Энциклопедия решений. Возмещение расходов на проезд при командировках (ноябрь 2024)

Возмещение расходов на проезд при командировках

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. В соответствии с п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение), расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Таким образом, работодатель в любом случае обязан возместить сотруднику стоимость проезда от места работы в место командирования и обратно, а также стоимость проезда из одного населенного пункта командирования в другой. Такие расходы подтверждаются проездными документами (п. 26 Положения).

Из п. 12 Положения следует, что к расходам по проезду относится стоимость дороги к станции, пристани, аэропорту, находящимся за чертой населенного пункта, а также от них только на транспорте общего пользования. Соответственно, работодатель не должен компенсировать работнику стоимость указанных поездок на такси, если они были произведены без разрешения или ведома работодателя.

У работника может возникнуть необходимость проезда транспортом общего пользования или на такси непосредственно в месте командирования. Такие расходы не отнесены к расходам по проезду. Однако из части первой ст. 168 ТК РФ и п. 24 Положения следует, что работодатель обязан возместить эти расходы как иные связанные с командировкой расходы, если они были произведены с его разрешения или ведома, при условии предоставления работником подтверждающих документов.

Не являются, на наш взгляд, расходами по проезду и расходы сотрудника на бензин, если он едет к месту командировки, обратно к месту постоянной работы, а также перемещается в месте командирования в период командировки на своем личном транспорте. Такие расходы также относятся к иным связанным с командировкой расходам и могут быть возмещены работнику при их подтверждении, если они были произведены с разрешения или с ведома работодателя или если порядок и размер их возмещения предусмотрен коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.

Если с работником заключено соглашение об использовании личного транспорта в служебных целях, на основании которого возмещаются расходы, связанные с таким использованием (ст. 188 ТК РФ), то затраты на дорогу в составе командировочных расходов работнику не компенсируются.

Для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник обязан представить проездные документы, которые должны быть связаны со служебной командировкой. Однако может возникнуть ситуация, когда работник вернулся в место работы позже определенного работодателем срока окончания командировки и, соответственно, представил в качестве подтверждения расходов по проезду к месту постоянной работы билет, дата которого не совпадает с датой окончания командировки. Полагаем, что в такой ситуации работодатель вправе отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой. Если работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе о направлении работника в командировку, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался. Если же работник изменил срок возвращения из командировки самовольно, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику. Однако, на наш взгляд, и в этом случае работодателю следует выяснить, имелись ли у работника причины для задержки в месте командировки и для несообщения работодателю об этом, оценить их обоснованность и уважительность и после этого принять решение, возмещать или не возмещать расходы по обратному проезду на основании представленного билета.

Тема

Возмещение командировочных расходов

См. также

Расходы на проезд в командировках в целях налогообложения прибыли

НДФЛ с возмещения расходов на проезд до места командировки и обратно

Вычеты НДС по командировочным расходам на проезд и проживание

Практические ситуации

Построить список