Энциклопедия решений. Обеспечение сохранности документов (ноябрь 2024)

Обеспечение сохранности документов

Обеспечивать сохранность документов в течение законодательно установленных сроков их хранения, обязаны все организации и индивидуальные предприниматели, без исключения.

Обеспечивается сохранность комплексом мероприятий:

- создание нормативных условий;

- соблюдение нормативных режимов;

- организация надлежащего хранения документов, исключающего хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

- предоставление помещения для размещения архивных документов (п.п. 2.16 - 2.19 Правил N 526);

- обеспечение нормативных условий хранения документов (п.п. 2.15, 2.20 - 2.33 Правил N 526);

- выполнение требований к размещению документов в архивохранилище (п.п. 2.34 - 2.38 Правил N 526);

- проверка наличия и состояния документов (п.п. 2.39 - 2.44 Правил N 526).

В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации (п. 2.49 Правил N 526).

Тема

Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей