Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на содержание служебного транспорта (август 2024)

Бухгалтерский учет расходов на содержание служебного транспорта

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

- расходы по обычным видам деятельности;

- прочие расходы.

Расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими.

К расходам на содержание служебного автотранспорта, в частности, относятся:

- расходы на ГСМ (все виды топлива - газ, бензин, дизтопливо и пр., масла и смазки);

- расходы на технический осмотр;

- расходы на покупку "зимней" резины;

- затраты на мойку автомобиля;

- плата за хранение автомобиля на платной стоянке и др.

Такие расходы на основании п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 относятся к расходам по обычным видам деятельности. Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий (п. 16 ПБУ 10/99):

- расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

- сумма расхода может быть определена;

- имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Если организацией, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты, то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности (второй абзац п. 18 ПБУ 10/99).

Расходы на содержание служебного транспорта отражаются по соответствующей статье затрат, как правило, в составе общехозяйственных расходов по дебету счета 26 " Общехозяйственные расходы" и кредиту счетов 10, 69, 70 и др.

Расходы на услуги по содержанию транспорта, оказываемые сторонними организациями, отражаются по соответствующим счетам учета затрат или расходов на продажу:

Дебет	Кредит	Описание
20 (26, 44)	60 (76)	учтена в расходах стоимость оказанных услуг

Определение суммы расходов по ГСМ в бухгалтерском учете производится на основании данных о пробеге автомашины, указанных в путевых листах, по нормам расходования ГСМ, утвержденным организацией. В бухгалтерском учете сумма расхода отражается по дебету счета учета затрат в корреспонденции с кредитом счета 10, субсчет "Топливо".

Сверхнормативный расход топлива включается в состав прочих расходов:

Дебет	Кредит	Описание
91 "Прочие расходы"	10 , субсчет "Топливо"

Первичными документами, на основании которых в бухгалтерском учет отражаются расходы на содержание служебного транспорта, являются:

при списании ГСМ:

- приказы руководителя организации, утверждающие нормы расхода топлива;

- путевые листы;

- документы об оплате топлива или авансовые отчеты, если топливо приобреталось через подотчетное лицо;

- акты о списании материальных запасов;

при списании расходов по хранению автотранспортных средств на платных стоянках:

- договор на хранение (сохранная расписка (квитанция) - при кратковременной (разовой) постановке автомототранспортного средства на автостоянку (на срок не более суток));

- документы, подтверждающие оплату услуг (платежное поручение, выписка банка по расчетному счету, чеки ККТ, товарные чеки, БСО);

при списании расходов на оказание услуг по мойке, техобслуживанию транспортных средств и т.п.:

- договор, акт об оказании услуг;

- чеки ККТ, товарные чеки, квитанции, БСО (при оплате наличными денежными средствами).

Пример

Водитель автомобиля, принадлежащего организации, получил из кассы под отчет денежные средства в размере 2500 руб. для приобретения ГСМ и представил авансовые отчеты с приложением первичных документов на бензин в количестве 100 л на сумму 2000 руб. (в том числе НДС 305,09 руб.), а также путевые листы на 1000 км пробега. 

В бухгалтерском учете сделаны проводки:

Дебет	Кредит	Сумма, руб	Описание
71	50	2500	сотруднику выданы денежные средства для оплаты ГСМ
10, субсчет "Топливо в баках автомобилей"	71	1694,91 (2000 - 305,09)	отражена стоимость приобретенных ГСМ
19	71	305,09	учтен НДС
68	19	305,09	принят к вычету НДС
50	71	500 (2500 - 2000)	сотрудником возвращена неиспользованная сумма денежных средств
20 "	10, субсчет "Топливо в баках автомобилей	2000	стоимость бензина, израсходованного сотрудником, отнесена на расходы организации

Тема

Бухгалтерский учет расходов по обычным видам деятельности

См. также

Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли)

НДФЛ с компенсации за использование личного имущества работника

Путевой лист

Практические ситуации

Построить список