Энциклопедия решений. Как заполнять книгу покупок? (ноябрь 2024)

Книга покупок

Налогоплательщики НДС обязаны вести книгу покупок (п. 3 ст. 169 НК РФ), форма и правила ведения которой (далее - Правила ведения книги покупок) приведены в приложении 4 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Примечание

С 1 октября 2017 года постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 N 981 внесены изменения в формы счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж. Скорректированы правила их заполнения и хранения.

Примечание

Иностранные организации, подлежащие постановке на учет в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ с 1 января 2017 года (иностранные поставщики электронных услуг), счета-фактуры не составляют, книги покупок, книги продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в части оказания услуг, указанных в п. 1 ст. 174.2 НК РФ, не ведут (п. 3.2 ст. 169 НК РФ).

Книгу покупок ведут покупатели товаров (работ, услуг), имущественных прав, в ней регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), выставленные продавцами. На основании данных книги покупок определяется сумма НДС, принимаемая покупателем к вычету (возмещению).

Книга покупок ведется на бумажном носителе или в электронном виде (п. 1 Правил ведения книги покупок). Табличная часть книги покупок состоит из 16 граф, порядок заполнения которых приведен в п. 6 Правил ведения книги покупок. Если данные для заполнения определенных граф отсутствуют, то соответствующие графе не заполняются (второй абзац п. 7 Правил ведения книги покупок).

За каждый налоговый период (квартал) по в графе 16 книги покупок подводится итог (сумма НДС, принимаемая к вычету), который используется при составлении налоговой декларации по НДС (третий абзац п. 7 Правил ведения книги покупок). Стоимостные показатели книги покупок (а также дополнительных листов к ней) указываются в рублях и копейках, за исключением показателя, отражаемого в графе 15, в случае приобретения товаров (работ, услуг), имущественных прав за иностранную валюту (п. 8 Правил ведения книги покупок).

Если после окончания текущего налогового периода необходимо внести изменения в книгу покупок, аннулирование записи по счету-фактуре (корректировочному счету-фактуре) производят в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений (п. 4 Правил ведения книги покупок).

В книге покупок регистрируются:

- счета-фактуры (в том числе корректировочные), полученные от продавцов, по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ;

- счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные на бумажном носителе и в электронном виде, а также заполненные частично с помощью компьютера, частично от руки, но в соответствии с установленными правилами заполнения, регистрируемые в едином порядке (п. 2 Правил ведения книги покупок).

Помимо счетов-фактур в книге покупок регистрируются и иные документы, используемые в целях вычета НДС. Так, если речь идет о ввозе товаров на территорию РФ, то в книге покупок регистрируются таможенная декларация на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату НДС таможенному органу. В соответствии с пп. "е" п. 6 Правил ведения книги покупок при ввозе товаров на территорию РФ в графе 3 "Номер и дата счета-фактуры продавца" книги покупок указывается регистрационный номер таможенной декларации на товары, ввозимые на территорию РФ, а в графе 7 "Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога" - номер и дата документа, подтверждающего уплату НДС таможенному органу (пп. "к" п. 6 Правил). См. также письмо Минфина России от 24.08.2017 N 03-07-08/54316.

При ввозе на территорию РФ с территории государства - члена ЕАЭС товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами в соответствии с Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года и Протоколом о порядке взимания косвенных налогов, в графе 3 книги покупок указываются номер и дата заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате налога на добавленную стоимость (абзац третий пп. "е" п. 6 Правил ведения книги покупок). В графе 7 книги покупок в этом случае указываются реквизиты документов, подтверждающих уплату НДС (пп. "к" п. 6 Правил).

В случае одновременного отражения нескольких документов, подтверждающих уплату НДС или оплату счета-фактуры (в том числе корректировочного), в графе 7 книги покупок указываются номера и даты таких документов через разделительный знак ";" (точка с запятой).

При отражении продавцом в книге покупок сумм НДС, исчисленных с предоплаты в счет предстоящих поставок лицам, указанным в пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ (неплательщикам НДС), подлежащих вычету с даты отгрузки в счет этой предоплаты, в графе 3 указываются номер и дата платежно-расчетного документа либо иного документа, содержащего суммарные (сводные) данные, зарегистрированного продавцом в книге продаж.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке счета-фактуры либо бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в авансовый отчет (п. 18 Правил ведения книги покупок). См. также письма Минфина России от 03.12.2013 N 03-07-11/52565, от 03.04.2013 N 03-07-11/10861, от 28.03.2013 N 03-07-11/9920.

Кроме того, документы, которыми оформляется передача имущества, НМА, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов и в которых указаны суммы НДС, восстановленного НК РФ, подлежат регистрации в книге покупок принимающей организации по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном ст. 172 НК РФ (п. 14 Правил ведения книги покупок).

О регистрации в книге покупок счетов-фактур налогоплательщиками, приобретающими товары (работы, услуги), облагаемые по разным налоговым ставкам НДС (0% и 18%), см. письмо Минфина России от 17.03.2015 N 03-07-11/14238.

Внимание

Постановлением Правительства РФ от 01.02.2018 N 98 внесены изменения в правила заполнения книг покупок и продаж для отражения операций, связанных с возвратом НДС покупателям-иностранцам. Постановление действует с 1 апреля 2018 года.

В письме ФНС России от 26.03.2018 N СД-4-3/5552@ разъяснен порядок заполнения с 1 апреля 2018 года отдельных граф книг продаж и покупок при возврате НДС иностранцам.

Так, документы (чеки) для компенсации суммы НДС, оформленные продавцами физическому лицу - иностранцу, подлежат регистрации в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном п. 11 ст. 172 НК РФ, с учетом особенностей:

в графе 1 указывается порядковый номер записи сведений о документе (чеке) для компенсации суммы налога;

в графе 2 - код операции 36;

в графе 3 - порядковый номер и дата документа (чека) для компенсации суммы налога;

в графе 11 - порядковый номер и дата кассового чека, выданного организацией розничной торговли при реализации товаров физическому лицу - гражданину иностранного государства, указанному в п. 1 ст. 169.1 НК РФ, указанного в документе (чеке) для компенсации суммы налога;

графа 13 не заполняется;

в графе 15 - указывается стоимость реализованных товаров с учетом налога, указанная в документе (чеке) для компенсации суммы налога;

в графе 16 - указывается сумма налога, исчисленная организацией розничной торговли по реализованным товарам, указанная в документе (чеке) для компенсации суммы налога, в отношении товаров, фактический вывоз которых подтвержден таможенным органом Российской Федерации.

Книгу покупок ведут также и налоговые агенты. Указанные в пунктах 2 и 3 ст. 161 НК РФ (арендаторы государственного (муниципального) имущества, покупатели имущества у иностранных юридических лиц, не состоящих на учете в налоговых органах в качестве налогоплательщиков), регистрируют в книге покупок счета-фактуры, составленные и зарегистрированные в книге продаж (п. 23 Правил ведения книги покупок).

Какие документы не надо регистрировать в книге покупок?

В п. 19 Правил ведения книги покупок перечислены счета-фактуры, которые не подлежат регистрации в книге. В частности, в ней не регистрируются счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные), полученные:

- при безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), включая основные средства и нематериальные активы;

- комиссионером (агентом) от комитента (принципала) по переданным для реализации товарам (работам, услугам), имущественным правам, а также по полученной сумме оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- комиссионером (агентом) от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав, выписанные на имя комиссионера (агента) по товарам (работам, услугам), имущественным правам на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, приобретаемых исключительно для осуществления операций, указанных в пунктах 2 и 5 ст. 170 НК РФ;

- на сумму оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, составленные и (или) полученные после получения (составления) счетов-фактур при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав.

Внимание

Из п. 19 Правил ведения книги покупок исключено положение о том, что в книге не регистрируются счета-фактуры, полученные на сумму предоплаты при безденежных формах расчетов.

Ранее его наличие в Правилах позволяло считать, что налогоплательщик не вправе принять к вычету НДС, исчисленный с суммы полученной предоплаты в неденежной форме (см. письмо Минфина России от 06.03.2009 N 03-07-15/39).

Вместе с тем в правоприменительной практике по данному вопросу складывалась иная позиция. Так, в п. 23 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 N 33 сказано, что глава 21 НК РФ не содержит указания о том, что право на вычет НДС возникает исключительно при уплате цены приобретаемых товаров (работ, услуг), имущественных прав в денежной форме. Поэтому налогоплательщик не может быть лишен права на вычет НДС в случаях, когда предварительная оплата производится им в натуральной форме.

Таким образом, вопрос о принятии к вычету НДС с сумм аванса при безденежных формах расчетов долгое время относился к категории спорных. Исключение пп. "д" п. 19 из Правил ведения книги покупок позволит урегулировать проблему.

Кроме того, не регистрируются в книге покупок счета-фактуры (в том числе корректировочные), не соответствующие требованиям, установленным ст. 169 НК РФ и приложениями N 1 и 2 к Постановлению N 1137 (п. 3 Правил ведения книги покупок).

Примечание

В письме ФНС России от 29.04.2013 N ЕД-4-3/7895@ разъяснено, что согласно пунктам 1 и 2 Правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением N 1137, она ведется в целях определения суммы НДС, предъявляемой к вычету (возмещению), покупателем. Поскольку организации и индивидуальные предприниматели, применяющие освобождение от НДС, не имеют права на вычеты НДС, они вправе книгу покупок не вести.

Бумажный вариант книги покупок по истечении налогового периода (квартала), до 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или ИП (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем (уполномоченным им лицом), прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются. (п. 24 Правил ведения книги покупок).

В электронном виде книга покупок и дополнительные листы, составленные за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица), ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных НК РФ. Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок).

Налогоплательщики, осуществляющие только операции, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) на основании ст. 149 НК РФ, книгу покупок не ведут (п. 3 ст. 169 НК РФ), но не освобождаются от обязанности представления налоговой декларации.

Примечание

С 1 июля 2016 года необходимо составлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж при совершении операций по реализации товаров, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена ЕАЭС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@ утверждена форма налоговой декларации по НДС, действующая с отчета за 1 квартал 2015 года. С этого момента декларация дополнена разделами 8 - 12, в которые включены сведения из книг покупок и продаж, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур в случае выставления и (или) получения посредниками счетов-фактур при осуществлении посреднической деятельности, а также сведения из счетов-фактур, в случае выставления их лицами, указанными в п. 5 ст. 173 НК РФ (см. информацию ФНС России от 22.12.2014).

Согласно п. 5.1 ст. 174 НК РФ в налоговую декларацию включают сведения, указанные в книге покупок и книге продаж налогоплательщика. В случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении налогоплательщиком (налоговым агентом) предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика в налоговую декларацию вносят сведения, указанные в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении указанной деятельности. Лица, указанные в п. 5 ст. 173 НК РФ, включают в налоговую декларацию данные, указанные в выставленных счетах-фактурах. Состав сведений, указанных в книге покупок и книге продаж, в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в выставленных счетах-фактурах, включаемых в налоговую декларацию, определяется ФНС России.

Приказом ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136@ утверждены коды видов операций, указываемых в книге покупок, дополнительном листе к ней, книге продаж, дополнительном листе к ней, а также коды видов операций по НДС, необходимые для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Они применяются с 1 июля 2016 года.

Тема

Счет-фактура

См. также

Дополнительный лист книги покупок

Авансовый счет-фактура

Определение налоговой базы по НДС налоговыми агентами

НДС, предъявляемый продавцом покупателю

Исправление счета-фактуры

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Налоговые вычеты по НДС при ввозе товаров с территории ЕАЭС

Особенности налогообложения НДС при ввозе товаров в РФ

Возврат НДС покупателям-иностранцам (tax free)

Книга продаж

Налоговые вычеты по НДС

Формы документов

Пример заполнения Книги покупок

Практические ситуации

Построить список