Энциклопедия решений. Учет поступления средств в счет возмещения расходов из кассы на счет (для бюджетной сферы) (ноябрь 2024)

Поступление денежных средств в счет возмещения расходов из кассы на счет (для госсектора)

Организация госсектора вносит из кассы на лицевой счет наличные денежные средства, поступившие в качестве возмещения ранее произведенных в текущем году расходов. Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете, отчетности и при налогообложении?

Юридические аспекты

При ведении кассовых операций организациями государственного сектора применяется Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У), с учетом особенностей, предусмотренных п. 167 Инструкции N 157н.

Казенные учреждения, органы государственной власти и местного самоуправления (далее - получатели бюджетных средств) осуществляют операции с бюджетными средствами через лицевые счета, открываемые в территориальных органах Федерального казначейства (далее - ТОФК), финорганах субъектов РФ или муниципальных образований (далее - финорган соответствующего бюджета) (п.п. 4, 11 ст. 161, ст. 220.1 БК РФ).

Бюджетные учреждения по общему правилу все операции с поступающими им средствами осуществляют через лицевые счета, открываемые в ТОФК или финоргане соответствующего бюджета (п. 8 ст. 9.2 Закона N 7-ФЗ).

Автономные учреждения вправе открывать счета в кредитных организациях и (или) лицевые счета соответственно в ТОФК, финансовых органах субъектов РФ, муниципальных образований (ч. 3 ст. 2 Закона N 174-ФЗ).

В соответствии со ст. 241.1 БК РФ полномочиями по организации обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в ТОФК, финорганах соответствующего бюджета, наделено Федеральное казначейство. Порядок обеспечения наличными денежными средствами указанных организаций установлен приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 N 10н (далее - Правила N 10н).

Согласно п. 3 Правил N 10н зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения осуществляется со счетов, открытых ТОФК в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях на балансовом счете N 40116 "Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям" (далее - счет N 40116).

При этом в соответствии с положениями п.п. 32, 42 Правил N 10н внесение денежных средств из кассы учреждения на лицевой счет может быть осуществлено несколькими способами:

- внесением уполномоченным работником наличных денежных средств непосредственно в кассу подразделения ЦБ РФ (кредитной организации) по месту открытия ТОФК соответствующего счета N 40116 на основании Объявления на взнос наличными (код формы по ОКУД 0402001);

- внесением средств через инкассаторских работников по Препроводительным ведомостям к сумкам (код формы по ОКУД 0402300);

- путем внесения денежных средств с использованием банковских карт через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств.

Бухгалтерский учет

Для учета расчетов учреждения с ТОФК (финансовым органом соответствующего бюджета), возникающих по операциям с наличными денежными средствами, предназначен счет 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" (п. 230 Инструкции N 157н).

Исходя из положений Правил N 10н, в соответствии с п. 230 Инструкции N 157н на счете 210 03 подлежат отражению операции по зачислению денежных средств на соответствующий счет N 40116, открытый ТОФК в подразделении ЦБ РФ (кредитной организации).

Согласно п.п. 365, 367 Инструкции N 157н параллельно со счетами 2 201 00 000 "Денежные средства учреждения", 2 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" ведется учет на забалансовых счетах:

- 17 "Поступления денежных средств";

- 18 "Выбытия денежных средств".

Операции по передаче наличных денег инкассаторам и по внесению наличных с использованием карт через банкомат (электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт) отражаются в учете учреждений бухгалтерской записью по дебету счета 0 201 23 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути" в корреспонденции с кредитом счета 0 201 34 000 "Касса" (абзацы 2, 3 п. 47, абз. 9 п. 49 Инструкции N 162н; абзацы 2, 3 п. 77 Инструкции N 174н; абзацы 2, 3 п. 80 Инструкции N 183н).

При внесении денежных средств непосредственно в кассу подразделения ЦБ РФ (кредитной организации) на основании Объявления на взнос наличными в учете учреждений отражается бухгалтерская запись по дебету счета 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" в корреспонденции с кредитом счета 0 201 34 000 "Касса" (абз. 5 п. 92 Инструкции N 162н, абз. 3 п. 114 Инструкции N 174н, абз. 3. п. 117 Инструкции N 183н).

Поступление (зачисление) наличных средств в счет восстановления расходов на балансовый счет N 40116 из кассы учреждения при условии зачисления средств на счет в операционный день, отличный от дня выбытия средств из кассы путем их инкассации, внесении уполномоченным сотрудником учреждения с использованием банковской карты, отражается по дебету счета 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" в корреспонденции с кредитом счета 0 201 23 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути" (абз. 15 п. 47 Инструкции N 162н, абз. 3 п. 78 Инструкции N 174н, абз. 3. п. 81 Инструкции N 183н).

Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов с балансового счета N 40116 на лицевой счет казенного учреждения отражается бухгалтерской записью по дебету счета 1 304 05 000 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом" в корреспонденции с кредитом счета 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с финансовым органом по наличным денежным средствам" (абз. 6 п. 92 Инструкции N 162н).

Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов с балансового счета N 40116 на лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения отражается бухгалтерской записью по дебету счета 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства" в корреспонденции с кредитом счета 0 210 03 000 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" - датой списания денежных средств со счета N 40116 и их зачисления на лицевой счет учреждения (абз. 3 п. 115 Инструкции N 174н, абз. 3. п. 118 Инструкции N 183н).

Если наличные деньги, сданные из кассы с использованием карт через банкомат (электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт), переданные инкассаторам, поступают на лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения в день их поступления на счет N 40116, то оформляется бухгалтерская запись по дебету счета 0 201 11 000 "Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства" в корреспонденции с кредитом счета 0 201 23 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути" (абз. 2 п. 78 Инструкции N 174н, абз. 2. п. 81 Инструкции N 183н).

Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов на расчетный счет, открытый автономному учреждению в кредитной организации, отражается бухгалтерской записью по дебету счета 0 201 21 000 "Денежные средства учреждения на счетах в кредитной организации" в корреспонденции с кредитом счетов 0 201 23 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути", 0 201 34 000 "Касса" (абз. 5 п. 77 Инструкции N 183н).

Бухгалтерская отчетность

Формирование бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции N 33н, казенных учреждений - в соответствии с требованиями Инструкции N 191н.

Все показатели, отраженные в формах бухгалтерской отчетности, должны быть подтверждены соответствующими регистрами бухгалтерского учета по учету операций с финансовыми активами.

Поступление наличных средств в кассу в счет восстановления ранее произведенных расходов отражается в графе 7 Раздела 2 "Расходы учреждения" Отчета об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее - Отчет (ф. 0503737)) на основании данных по забалансовому счету 18, открытому к счету 0 201 34 000 (п. 42 Инструкции N 33н). Дальнейшее внесение средств из кассы на лицевой счет учреждения (расчетный счет автономного учреждения) в разделе 2 "Расходы учреждения" Отчета (ф. 0503737) не отражается.

В тоже время, выбытие наличных денежных средств из кассы бюджетного (автономного) учреждения для внесения ее на лицевой счет получит свое отражение в разделе 3 "Источники финансирования дефицита средств учреждения" Отчета (ф. 0503737) в следующем порядке (п. 44 Инструкции N 33н):

- в строках 710 (в отрицательном значении) и 731 (в положительном значении) графы 6;

- в строках 720 (в положительном значении) и 732 (в отрицательном значении) графы 7.

Зачисление наличных денежных средств на лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения получит свое отражение в разделе 3 Отчета (ф. 0503737) следующим образом:

- в строках 710 (в отрицательном значении) и 731 (в положительном значении) графы 5;

- в строках 720 (в положительном значении) и 732 (в отрицательном значении) графы 6.

В соответствии с положениями п. 55.1 Инструкции N 33н суммы восстановления ранее произведенных расходов уменьшают показатель соответствующей строки Раздела 2 "Выбытия" Отчета о движении денежных средств учреждения (ф. 0503723) (далее - Отчет (ф. 0503723)).

Показатели строк 501 и 502 раздела 3 "Изменение остатков средств" Отчета (ф. 0503723) формируют информацию о внесении наличных денежных средств из кассы на лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения в следующем порядке (п. 55.1 Инструкции N 33н):

- в строке 501 указывается сумма показателей, отраженных по строке 710 графы 9 Отчета (ф. 0503737), представленного на отчетную дату;

- в строке 502 указывается показатель строки 720 графы 9 Отчета (ф. 0503737), представленного на отчетную дату.

В силу положений п. 61 Инструкции N 191н раздел "Расходы бюджета" Отчета об исполнении бюджета главного распорядителя, распорядителя, получателя бюджетных средств, главного администратора, администратора источников финансирования дефицита бюджета, главного администратора, администратора доходов бюджета (ф. 0503127) (далее - Отчет (ф. 0503127)), формируется казенным учреждением на основании данных по кассовым расходам, исполненных через лицевой счет (графа 6) либо через банковские счета (графа 7), а также некассовые операции (графа 8).

То есть, информация о поступлении средств в кассу казенного учреждения в счет восстановления ранее произведенных расходов в Отчете (ф. 0503127) не отражается. Информация о восстановлении кассового расхода должна получить свое отражение путем уменьшения показателя графы 6 раздела 2 Отчета (ф. 0503127) тогда, когда соответствующее восстановление будет отражено на лицевом счете получателя бюджетных средств.

Что касается Отчета о движении денежных средств (ф. 0503123) (далее - Отчет (ф. 0503123)), то в нем, напротив, отражается информация о восстановлении кассового расхода на основании бухгалтерской записи, отражающей поступление средств в кассу (п. 149 Инструкции N 191н). А операции по движению денежных средств между счетами, а также между счетами и кассой учреждения при формировании показателей Отчета (ф. 0503123) не учитываются.

Типовые корреспонденции счетов

N п/п	Казенное учреждение		Бюджетное (автономное) учреждение*(1)		Содержание хозяйственной операции
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1					Выбытие из кассы средств, поступивших в возмещение ранее произведенных расходов текущего года, в целях дальнейшего их внесения на лицевой счет, открытый учреждению:
1.1	КИФ 1 201 23 510 Уменьшение 18	КИФ 1 201 34 610 Увеличение 18	0 201 23 510 (0 201 23 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 34 610 (0 201 34 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	- при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт);
1.2	КИФ 1 201 23 510 Уменьшение 18	КИФ 1 201 34 610 Увеличение 18	0 201 23 510 (0 201 23 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 34 610 (0 201 34 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	- при передаче наличных денежных средств инкассаторам;
1.3	КРБ 1 210 03 560 Уменьшение 18	КИФ 1 201 34 610 Увеличение 18	0 210 03 560 (0 210 03 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 34 610 (0 201 34 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	- при внесении денежных средств непосредственно в кассу подразделения ЦБ РФ (кредитной организации) на основании Объявления на взнос наличными
2	КРБ 1 210 03 560 Уменьшение 18	КИФ 1 201 23 610 Увеличение 18	0 210 03 560 (0 210 03 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 23 610 (0 201 23 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Поступление (зачисление) наличных средств в счет восстановления расходов текущего года на балансовый счет N 40116 из кассы учреждения при условии зачисления средств на счет в операционный день, отличный от дня выбытия средств из кассы путем их инкассации, внесении уполномоченным сотрудником учреждения с использованием банковской карты
3	КРБ 1 304 05 ХХХ	КРБ 1 210 03 660 Увеличение 18	0 201 11 510 (0 201 11 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 210 03 660 (0 210 03 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов текущего года с балансового счета N 40116 на лицевой счет
4			0 201 11 510 (0 201 11 000) Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 23 610 (0 201 23 000) Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов текущего года на лицевой счет учреждения в случае, если такое зачисление производится в день выбытия средств из кассы путем их инкассации, внесении уполномоченным сотрудником учреждения с использованием банковской карты
5			0 201 21 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	0 201 23 000 0 201 34 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	Зачисление наличных средств в счет восстановления расходов текущего года на расчетный счет, открытый автономному учреждению в кредитной организации

______________________________

*(1) Счета, применяемые автономным учреждением, указаны в скобках. В разрядах 24-26 номера счета бухгалтерского учета автономные учреждения отражают аналитический код поступлений, выбытий объектов учета в структуре, утвержденной Планом ФХД. Если в скобках счет не указан, соответствующий счет может применяться как бюджетными, так и автономными учреждениями.

Документооборот

Выбытие наличных средств в счет восстановления расходов из кассы для их зачисления на лицевой (банковский) счет отражается на основании Расходного кассового ордера (форма по ОКУД 0310002).

Информация о зачислении денежных средств на соответствующий счет N 40116 для отражения бухгалтерской записи по внесению инкассированных из кассы средств, а также средств, внесенных при помощи банковской карты через банкомат, может быть получена из выписки по данному счету. Так, в соответствии с абз. 4 п. 36 Правил N 10н ТОФК предоставляет учреждению Сведения об операциях, совершаемых с использованием карт (код формы по КФД 0531246) не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от кредитной организации информации об операциях, совершаемых по счету N 40116 в разрезе карт.

Поступление средств в счет восстановления расходов на лицевой счет (банковский счет) отражается на основании документов, прилагаемых к выписке из лицевого (банковского) счета бюджетного (автономного) учреждения, лицевого счета получателя бюджетных средств.

Налогообложение

Операции по перемещению денежных средств внутри организации госсектора (внесение денежных средств из кассы на лицевой счет) не приводят к возникновению доходов и расходов, не облагаются НДС.

Пример

Пример 1.

Казенное учреждение вносит полученный в кассу от подотчетного лица остаток неизрасходованного аванса, выданного в текущем году на осуществление командировочных расходов. Наличные средства в размере 1 000 руб. сдаются кассиром на лицевой счет получателя бюджетных средств посредством их внесения через банкомат с использованием банковской карты. Согласно представленным ТОФК Сведениям об операциях, совершаемых с использованием карт (код формы по КФД 0531246), денежные средства зачисляются на счет N 40116 на следующий рабочий день после внесения средств через банкомат. На лицевой счет получателя бюджетных средств деньги поступают, согласно данным выписки, еще через день.

В бюджетном учете данные операции отражаются следующим образом:

Дебет		Кредит	Сумма, руб.	Содержание операции
КИФ 1 201 23 510 Уменьшение 18 (212 КОСГУ)		КИФ 1 201 34 610 Увеличение 18 (212 КОСГУ)	1 000,00	Выбытие остатка подотчетной суммы из кассы при ее внесении на лицевой счет с использованием банковской карты через банкомат
КРБ 1 210 03 560 Уменьшение 18 (212 КОСГУ)	КИФ 1 201 23 610 Увеличение 18 (212 КОСГУ)		1 000,00	Поступление внесенной через банкомат суммы на балансовый счет N 40116
КРБ 1 304 05 212	КРБ 1 210 03 660 Увеличение 18 (212 КОСГУ)		1 000,00	Зачисление средств с балансового счета N 40116 на лицевой счет получателя бюджетных средств

Пример 2.

Бюджетное (автономное) учреждение принимает в кассу от подотчетного лица неизрасходованные им средства в размере 500,00 руб., выданные ранее в текущем году на приобретение материальных запасов из средств субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания. Посредством Объявления на взнос наличными денежные средства сдаются на лицевой счет. На следующий день денежные средства, согласно данным выписки, зачислены на лицевой счет бюджетного (автономного) учреждения.

Данная ситуация отражается в учете учреждения следующими бухгалтерскими записями:

В бюджетном учреждении		В автономном учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
4 201 34 510 Уменьшение 18 (340 КОСГУ)	4 208 34 660	4 201 34 000 Уменьшение 18 (340 КОСГУ)	4 208 34 000	500,00	Отражено внесение остатка подотчетной суммы в кассу учреждения
4 210 03 560 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 201 34 610 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	4 210 03 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 201 34 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	500,00	Отражено внесение денежных средств непосредственно в кассу подразделения ЦБ РФ (кредитной организации) на основании Объявления на взнос наличными
4 201 11 510 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 210 03 660 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	4 201 11 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	4 210 03 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	500,00	Отражено зачисление наличной выручки на лицевой счет с балансового счета N 40116

Пример 3.

Бюджетное (автономное) учреждение получает в кассу от подотчетного лица остаток неизрасходованного аванса, выданного в текущем году на осуществление командировочных расходов из средств от приносящей доход деятельности. В конце рабочего дня происходит инкассация полученных денежных средств из кассы, в том числе остатка неизрасходованной подотчетной суммы в размере 5 000,00 рублей для последующего зачисления средств на лицевой счет учреждения. Денежные средства зачисляются на счет N 40116 на следующий рабочий день после их инкассации. На лицевой счет средства поступают, согласно данным выписки, еще через день.

Данная ситуация отражается в учете учреждения следующими бухгалтерскими записями:

В бюджетном учреждении		В автономном учреждении		Сумма, руб.	Содержание операции
Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
2 201 34 510 Уменьшение 18 (212 КОСГУ)	2 208 12 660	2 201 34 000 Уменьшение 18 (212 КОСГУ)	2 208 12 000	5 000,00	Отражено внесение остатка подотчетной суммы в кассу учреждения
2 201 23 510 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 34 610 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	2 201 23 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 34 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	5 000,00	Отражено выбытие денежных средств из кассы при их передачи инкассаторам
2 210 03 560 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 23 610 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	2 210 03 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 201 23 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	5 000,00	Отражено поступление (зачисление) наличных средств на балансовый счет N 40116
2 201 11 510 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 210 03 660 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	2 201 11 000 Увеличение 17 (510 КОСГУ)	2 210 03 000 Увеличение 18 (610 КОСГУ)	5 000,00	Зачисление наличных средств на лицевой счет с балансового счета N 40116

Поступление денежных средств в счет возмещения расходов из кассы на счет (для госсектора)

Организация госсектора вносит из кассы на лицевой счет наличные денежные средства, поступившие в качестве возмещения ранее произведенных в текущем году расходов. Как отразить данную операцию в бухгалтерском учете, отчетности и при налогообложении?

Юридические аспекты

Бухучет

Отчетность

Проводки

Документооборот

Налогообложение

Пример