Энциклопедия решений. Как заполнять книгу продаж? (ноябрь 2024)

Книга продаж

Налогоплательщик обязан составлять счета-фактуры, вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж в соответствии с пунктами 3 и 3.1 ст. 169 НК РФ и правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

Примечание

С 1 октября 2017 года постановлением Правительства РФ от 19.08.2017 N 981 внесены изменения в формы счетов-фактур, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж. Скорректированы правила их заполнения и хранения.

Книгу продаж ведут продавцы товаров (работ, услуг), имущественных прав, налоговые агенты, а также налогоплательщики, использующие право на освобождение от НДС в соответствии со статьями 145, 145.1 НК РФ. На основании данных книги продаж определяется сумма НДС, подлежащая уплате в бюджет.

Примечание

Иностранные организации, подлежащие постановке на учет в соответствии с п. 4.6 ст. 83 НК РФ с 1 января 2017 года (иностранные поставщики электронных услуг), счета-фактуры не составляют, книги покупок, книги продаж, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур в части оказания услуг, указанных в п. 1 ст. 174.2 НК РФ, не ведут (п. 3.2 ст. 169 НК РФ).

В книге продаж регистрируются счета-фактуры (контрольные ленты контрольно-кассовой техники, бланки строгой отчетности при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг населению), а также корректировочные счета-фактуры, составленные продавцом при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в том же налоговом периоде, в котором произведена их отгрузка (выполнение, оказание, передача). В случае невыставления счетов-фактур на основании пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ (то есть неплательщикам НДС) в книге продаж регистрируются первичные учетные документы, документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) (первый абзац п. 1 Правил ведения книги продаж).

Корректировочный счет-фактура, составленный продавцом при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) в истекшем налоговом периоде товаров (работ, услуг, имущественных прав), подлежит регистрации в книге продаж за налоговый период, в котором были составлены документы, являющиеся основанием для выставления корректировочных счетов-фактур в соответствии с п. 10 ст. 172 НК РФ (второй абзац п. 1 Правил ведения книги продаж).

Внимание

Постановлением Правительства РФ от 01.02.2018 N 98 внесены изменения в правила заполнения книг покупок и продаж для отражения операций, связанных с возвратом НДС покупателям-иностранцам. Постановление действует с 1 апреля 2018 года.

В письме ФНС России от 26.03.2018 N СД-4-3/5552@ разъяснен порядок заполнения с 1 апреля 2018 года отдельных граф книг продаж и покупок при возврате НДС иностранцам.

Так, оформленные организацией розничной торговли документы (чеки) для компенсации суммы НДС при реализации товаров гражданину иностранного государства, подлежат регистрации в книге продаж с учетом некоторых особенностей:

в графе 1 указывается порядковый номер записи сведений о документе (чеке) для компенсации суммы налога;

в графе 2 - код операции 35;

в графе 3 - порядковый номер и дата документа (чека) для компенсации суммы налога;

в графе 11 - порядковый номер и дата кассового чека, выданного организацией розничной торговли при реализации товаров физическому лицу - гражданину иностранного государства, указанному в п. 1 ст. 169.1 НК РФ, указанного в документе (чеке) для компенсации суммы налога;

в графе 13б - стоимость реализованных товаров с учетом налога, указанная в документе (чеке) для компенсации суммы налога;

в графах 17 и 18 - сумма налога, исчисленная по соответствующей ставке организацией розничной торговли по реализованным товарам, указанная в документе (чеке) для компенсации суммы налога;

графы 7, 8, 14, 15 и 16 не заполняются.

При этом показания контрольных лент ККТ организации розничной торговли регистрируют в книге продаж без учета сумм, указанных в документах (чеках) для компенсации НДС иностранцам.

Табличная часть книги продаж состоит из 19 граф, порядок заполнения которых приведен в п. 7 Правил ведения книги продаж. Если данные для определенных граф отсутствуют, то соответствующие графы не заполняются (второй абзац п. 8 Правил ведения книги продаж). За каждый налоговый период (квартал) в книге продаж подводятся итоги по графам 14 - 19, которые используются при составлении налоговой декларации по НДС (третий абзац п. 8 Правил ведения книги продаж). Стоимостные показатели книги продаж указываются в рублях и копейках, за исключением показателя, отражаемого в графе 13а, в случаях реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав за иностранную валюту (п. 9 Правил ведения книги продаж).

В книге продаж счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п. 2 Правил ведения книги продаж). Счета-фактуры регистрируются в книге продаж независимо от даты их выставления покупателям и от даты их получения покупателями (второй абзац п. 3 Правил ведения книги продаж)

Регистрации в книге продаж подлежат составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные), первичные учетные документы, документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению НДС (п. 3 Правил ведения книги продаж), в том числе при:

- отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав;

- получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

- получении средств, увеличивающих налоговую базу;

- выполнении строительно-монтажных работ для собственного потребления;

- передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг) для собственных нужд, возврате принятых на учет товаров;

- исполнении обязанностей налоговых агентов;

- осуществлении операций налогоплательщиками, использующими право на освобождение от НДС в соответствии со статьями 145, 145.1 НК РФ. В письме ФНС России от 29.04.2013 N ЕД-4-3/7895@ разъяснено, что налогоплательщики, применяющие освобождение от НДС в соответствии со ст. 145 НК РФ, выставляют счета-фактуры с надписью "Без НДС" и регистрируют их в книге продаж в общем порядке.

Лица, осуществляющие только операции, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения) на основании ст. 149 НК РФ, книгу продаж могут не вести (п. 3 ст. 169 НК РФ), однако они не освобождаются от обязанности по составлению и по представлению декларации по НДС.

Примечание

С 1 июля 2016 года необходимо составлять счета-фактуры, вести книги покупок и продаж при совершении операций по реализации товаров, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ, вывезенных за пределы территории Российской Федерации на территорию государства - члена ЕАЭС (пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Также продавец может не составлять счета-фактуры при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика НДС, по письменному согласию сторон сделки (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Ранее в письме Минфина России от 09.10.2014 N 03-07-11/50894 разъяснялось, что в такой ситуации в книге продаж продавец может отражать реквизиты счета-фактуры, составленного им в одном экземпляре, либо первичных учетных документов, подтверждающих совершение фактов хозяйственной жизни. В письме ФНС России от 29.01.2015 N ЕД-4-15/1066 также было указано, что в случае несоставления счетов-фактур на основании пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ в книге продаж могут быть зарегистрированы первичные учетные документы, подтверждающие совершение фактов хозяйственной жизни, или иные документы (например бухгалтерская справка-расчет), содержащие суммарные (сводные) данные по указанным операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала).

С 1 октября 2017 года в новой редакции Правил ведения книги продаж прямо прописано, что в такой ситуации в книге продаж подлежат регистрации составленные и (или) выставленные первичные учетные документы; документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) (п. 13 Правил ведения книги продаж).

Примечание

Физлица не являются плательщиками НДС и этот налог к вычету не принимают. Поэтому счет-фактура им не требуется. Минфин России в письме от 19.10.2015 N 03-07-09/59679 разъясняет, что при реализации физлицам товаров (работ, услуг) можно составлять бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащие суммарные (сводные) данные по таким операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал). В книге продаж вместо счета-фактуры следует регистрировать бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ.

Счета-фактуры, выставленные продавцами при реализации товаров (выполнении работ, оказании услуг), передаче имущественных прав организациям и ИП за наличный расчет, тоже подлежат регистрации в книге продаж. При этом показания контрольных лент контрольно-кассовой техники регистрируются в книге продаж без учета сумм, указанных в соответствующих счетах-фактурах (первый абзац п. 13 Правил ведения книги продаж). Продавцы, выполняющие работы и оказывающие платные услуги непосредственно населению без применения ККТ, но с выдачей документов строгой отчетности, регистрируют в книге продаж (вместо счетов-фактур) документы строгой отчетности, утвержденные в установленном порядке и выставленные покупателям, либо суммарные данные документов строгой отчетности на основании описи, составленной по итогам продаж за календарный месяц (второй абзац п. 13 Правил ведения книги продаж).

Налоговые агенты также ведут книгу продаж (п. 15 и 16 Правил ведения книги продаж), а именно:

- налоговые агенты, указанные в пунктах 2 и 3 ст. 161 НК РФ, регистрируют в книге продаж счета-фактуры, составленные при исчислении налога (при осуществлении оплаты или частичной оплаты, в том числе с применением безденежных форм расчетов, в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг или при приобретении товаров, работ, услуг);

- налоговые агенты, указанные в пунктах 4 и 5 ст. 161 НК РФ, регистрируют в книге продаж счета-фактуры, выставленные покупателям при получении суммы оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, в том числе при использовании покупателем безденежной формы расчетов, а также при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, если иное не предусмотрено п. 10 ст. 174.2 НК РФ (в отношении иностранных поставщиков электронных услуг).

Если возникает необходимость внести изменение в книгу продаж после окончания налогового периода, счета-фактуры (в том числе корректировочные) регистрируются в дополнительном листе книги продаж за тот налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений (п. 3 Правил ведения книги продаж).

Согласно п. 22 Правил ведения книги продаж бумажный вариант книги продаж до 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или ИП (уполномоченным им лицом), прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. Дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе, подписываются теми же лицами, прикладываются к книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги продаж за указанный налоговый период и прошнуровываются.

Электронная книга продаж за налоговый период, электронные дополнительные листы к книге продаж за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписывается (подписываются) усиленной квалифицированной электронной подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица) или индивидуального предпринимателя (уполномоченного им лица). Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи (п. 22 Правил ведения книги продаж).

Согласно п. 5.1 ст. 174 НК РФ в налоговую декларацию (форма утверждена приказом ФНС России от 29.10.2014 N ММВ-7-3/558@) подлежат включению сведения, указанные в книге покупок и книге продаж налогоплательщика. В случае выставления и (или) получения счетов-фактур при осуществлении налогоплательщиком (налоговым агентом) предпринимательской деятельности в интересах другого лица на основе договоров комиссии, агентских договоров, предусматривающих реализацию и (или) приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от имени комиссионера (агента), или на основе договоров транспортной экспедиции, а также при выполнении функций застройщика в налоговую декларацию включаются сведения, указанные в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур в отношении такой деятельности. Лица, указанные в п. 5 ст. 173 НК РФ, включают в налоговую декларацию сведения, указанные в выставленных счетах-фактурах.

При указании в счете-фактуре, выставленном покупателю, данных в отношении собственных товаров и данных в отношении товаров, реализуемых в рамках договора комиссии, такой счет-фактура регистрируется в книге продаж в части собственных товаров и в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур - в части товаров, реализуемых в рамках договора комиссии (см. письмо Минфина России от 21.01.2015 N 03-07-11/1401).

Примечание

Приказом ФНС России от 14.03.2016 N ММВ-7-3/136@ утверждены коды видов операций, указываемых в книге покупок, дополнительном листе к ней, книге продаж, дополнительном листе к ней, а также коды видов операций по НДС, необходимые для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Они применяются с 1 июля 2016 года.

Тема

Счет-фактура

См. также

Дополнительный лист книги продаж

Авансовый счет-фактура

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур

Определение налоговой базы по НДС налоговыми агентами

НДС, предъявляемый продавцом покупателю

Исправление счета-фактуры

Возврат НДС покупателям-иностранцам (tax free)

Определение налоговой базы по НДС с учетом сумм, связанных с расчетами по оплате товаров (работ, услуг)

Формы документов

Пример заполнения Книги продаж

Практические ситуации

Построить список