Энциклопедия решений. Организационно-правовые меры оператора по обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации (ноябрь 2024)

Организационно-правовые меры оператора по обеспечению безопасности персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации

Согласно п. 1 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 (далее - Положение), обработка данных считается осуществляемой без средств автоматизации, если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека. При этом обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее (п. 2 Положения).

Как следует из ч. 3 ст. 4 Закона N 152-ФЗ, особенности неавтоматизированной обработки персональных данных могут быть установлены федеральными законами и иными нормативными правовыми актами. При этом должны учитываться положения Закона N 152-ФЗ.

В случае обработки персональных данных работников без использования средств автоматизации необходимо соблюдать следующие правила:

1. Персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков). Не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель (п. п. 4, 5 Положения).

2. При хранении материальных носителей необходимо соблюдать условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.

3. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте неавтоматизированной обработки ими персональных данных, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки (п. 6 Положения).

4. Пунктом 7 Положения предусмотрено, что при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

5. В п. 8 Положения перечислены условия, соблюдение которых обязательно при ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора. Этот внутренний акт должен включать:

- сведения о цели обработки персональных данных;

- способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных;

- перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги);

- сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

6. Пунктами 13, 14, 15 Положения закреплено, что неавтоматизированная обработка персональных данных должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ; необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях; при хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

Таким образом, объектами обработки персональных данных без использования средств автоматизации (неавтоматизированной) являются документы, типовые формы и т. п. материальные носители информации, с которыми работает непосредственно человек путем использования, уточнения, распространения, уничтожения персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных в соответствии с Положением.

Тема

Оператор персональных данных

См. также

Организационно-правовые меры оператора по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах

Формы документов

Положение о порядке хранения и уничтожения материальных ценностей с персональными данными

Приказ об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных

Журнал (реестр, книга) учета физических лиц, содержащий персональные данные, необходимые для однократного пропуска их на территорию