Энциклопедия решений. Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет (для бюджетной сферы)

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет (для госсектора)

Работникам организации госсектора из кассы выдаются денежные средства под отчет. Каков порядок документального оформления этой операции и как она отражается в учете?

Юридические аспекты

Порядок выдачи под отчет денежных средств регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У).

Наличные денежные средства выдаются под отчет для осуществления расходов, связанных с деятельностью учреждения, по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, размера аванса и срок, на который он выдается (абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У, п. 213 Инструкции N 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Внимание

По мнению ФНС России, выраженному в письме от 24.01.2005 N 04-1-02/704, отсутствие приказа руководителя юрлица с указанием срока, на который выдан аванс, срок выдачи подотчетных сумм считается не установленным, и, соответственно, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Выдача наличных денег под отчет осуществляется при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абзац 3 пп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У).

Перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, утверждается приказом по учреждению. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов.

Если работник не представит в установленный срок авансовый отчет, то у него остается задолженность перед учреждением. При этом у работодателя есть возможность удержания задолженности из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ).

Примечание

Работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

При возврате работником подотчетных сумм в кассу учреждения контрольно-кассовая техника не применяется, так как указанная операция не связана с продажей товаров, выполнением работ или оказанием услуг (см. письмо МНС России от 16.09.2004 N 33-0-11/585@).

В соответствии с п. 2 Указания ЦБР от 07.10.2013 N 3073-У (далее - Указание N 3073-У) юридические лица могут расходовать наличные деньги, поступившие в их кассы за проданные ими товары, выполненные ими работы и оказанные ими услуги (наличную выручку), а также страховые премии для выдачи наличных денег работникам под отчет.

Внимание

Оплата расходных обязательств учреждения наличными денежными средствами по договорам с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями, должна осуществляться с соблюдением предельного размера расчетов наличными деньгами, установленного п. 6 Указания N 3073-У.

Бухгалтерский учет и отчетность

Для учета движения наличных денежных средств предназначен счет 201 34 "Касса" (п. 166 Инструкции N 157н).

Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам).

При отражении операций по аналитическим счетам счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" следует руководствоваться указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, действующими на момент оформления операции.

Счет 208 00 - активно-пассивный. По дебету счета отражается выдача авансов и возмещение перерасхода подотчетных сумм по принятым к бухгалтерскому учету расходам, произведенным подотчетным лицом. По кредиту счета - принятые к бухгалтерскому учету суммы произведенных подотчетным лицом расходов и возвращенные остатки подотчетных сумм.

Выдача наличных денежных средств под отчет отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 0 201 34 000 "Выбытия средств из кассы учреждения" (п. 49, п. 84 Инструкции N 162н, п. 85, п. 105 Инструкции N 174н, п. 88, п. 108 Инструкции N 183н).

Выдача денежных средств под отчет из кассы учреждения также отражается в качестве увеличения по забалансовому счету 18 "Выбытия денежных средств" (п. 367 Инструкции N 157н).

Письменное распоряжения руководителя учреждения на выдачу денежных средств подотчетному лицу является основанием для отражения в бухгалтерском учете сумм принятых обязательств (бюджетных обязательств).

В бюджетном учете казенных учреждений принятие бюджетных обязательств отражается по дебету счета 0 501 03 000 "Лимиты бюджетных обязательств получателя бюджетных средств" в корреспонденции с кредитом счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" (п. 140 Инструкции N 162н).

В бухгалтерском учете бюджетных и автономных учреждений суммы принятых обязательств отражаются по дебету счета 0 506 00 000 "Право на принятие обязательств" в корреспонденции с кредитом счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" (п. 167 Инструкции N 174н, п. 193 Инструкции N 183н).

При выдаче денежных средств под отчет необходимо внести изменения в объем принятых денежных обязательств. Данная операция отражается по дебету счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" и кредиту счета 0 502 02 000 "Принятые денежные обязательства" (п. 141 Инструкции N 162н, п. 167 Инструкции N 174н, п. 193 Инструкции N 183н).

Порядок формирования казенными учреждениями бюджетной отчетности предусматривает отражение в Отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127) показателей исполнения бюджета в сумме выбытий денежных средств с лицевого счета получателя бюджетных средств, в том числе и для последующей оплаты расходных обязательств наличными денежными средствами (п. 61 Инструкции N 191н). Соответственно, подотчетные суммы, выданные из кассы учреждения, не находят отражения в Отчете об исполнении бюджета (ф. 0503127).

При формировании годовой (квартальной) бухгалтерской отчетности бюджетными и автономными учреждениями аналитические данные по выбытиям, отраженные на забалансовых счетах 18, открытых к счетам 0 201 34 000 "Касса", являются основанием для отражения показателей в графе 7 раздела "Расходы учреждения" Отчета об исполнении учреждением Плана ФХД (ф. 0503737) (п. 43 Инструкции N 33н), а также показателей раздела 2 "Выбытия" Отчета о движении денежных средств учреждения (п. 55.1 Инструкции N 33н).

Типовые корреспонденции счетов

N п/п	Казенное учреждение		Бюджетное (автономное) учреждение *(1)		Содержание хозяйственной операции
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1.	КРБ 1 208 XX 560 *(2)	КИФ 1 201 34 610 Увеличение 18 *(3)	0 208 XX 560 (0 208 XX 000)	0 201 34 610 (0 201 34 000) Увеличение 18	Из кассы под отчет выданы денежные средства
2.	КРБ 1 501 13 000	КРБ 1 502 11 000	0 506 10 000	0 502 11 000	Приняты обязательства (бюджетные обязательства)
3.	КРБ 1 502 11 000	КРБ 1 502 12 000	0 502 11 000	0 502 12 000	Приняты денежные обязательства

______________________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают соответствующий код бюджетной классификации согласно п. 21 Инструкции N 157н. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

*(2) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.

*(3) В казенных учреждениях и органах власти отражение на забалансовых счетах 17 и 18 осуществляется в порядке, определенном учетной политикой (п.п. 365, 367 Инструкции N 157н).

Документооборот

Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Перечень форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями и Методические указания по их применению утверждены Приказом N 52н .

Выдача наличных денежных средств под отчет проводится по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) (п. 167 Инструкции N 157н, п. 6 Указания N 3210-У). При выдаче наличных денежных средств из кассы под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных Расходных кассовых ордеров (ф. 0310002) применяется Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам могут составляться отдельно на заработную плату, хозяйственные расходы и другие нужды. Каждая законченная ведомость оформляется как расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) отражается в Кассовой книге (ф. 0504514) (п. 167 Инструкции N 157н).

Если подотчетное лицо приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Бланки доверенностей ф. 0315001, ф. 0315002 утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Подотчетное лицо должно отчитаться за полученные денежные средства, предоставив Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции N 157н, п. 6.3 Указания N 3210-У). Проверенные бухгалтерией Авансовые отчеты (ф. 0504505) утверждаются руководителем учреждения или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

Если подотчетное лицо приобретает товары или иные материальные ценности от имени организации, ему необходима доверенность на их получение либо на представление интересов компании (ст. 182 ГК РФ). Бланки доверенностей можно разработать на основе форм N М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а.

Пример заполнения Расходного кассового ордера (ф. 0310002)

Пример заполнения доверенности М-2

Пример заполнения Авансового отчета (ф. 0504505)

Налогообложение

НДФЛ

Доходом физлица признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме (ст. 41 НК РФ). Поэтому выданные работнику из кассы под отчет денежные средства не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ, а также произведенной по трудовому договору выплатой работнику, которая включается в объект налогообложения страховыми взносами (см. постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08). А, следовательно, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Однако, по мнению Минтруда России, невозвращенные подотчетные деньги (отсутствие отчетов об их расходовании) являются выплатами в пользу работников в рамках трудовых отношений (письмо от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Аналогичные выводы сделал ФСС РФ в п. 5 приложения к письму от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 "Об обложении страховыми взносами отдельных видов выплат".

Пример

Казенное учреждение

15 марта работнику из кассы казенного учреждения выданы денежные средства под отчет в сумме 2 000,00 руб. для приобретения канцелярских товаров.

16 марта работником представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров, на сумму 2 000,00 руб.

В бюджетном учете выдача денежных средств под отчет и приобретение канцелярских товаров будут отражены следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Описание
15 марта
КРБ 1 208 34 560	КИФ 1 201 34 660 Увеличение 18 (340 КОСГУ)	2 000,00	Выданы из кассы денежные средства на приобретение канцелярских товаров
КРБ 1 501 13 340	КРБ 1 502 11 340	2 000,00	Приняты бюджетные обязательства
КРБ 1 502 11 340	КРБ 1 502 12 340	2 000,00	Приняты денежные обязательства
16 марта
КРБ 1 105 36 340	КРБ 1 208 34 660	2 000,00	Приняты к учету материальные запасы, приобретенные через подотчетное лицо

Бюджетное (автономное) учреждение

26 марта из кассы бюджетного (автономного) учреждения за счет средств от приносящей доход деятельности работнику выданы под отчет 5 000,00 руб. в целях приобретения канцелярских товаров.

28 марта работником представлен авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на приобретение канцелярских товаров, на сумму 5 000,00 руб.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения будут отражены следующие корреспонденции счетов:

Бюджетное учреждение		Автономное учреждение		Сумма, руб.	Описание
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
26 марта
2 208 34 560	2 201 34 610 Уменьшение 18 (244 КВР, 340 КОСГУ)	2 208 34 000	2 201 34  000 Уменьшение 18 (244 КВР, 340 КОСГУ)	5 000,00	Выданы из кассы денежные средства на приобретение канцелярских товаров
2 506 10 000	2 502 11 340	2 506 10 000	2 502 11 340	5 000,00	Приняты обязательства
2 502 11 340	2 502 12 340	2 502 11 340	2 502 12 340	5 000,00	Приняты денежные обязательства
28 марта
2 105 36 340	2 208 34 660	2 105 36 340	2 208 12 000	5 000,00	Приняты к учету материальные запасы, приобретенные через подотчетное лицо

Учет выдачи денежных средств из кассы под отчет

Работникам организации госсектора из кассы выдаются денежные средства под отчет. Каков порядок документального оформления этой операции и как она отражается в учете?

Юридические аспекты

Бухучет и отчетность

Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример

Формы документов

Построить список