Энциклопедия решений. Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара) (ноябрь 2024)

Журнал учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей (товара)

Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а предусмотрено, что форму доверенности N М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, при этом выдача таких доверенностей регистрируется в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Однако необходимо учитывать, что указанное постановление было принято Госкомстатом России в рамках реализации его функций по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации (см. п. 1 постановления Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных учетных документах") и не содержит общеобязательных правовых норм. Законом требования об обязательном составлении журнала учета выданных доверенностей не предусмотрено. Выдача доверенности не является с точки зрения законодательства о бухгалтерском учете фактом хозяйственной жизни, поэтому не требует регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета (п. 8 ст. 3, ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Таким образом, ведение журнала учета выданных доверенностей является правом, а не обязанностью организации.

В то же время ведение журнала учета выданных доверенностей на практике может выполнять ряд значимых функций, обеспечивая предотвращение возможных негативных правовых последствий, связанных с выдачей доверенности.

С помощью ведения такого журнала может осуществляться:

- контроль за исполнением представителями данных им поручений;

- контроль за тем, чтобы доверенность на получение одних и тех же материалов не была выдана дважды одному и тому же или разным лицам;

- контроль за своевременным возвратом прекращенных (в частности отмененных) доверенностей (по прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано немедленно вернуть доверенность - п. 3 ст. 189 ГК РФ).

Наконец, журнал учета выдачи доверенностей, если в нем имеется расписка о получении доверенности, в случае судебного спора может служить доказательством выдачи доверенности (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 30.07.2010 по делу N А63-7330/2009, от 08.04.2010 по делу N А20-2274/2008, ФАС Поволжского округа от 16.09.2009 N А12-20754/2008). Так, выдача доверенности подтверждает факт исполнения доверителем его обязанности, установленной п. 1 ст. 975 ГК РФ. Другой пример - с прекращением доверенности на лицо, которому выдана доверенность, возлагается обязанность без промедления возвратить доверенность выдавшему ее лицу (п. 3 ст. 189 ГК РФ). По требованию доверителя суд вправе обязать поверенного (его правопреемников) такую доверенность возвратить (см., например, постановление ФАС Центрального округа от 24.02.2011 по делу N А09-2070/2010), но для удовлетворения судом такого требования должен быть доказан факт выдачи поверенному доверенности, который может подтверждаться, в том числе, журналом учета выдачи доверенностей.

В журнале учета выдачи доверенностей рекомендуется указывать:

- номер, дату выдачи, срок действия доверенности;

- должность, фамилия, имя и отчество лица, которому она выдана;

- наименование поставщика, сведения о товаре или реквизиты договора, счета, наряда, иного подобного документа.

- расписку лица, получившего доверенность;

- отметку о выполнении поручения, отмене, возврате доверенности.

Необходимость ведения журнала учета (регистрации) выданных доверенностей в ряде случаев предусмотрена отраслевыми нормативными правовыми актами (см., например приказ Министра обороны РФ от 28.03.2008 N 139 "О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации").

Тема

Доверенность на получение материальных ценностей (товара)

Формы документов

Журнал "Учет выданных доверенностей"