Энциклопедия решений. Учет отпускных и пособия по временной нетрудоспособности в случае болезни во время отпуска (для бюджетной сферы) (декабрь 2024)

Учет отпускных и пособия по временной нетрудоспособности в случае болезни во время отпуска
(для бюджетной сферы)

Распространнная ситуация: сотруднику учреждения по графику на основании его заявления был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск. Но в период нахождения в отпуске он заболевает. Рассмотрим, как оформить данную операцию в бухгалтерском учете, если при переносе отпуска имеются основания для проведения перерасчета.

Перенос и продление отпуска в случае болезни сотрудника

Частью первой статьи 124 ТК РФ установлено, что в случае временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

При этом ТК РФ не содержит четкого предписания, когда отпуск нужно именно продлевать, а когда следует переносить его на другой срок. Указания на этот счет есть в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 N 169 (далее - Правила).

В п. 18 Правил установлены следующие принципы:

- если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником;

- если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.

Соответственно, если нетрудоспособность работника началась в период отпуска, по умолчанию отпуск должен быть продлен на число дней такой нетрудоспособности (см. также письмо Роструда от 27.12.2007 N 5339-6-1).

Вместе с тем, поскольку формулировка ст. 124 ТК РФ допускает оба варианта изменения отпускного периода, п. 18 Правил не должен рассматриваться как ограничение прав работника и работодателя договориться о переносе оставшихся дней отпуска в ситуации, когда причины, мешающие использовать отпуск, наступили уже после его начала. Ведь положения Правил не могут ограничивать права сторон трудового договора, закрепленные Трудовым кодексом РФ (ст. 423 ТК РФ). Вывод о правомерности переноса отпуска на другой срок при временной нетрудоспособности работника в период отпуска согласуется и с позицией судов (см., например, решения Советского районного суда г. Воронежа Воронежской области от 01.03.2018 по делу N 2-38/2018; Абаканского городского суда Республики Хакасия от 28.02.2018 по делу N 2-898/2018; определение Нижегородского областного суда от 14.12.2010 N 33-11010).

Таким образом, в любом случае в силу части первой ст. 124 ТК РФ неиспользованные в связи с болезнью дни отпуска должны быть предоставлены работнику. Например, то обстоятельство, что работник, находясь в отпуске, а также в день выхода на работу не уведомил работодателя о наличии листка нетрудоспособности и своем желании перенести дни отпуска на другое время, не лишает его права на использование этих дней. Соответственно работодатель должен перенести неиспользованные дни отпуска на другое время, согласованное с работником (ст. 124 ТК РФ).

Бухгалтерский (бюджетный) учет отпускных при продлении и переносе отпуска

Пособие по временной нетрудоспособности в случае продления или переноса отпуска следует начислить и выплатить в обычном порядке (для прошлых периодов см. письмо ФСС РФ от 05.06.2007 N 02-13/07-4830ю).

Отпускные при продлении отпуска на время болезни:

Ведение бухгалтерского учета осуществляется с использованием метода начисления, согласно которому результаты операций признаются в учете по факту их совершения независимо от того, когда получены или выплачены при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций, денежные средства (или их эквиваленты) (п. 16 Стандарта "Концептуальные основы..."; п. 3 Инструкции N 157н).

На основании п. 44 Стандарта "Концептуальные основы..." расходами признается снижение полезного потенциала активов и (или) уменьшение экономических выгод за отчетный период в результате выбытия или потребления активов, возникновения обязательств, за исключением уменьшения, связанного с изъятием имущества собственником (учредителем).

Из ст. 136 ТК РФ следует, что выплатить сотруднику отпускные работодатель обязан не позднее, чем за три дня до начала отпуска. Соответственно, именно на дату выплаты отпускных учреждение - работодатель обязано признать (начислить) в бухгалтерском учете расходы в виде суммы отпускных.

Из ч. 3 ст. 139 ТК РФ следует, что при определении суммы отпускных значение имеет дата начала периода, в течение которого сохраняется средний заработок (в данном случае - дата начала отпуска). Продление отпуска не влечет изменения количества его дней. Не изменяется при этом и дата начала отпуска.

Соответственно, при продлении отпуска на дни временной нетрудоспособности исчисленная и выплаченная работнику сумма отпускных остается неизменной То есть вносить в бухгалтерский учет какие-либо корректировки не нужно.

Отпускные при переносе отпуска:

При переносе отпуска ситуация иная. Напомним, что согласно п. 9 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее - Положение N 922), средний заработок работника определяется путем умножения среднего дневного заработка на количество дней (календарных, рабочих) в периоде, подлежащем оплате. То есть оплате подлежат дни, когда работник фактически отдыхал. При переносе не использованной из-за больничного части отпуска на другие дни изменяется расчетный период и соответствующий данному периоду средний заработок работника (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения N 922). Поэтому ранее выплаченные суммы отпускных необходимо пересчитать и начислить заново, исходя из нового расчетного периода с учетом фактически использованных работником дней отпуска.

В бухгалтерском учете при корректировке табеля ранее начисленные суммы отпускных сторнируются в части, приходящейся на отпускные, выплаченные за перенесенные (неиспользованные) дни.

Кроме того, подлежат сторнированию НДФЛ и страховые взносы (в том числе от НС и ПЗ), исчисленные с суммы отпускных, выплаченных за дни болезни сотрудника.

Записи "Красное сторно" делаются на текущую дату (на дату осуществления перерасчета). Следует учитывать, что в данном случае факт перерасчета отпускных не может рассматриваться для целей бухгалтерского учета как исправление ошибки. На момент отражения в бухгалтерском учете операций по начислению отпускных работодатель не мог располагать информацией о том, что впоследствии сотрудник заболеет. Соответственно, отраженные в тот момент бухгалтерские записи ошибочными не являются.

Отрицательные остатки (дебиторская задолженность) по аналитическим счетам счета 0 302 00 000 не допускаются (п. 1.5 письма Минфина России и Федерального казначейства от 17.12.2020 NN 02-04-04/110850, 07-04-05/02-26291, пп. 1.5, 9.6, 10.7 Приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 31.12.2019 N 02-06-07/103995 N 07-04-05/02-29148). Для учета дебиторской задолженности по заработной плате, возникшей в результате пересчета ранее начисленной суммы оплаты труда, применяется счет 0 206 11 000 "Расчеты по оплате труда" (п. 204 Инструкции N 157н).

Возникшая в результате пересчета отпускных задолженность сотрудника по заработной плате отражается бухгалтерской записью, оформленной методом "Красное сторно", по дебету счета 0 302 11 000 "Расчеты по заработной плате" в корреспонденции с кредитом счета 0 206 11 000 "Расчеты по оплате труда" (п. 80 Инструкции N 162н, п. 98 Инструкции N 174н, п. 101 Инструкции N 183н).

При предоставлении отпуска в новый срок отпускные рассчитываются заново исходя из нового расчетного периода. Их начисление отражается в бухгалтерском учете в общеустановленном порядке.

Корреспонденции счетов

______________________________

*(1) Если в разрядах 22, 23 номера счета бухгалтерского учета здесь и далее указано "ХХ" или "Х", то при формировании бухгалтерских записей должны применяться код группы, код вида синтетического счета объекта учета, соответствующие экономическому содержанию конкретной операции.

Документооборот при продлении и переносе отпуска

Для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности работнику необходимо представить листок временной нетрудоспособности, выданный медицинской организацией в соответствии Порядком выдачи и оформления листков нетрудоспособности, включая порядок формирования листков нетрудоспособности в форме электронного документа, утв. приказом Минздрава России от 23.11.2021 N 1089н (далее - Порядок) (ч. 5 ст. 13 Федерального закона N 255-ФЗ).

Порядок документального оформления продления и переноса отпуска, который работник не использовал по причине болезни, трудовым законодательством не регламентирован.

Продление отпуска является обязанностью работодателя и производится без обращения работника с заявлением о продлении. Работнику достаточно любым способом сообщить работодателю о наступлении оснований для продления отпуска, а при выходе на работу предъявить подтверждающий документ (листок нетрудоспособности). Издавать какой-либо приказ о продлении отпуска не надо, ведь продление не влечет изменение количества дней отпуска, не изменяется при этом и дата начала отпуска - происходит лишь увеличение периода отсутствия сотрудника на работе на количество календарных дней, в течение которых он находился на больничном (то есть дата его окончания). Вместе с тем не содержится в трудовом законодательстве и запрета на издание такого приказа.

При переносе отпуска нужно учитывать, что закон не содержит норм, устанавливающих требование оформить перенос неиспользованных дней отпуска в связи с временной нетрудоспособностью работника, наступившей в период отпуска не позднее дня выхода работника на работу, а равно и требование писать заявление о разрешении приступить к работе.

Согласно ст. 124 ТК РФ вопрос о возможности перенесения отпуска решается работодателем с учетом пожеланий работника. Поэтому, в случае, если работник желает перенести не использованные по причине болезни дни отпуска на другое время, он должен предоставить работодателю соответствующее заявление с указанием даты предоставления оставшейся части отпуска. Работодатель может согласовать перенос отпуска на новый срок, издав об этом соответствующий приказ либо поставив резолюцию на самом заявлении.

Приказ о переносе отпуска составляется работодателем в произвольной форме. В нем указываются основания переноса и новый срок отпуска. В качестве даты издания приказа о переносе отпуска следует указать дату его фактического оформления.

Перенесение отпуска на другой срок также может быть оформлено соглашением между работником и работодателем, составленным в произвольной форме.

Если информация об отпуске была отражена в соответствующем разделе личной карточки, то при переносе или продлении отпуска эту информацию необходимо скорректировать. Так, в случае переноса отпуска корректируются данные, отраженные в графах 1-6 личной карточки: старые сведения зачеркиваются, рядом вписываются новые данные. Кроме того, в графе 7 при этом следует указать реквизиты приказа о переносе отпуска. В случае продления отпуска корректируются только данные, отраженные в графе 6 личной карточки: зачеркивается старая дата окончания отпуска, а рядом вписывается новая дата. В графе 7 в этом случае отражаются реквизиты листка временной нетрудоспособности, приказа о продлении отпуска или иного документа, на основании которого отпуск продлевается.

В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) также необходимо сделать отметки. В случае переноса отпуска периоды, послужившие основанием для перенесения отпуска, фиксируются при помощи предназначенных для таких периодов условных обозначений ("Б") (как дни ежегодного отпуска эти периоды не обозначаются). Дни ежегодного оплачиваемого отпуска, перенесенные на другой срок, являются днями ежегодного оплачиваемого отпуска, соответственно и в табеле они должны обозначаться соответствующим кодом - "О". При продлении отпуска дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности, также отмечаются кодом "Б", а дни, на которые продлевается отпуск, - кодом "О". Учреждение вправе самостоятельно дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Примеры