Энциклопедия решений. Апостиль (ноябрь 2024)

Апостиль

Апостиль*(1) - это специальный штамп, проставляемый на официальных документах, предназначенных для действия за границей в соответствии с образцом, прилагаемым к Гаагской конвенции от 05.10.1961*(2), отменившей требование легализации иностранных официальных документов (далее - Конвенция). Согласно ст. 5 Конвенции апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Иными словами, проверка подписи должностного лица и его печати возлагается не на зарубежный орган в стране - получателе документа, которому по объективным причинам это сделать будет достаточно сложно, а на орган страны происхождения документа. По результатам этой проверки на документ в стране происхождения проставляется штамп - апостиль, форма которого является универсальной для всех стран - участниц Конвенции*(3), а потому легко распознаваемой в любом государстве. После этого орган страны - адресата документа проверяет только наличие апостиля.

Апостилирование официального документа не требуется, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации (ч. 2 ст. 3 Конвенции). Например, ст. 13 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанную в г. Минске 22 января 1993 г. (далее - Минская конвенция) предусмотрено, что документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения. То есть легализация официальных документов в государствах-участниках Минской конвенции не требуется.

Если же международным договором Российской Федерации с иностранным государством - участником Конвенции, установлены более жесткие требования к легализации официальных документов, то, напротив, применяется режим апостилирования, установленный Конвенцией, как наиболее благоприятный (ст. 8 Конвенции).

Апостиль размещается на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом, должен быть дан на французском языке, в то время как сам текст апостиля составляется на русском или английском языке. Конвенция не разрешает вносить изменения в текст апостиля и менять последовательность размещения строк в штампе. Не допускается также изготовление апостиля с листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа апостиля.

Постоянное бюро Гаагской конференции по международному частному праву в своем информационном сообщении указало, что отдельные отклонения от формы и содержания апостиля, например, если его форма не является квадратной; его стороны больше или меньше 9 см; отсутствует рамка вокруг блока с десятью пронумерованными стандартными информационными полями, не должны быть основанием для отказа в принятии апостиля сами по себе.

Однако не все государства руководствуются данными указаниями. Так, например, ВАС РФ определением от 20.07.2009 N 7426/09 отказал в признании апостиля иностранного ведомства в России, отметив, что апостиль, проставленный на отдельном листе и удостоверяющий решение иностранного суда, не соответствует требованиям Гаагской конвенции 1961 г., а именно не выполнен в форме квадрата, его стороны имеют размеры 10 и 11 сантиметров.

Проставление апостиля отнесено Конвенцией к компетенции органов страны места составления документа. В силу ст. 6 Конвенции каждое государство-участник определяет перечень таких органов и уведомляет об этом МИД Нидерландов. При этом всякий уполномоченный национальный орган ведет реестр апостилей.

В России отношения, возникающие в связи с проставлением апостиля на отечественных официальных документах, подлежащих вывозу за границу, урегулированы Федеральным законом от 28.11.2015 N 330-ФЗ "О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации" (далее - Закон N 330-ФЗ), который вступил в силу 27 мая 2016 года.

Согласно ч. 1 ст. 5 Закона N 330-ФЗ в качестве российских официальных документов, подлежащих апостилированию, рассматриваются документы, выданные в соответствии с законодательством РФ:

- федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти;

- федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации;

- органами прокуратуры Российской Федерации;

- органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации; организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

- органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления;

- государственными и муниципальными учреждениями.

Кроме этого проставление апостиля требуется на документах, оформленных нотариусами при совершении нотариальных действий*(4) или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, а также на документах, выданных многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг (ч. 2 ст. 5 Закона N 330-ФЗ).

Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами (ч. 3 ст. 5 Закона N 330-ФЗ).

Статьей 6 Закона N 330-ФЗ установлены сроки проставления апостиля. Так, по общему правилу, срок проставления апостиля не может превышать пяти рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля. Однако если у компетентного органа отсутствуют образец подписи, оттиск печати и информация о полномочиях должностного лица, подписавшего российский официальный документ, то компетентный орган в течение одного рабочего дня с момента обнаружения данного факта направляет запрос о предоставлении соответствующей информации, и в этом случае срок проставления апостиля может быть продлен компетентным органом до тридцати рабочих дней. Специальный срок проставления апостиля установлен для официальных документов, выданных образовательными организациями, - не более сорока пяти рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля (ч. 4 ст. 6 Закона N 330-ФЗ).

За проставление апостиля с заявителя взимается государственная пошлина в размере 2 500 рублей за каждый документ (пп. 48 п. 1 ст. 333.33 НК РФ). Порядок уплаты государственной пошлины определен налоговым законодательством. В частности, как следует из пп. 5. п. 1 ст. 333.18 НК РФ, плательщики уплачивают государственную пошлину при обращении за проставлением апостиля до его проставления.

Сведения о каждом проставленном апостиле должны быть внесены в Реестр апостилей, ведение которого может осуществляться как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем. Реестр в обязательном порядке должен содержать порядковый номер апостиля и дату его проставления; фамилию и инициалы лица, подписавшего российский официальный документ, а также его должность. Законом N 330-ФЗ допускается внесение в Реестр и иных сведений. Каждое заинтересованное лицо наделено правом обратиться с запросом в компетентный орган о проверке соответствия сделанных в апостилей записей сведениям, внесённым в реестр апостилей (ст. 10 Закона N 330-ФЗ).

Перечень компетентных органов, уполномоченных на проставление апостиля в Российской Федерации на официальных документах в соответствии с установленной сферой деятельности, определен постановлением Правительства РФ от 30.05.2016 N 479 (далее - Перечень).

Так, обязанность по проставлению апостиля на официальных документах, исходящих от федеральных органов государственной власти, возложена на Минюст России и его территориальные органы*(5). Исключение составляют случаи, когда эти органы сами наделены полномочиями по проставлению апостиля (п. 8 Перечня, п.п. 18, 19 Административного регламента предоставления Министерством юстиции РФ государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, утвержденного приказом Минюста России от 03.07.2012 N 130).

МВД России переданы полномочия по апостилированию справок о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования; архивных документов (архивных справок, выписок или копий документов); справок о реабилитации (п. 1 Перечня, п. 15 Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 14.08.2013 N 625). Непосредственное предоставление государственной услуги по проставлению апостиля на таких документах осуществляется ФКУ "ГИАЦ МВД России" и ИЦ в зависимости от того, кем выдавался документ.

Минобороны России проставляет апостиль на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах РФ, Вооруженных Силах союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах СНГ, выдаваемых в Российской Федерации (п. 2 Перечня, постановление Правительства РФ от 14.07.2008 N 523). При этом переписка по выполнению запросов, поступающих от иностранных граждан и организаций, а также лиц без гражданства, ведется через Отдел легализации и истребования документов Консульского департамента МИД России. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в иностранные государства, заверяются проставлением специального штампа - апостиля и регистрируются в Архивной службе Вооруженных Сил РФ. Запросы, поступающие из государств - участников СНГ или направляемые в эти страны, выполняются и пересылаются заявителям на общих основаниях с учетом соблюдения выполнения законодательства РФ в области защиты государственной тайны (п. 13 приказа Минобороны от 19.10.2012 N 3300 "О порядке ведения справочной работы по личному составу").

На документах по линии Генеральной прокуратуры РФ апостиль проставляет Управление правовой помощи Главного управления международно-правового сотрудничества Генпрокуратуры России (п. 4.2.20 Положения о Главном управлении международно-правового сотрудничества, утвержденного Генпрокуратурой России 15.02.2007). При этом апостилированию подлежат документы, выданные органами прокуратуры; документы, направляемые в иностранные государства в рамках международных договоров РФ и на основе принципа взаимности (п. 3 Перечня).

Росархив апостилирует архивные справки, архивные выписки и архивные копии, подготовленные федеральными органами государственной власти (кроме тех, кому такое право предоставлено нормативными правовыми актами) и федеральными государственными архивами (п. 4 Перечня). Апостиль на аналогичных документах, подготовленных государственными, муниципальными архивами и иными органами и организациями, расположенными в субъектах РФ, проставляют уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела этих субъектов РФ (п. 5 Перечня).

Органы ЗАГС администраций субъектов РФ проставляют апостиль на на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", п. 6 Перечня).

В образовательной сфере апостилем удостоверяются документы государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях, в целях обеспечения надлежащего признания юридической силы таких документов в иностранном государстве (ч. 1 ст. 106 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", ст. 6.3 Федерального закона от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике", п. 7 Перечня). Данные полномочия возложены на органы исполнительной власти субъектов РФ. Процедура проставления апостиля на соответствующих документах установлена Административным регламентом предоставления органами государственной власти субъектов РФ, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации в сфере образования, государственной услуги по подтверждению документов об образовании и (или) о квалификации, утвержденным приказом Минобрнауки России от 05.09.2014 N 1205, а также Административным регламентом предоставления государственной услуги по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях органами государственной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации по подтверждению документов об ученых степенях, ученых званиях, утвержденным приказом Минобрнауки России от 26.12.2014 N 1630.

Рособрнадзор, в свою очередь, организует формирование и ведение федеральной информационной системы "Федеральный реестр апостилей, проставленных на документах об образовании и (или) о квалификации" на основании информации, получаемой от полномочных органов исполнительной власти субъектов РФ. Перечень сведений, вносимых в федеральную информационную систему "Федеральный реестр апостилей, проставленных на документах об образовании и (или) о квалификации", и порядок ее формирования и ведения утверждены постановлением Правительства РФ от 10.09.2013 N 797 (ч. ч. 11, 12 ст. 98 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации").

______________________________

*(1) Апостиль - от лат. apostilla, образовавшегося из ad posita - "поставленный после".

*(2) Конвенция вступила в силу 24 января 1965 г., для Российской Федерации 31 мая 1992 г.

*(3) По состоянию на 27 февраля 2017 г. в Конвенции участвуют 113 государств, с перечнем которых можно ознакомиться на официальном сайте Гаагской конференции по международному частному праву: http://www.hcch.net.

*(4) Виды нотариальных действий перечислены в ч. 1 ст. 35 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.

*(5) См. также Методические рекомендации по предоставлению государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, утвержденные приказом Минюста от 21.01.2015 N 8.

Формы документов

Пример заполнения Запроса на предоставление государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу

Практические ситуации

Построить список