы": обороты, остатки, в том числе по подразделениям, оборачиваемость отдельных материальных запасов, расходы в разрезе источников финансирования;

- Сведения отчетных форм, как внутренних, так и внешних.

В рамках контроля использования материальных запасов должны решаться следующие задачи:

- определение уровня обеспеченности учреждения необходимыми ресурсами по видам, количеству, срокам поставки;

- выявление факторов отклонений фактического расхода от нормативного, оценка их величины, изучение причин;

- анализ уровня материалоемкости, в том числе в динамике;

- анализ возможных резервов снижения материалоемкости и лучшего использования материалов при лечении пациентов.

При проведении анализа движения материальных запасов следует мониторить соответствие фактического наличия важнейших видов запасов нормативному показателю, также выявлять излишние, неиспользуемые номенклатурные позиции.

Проведение АВС и VEN-анализа

В качестве системы контроля за движением запасов может быть использован метод ABC-анализа. При ABC-анализе запасы делятся на три группы исходя из стоимости, объема и частоты расходования, а также отрицательных последствий в случае недопоставки. Медицинские учреждения используют АВС-анализ для изучения структуры затрат на медицинскую помощь и выделения наиболее затратных позиций. Поскольку в основе АВС-анализа лежит принцип Парето: 20% усилий определяют 80% результата, управление наиболее затратными статьями расхода должно оказать наибольшее влияние на управление расходами в целом.

В результате ABC-анализа объекты делят на три группы:

Группа A. Самые затратные позиции: 20% номенклатурных позиций, составляющих 80% расходов.

Группа B. Промежуточные позиции - 30% номенклатурных позиций, составляющих 15% расходов.

Группа C. Наименее ценные позиции. Это 80% номенклатурных позиций, составляющих 5% расходов.

Перед тем, как проводить АВС-анализ необходимо определить рамки анализа:

- временной период;

- объект анализа: все материальные запасы, только медикаменты или только медицинские изделия.

АВС-анализ возможно провести как в отношении совокупных затрат всего учреждения, так и в отношении отдельного структурного подразделения.

При проведении АВС-анализа рекомендуется придерживаться следующих шагов:

Шаг 1. Составляем таблицу, в которой указываем анализируемые номенклатурные позиций в первом столбце и во втором столбце указываем сумму затрат по ним.

Шаг 2. Добавляем третий столбец, в котором считаем долю каждой номенклатурной позиции в общем объёме затрат по формуле: расходы на закупку номенклатурную позицию за период / общий объем затрат по таблице 100%.

Шаг 3. Сортируем таблицу по третьему столбцу по убыванию.

Шаг 4. Добавляем четвертый столбец, в котором считаем совокупный процент нарастающим итогом. Это значит, что к каждой доле нужно прибавить все предыдущие.

Шаг 5. В пятом столбце необходимо как раз провести классификацию по группам АВС в зависимости от расходов по совокупному проценту. Номенклатурные позиции с показателем меньше 80% относятся к группе A, 80-95% - к группе B, 95-100% - к группе C.

N п/п	Наименование	Сумма расходов, руб.	Удельный вес, %	Совокупный процент, %	Группа
1	Пропофол-Бинергия	1 153 200,00	29,77%	29,77%	A
2	Меропенем	745 944,77	19,26%	49,03%	A
3	Ксарелто	634 350,42	16,38%	65,41%	A
4	Кабивен периферический	514 784,40	13,29%	78,70%	A
5	Повидон-йод	384 578,20	9,93%	88,63%	В
6	Нитроглицерин	232 000,00	5,99%	94,61%	В
7	Линекс Форте	182 275,52	4,71%	99,32%	С
8	Медомекси	26 069,74	0,67%	99,99%	С
9	Лафракс	242,55	0,01%	100,00%	С
	Итого	3 873 445,60

Из таблицы видно, что позиций 1-4 требуют 80% бюджета. При проведении АВС-анализа следует обращать внимание на препараты группы А, поскольку именно они отвлекают основную сумму затрат на себя.

Результаты АВС-анализа как правило увязывают с VEN-анализом, который позволяет определить приоритетные лекарственные препараты. Аббревиатура VEN расшифровывается следующим образом:

- Жизненно важные препараты (vital) - лекарственные средства, необходимые для спасения жизни (например, тромболитики), постоянно необходимые для поддержания жизни (инсулин, глюкокортикостероиды) и те, после прекращения приема которых развивается синдром отмены.

- Необходимые препараты (essential) предназначены для лечения менее опасных, но серьезных заболеваний.

- Второстепенные (non-essential) - лекарства для лечения легких заболеваний, лекарства сомнительной эффективности, дорогостоящие лекарства с симптоматическими показаниями.

Категории VEN лекарственных средств можно взять из формулярного списка, если для учреждения он утвержден. В случае если нет, то экономисту следует обратиться к главному врачу, клиническому фармакологу для проведения такой классификации планируемых к закупке лекарственных средств. Препарат к группе V можно отнести по формальному признаку: например, по его наличию в перечне жизненно необходимых и важнейших лекарственных средств, формуляре.

Шаг 6. Добавляем в таблицу с АВС-анализом дополнительный столбец "Категория" в котором проводим классификацию по индексам жизненной важности.

N п/п	Наименование	Сумма расходов, руб.	Удельный вес, %	Совокупный процент, %	Группа	Категория
1	Пропофол-Бинергия	1 153 200,00	29,77%	29,77%	A	V
2	Меропенем	745 944,77	19,26%	49,03%	A	E
3	Ксарелто	634 350,42	16,38%	65,41%	A	E
4	Кабивен периферический	514 784,40	13,29%	78,70%	A	V
5	Повидон-йод	384 578,20	9,93%	88,63%	B	E
6	Нитроглицерин	232 000,00	5,99%	94,61%	B	N
7	Линекс Форте	182 275,52	4,71%	99,32%	С	N
8	Медомекси	26 069,74	0,67%	99,99%	С	E
9	Лафракс	242,55	0,01%	100,00%	С	N
	Итого	3 873 445,60

Шаг 7. Проводим анализ полученных данных. Для комплексной оценки расходов нужно преобразовать полученные данные в сводную таблицу результатов ABC-, VEN-анализа.

Группа/ Категория	Доля затрат, %			Суммарно
	V	Е	N
А	43,06%	35,63%	0,00%	78,70%
В	0,00%	9,93%	5,99%	15,92%
С	0,00%	0,67%	4,71%	5,39%
Итого	43,06%	46,24%	10,70%	100,00%

В рассмотренном примере затраты на лекарственные средства рациональны, так как основная доля затрат (43,06%+46,24%) приходится на значимые препараты, на препараты без доказанной эффективности приходится только 10,70%.

ABC-, VEN-анализы необходимо проводить регулярно с целью систематической оценки рациональности использования ресурсов.

Следует также по возможности разгруппировать номенклатуру таким образом, чтобы группу материальных запасов общего назначения, используемую при любых видах медицинской помощи (бинты, вата, физрастворы, и пр.) возможно было анализировать обособленно и рассчитать в качестве нормативного среднесуточного запаса на койко-день.

Показатели эффективности использования материальных запасов

При анализе эффективности использования материальных запасов в медицинском учреждении возможно пользоваться оценочными показателями из общей экономической теории, но при этом анализировать указанные показатели нужно в комплексе с другими, например, количество пролеченных больных, оборот койки, уровень качества медицинской помощи. То есть, использование оценочных показателей должно учитывать отраслевую специфику.

Анализ эффективности использования материальных запасов целесообразно начинать с изучения обобщающих показателей, затем переходить к частным. Обобщающими показателями эффективности использования материальных запасов являются: материалоемкость, материалоотдача, удельный расход материальных запасов на единицу медицинской помощи (конкретного вида), удельный вес материальных затрат в себестоимости медицинской услуги.

Частные показатели используются для характеристики эффективности потребления отдельных элементов материальных ресурсов и для установления снижения материалоемкости отдельных изделий. Например, показатели материалоемкости, рассчитываемые по отдельным видам материальных ресурсов.

Применение обобщающих показателей в анализе позволяет получить общее представление об уровне эффективности использования материальных ресурсов и резервах его повышения.

Детализация анализа производится в зависимости от поставленной цели:

анализ обобщающих показателей рациональности использования материальных ресурсов по учреждению в целом;

анализ показателей использования материальных ресурсов по видам (при большой номенклатуре изучаются главные виды, составляющие наибольший удельный вес или остродефицитные и т.д.).

анализ использования материалов на услугу (нормы расхода, фактический расход; причины отклонений от норм, факторы динамики фактического расхода; потери материальных ресурсов, величина отходов; замена материалов; резервы лучшего использования материальных ресурсов) в разрезе структурных подразделений учреждения.

- Материалоемкость (Ме): показатель расхода материальных ресурсов на выполнение какой-либо медицинской услуги, характеризующий величину материальных затрат, приходящихся на 1 руб. оказанной услуги.

В медицинском учреждении материалоемкость зависит от объема оказанных медицинских услуг и суммы материальных затрат на их оказание. Материальные затраты в свою очередь зависят от объема медицинской помощи, ее структуры, расхода материалов на единицу услуги, стоимости материалов.

Ме = М / Объем оказанных услуг

где М - материальные затраты для целей медицинской деятельности.

Расчет и анализ частных показателей материалоемкости позволяет выявить структуру материальных затрат, уровень материалоемкости отдельных видов материальных ресурсов, установить резервы снижения материалоемкости продукции.

Повышение материалоемкости может быть связано с нарушением стандарта, либо с ошибками и недоработками в части материально технического снабжения, низким качеством закупленных материалов.

- Материалоотдача (Мо): показатель расхода материальных запасов, характеризующий объем оказанной медицинской помощи с каждого рубля потребленных материальных запасов. Является обратным показателем к материалоемкости.

Мо = Объем оказанных услуг / М

С точки зрения эффективности использования материальных запасов показатель материалоемкости (Ме) при прочих равных условиях должен снижаться, а показатель материалоотдачи (Мо) должен расти.

- Удельный расход ресурсов (УР) - расход лекарственных средств и медицинских изделий на единицу медицинской помощи в среднем или на одну конкретную медицинскую услугу можно рассчитать по формуле:

УР = VМР / n,

где УР - удельный расход ресурсов,

VМР - объем лекарственных средств и медицинских изделий (в граммах, штуках, дозах);

n - количество медицинских услуг одного вида или общее их количество за анализируемый период.

Удельный вес лекарственных средств и медицинских изделий - это величина конкретных материальных запасов в полной себестоимости медицинской услуги. Анализ показателя в динамике будет свидетельствовать об изменении материалоемкости медицинской услуги.

- Коэффициент материальных запасов вычисляется как соотношение фактической суммы расходов на материальные запасы и планового значения. Данный показатель отражает насколько экономно расходуются материалы. Если коэффициент больше 1, это говорит о перерасходе материалов, и наоборот.

- Анализ эффективности использования материальных ресурсов можно рассчитать путем сравнения фактического процента полезного использования материальных ресурсов к плановому по формуле:

ЭМз = (МЗф/Мзпл)х100%

Показатель менее 100% говорит об эффективном использовании материальных запасов.

Влияние эффективности использования ресурсов на объем оказываемой медицинской помощи можно рассчитать по формуле:

Vмп = МЗ х Мо или Vмп = МЗ / Ме.

Пример 3. Расчет эффективности использования материальных ресурсов

Фактическое использование материальных запасов = 16 500 000 руб.

Плановое использование материальных запасов = 15 950 000 руб.

ЭМЗ= (16 500 000/15 950 000) х 100% = 103%

Полученный результат может говорить о неэффективном использовании материальных ресурсов в объеме 3%, в этом случае нужно подробно анализировать причины.

Предположим, что при внедрении технологии в очередном году удалось снизить затраты до 15 650 000 руб. в год, при условии сохранения планового значения, тогда эффективность использования материальных ресурсов примет значение: (15 650 000/15 950 000) х 100% = 98%, то есть, тренд на эффективное использование в виде экономии в 2% очевиден.

Тема

Бюджетная сфера: право, финансы, экономика, аудит