Энциклопедия решений. Применение электронного кадрового документооборота при возникновении чрезвычайных обстоятельств (декабрь 2024)

Применение электронного кадрового документооборота при возникновении чрезвычайных обстоятельств

В силу части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Как видно, закон не уточняет, что решение о наличии каких-либо исключительных случаев, о которых идет речь в этой норме, должно приниматься органами власти. Соответственно, работодатель самостоятельно оценивает, имеют ли место перечисленные обстоятельства в конкретной ситуации. В этом формулировка части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ аналогична тем, которые использовались в части второй ст. 72.2 ТК РФ (о временном переводе работника на другую работу без его согласия) и ст. 312.9 ТК РФ (о временном переводе работника на дистанционную работу по инициативе работодателя). Поэтому представляется логичным применение по аналогии к части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ разъяснений из п. 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2: на работодателе лежит обязанность доказать наличие обстоятельств, с которыми закон связывает возможность временно обмениваться электронными документами.

Закон также не конкретизирует понятие "последующего представления соответствующих документов на бумажном носителе", в связи с чем невозможно с определенностью заключить, когда именно такой момент должен наступить. Логично предположить, что соответствующая обязанность не возлагается на стороны до момента прекращения перечисленных в рассматриваемой норме исключительных обстоятельств. Конкретный же срок на предоставление документов на бумажном носителе представляется целесообразным оговорить в локальном нормативном акте о временном обмене электронными документами.

Не конкретизирован в законе и вопрос об ответственности работника в случае непредоставления документов на бумажном носителе. На наш взгляд, логично было бы говорить о том, что, не предоставляя документы в такой ситуации, работник нарушает свои трудовые обязанности и может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (по аналогии со случаями, когда работник не предоставляет работодателю трудовую книжку, которую получил у него для целей обязательного социального страхования, - см. ответы Роструда).

Норма части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ не содержит никаких ограничений относительно ее применения при выдаче работникам копий документов. Соответственно, при наличии перечисленных в ней обстоятельств заявление о выдаче документов может быть подано работником в том числе и в электронной форме. В свою очередь, и работодатель формально вправе предоставить работнику запрошенные им копии документов также в электронной форме. Но когда соответствующие документы требуются работнику для предоставления в иные организации, такая форма их предоставления может создать для него трудности в реализации его прав. Поэтому полагаем, что даже при перечисленных в части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ обстоятельствах работодателю целесообразно предоставлять работнику запрошенные им копии документов на бумажном носителе, если сам работник не указал на возможность их предоставления в электронной форме.

Тема

Электронный документооборот в трудовых отношениях

См. также

Порядок принятия локальных нормативных актов и ознакомления с ними работников

Выдача работникам копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ)