Энциклопедия решений. Секретарю: рекомендации на случай внезапной проверки контролирующими органами (ноябрь 2024)

Секретарю: рекомендации на случай внезапной проверки контролирующими органами

Цель: оперативно сообщить о приходе проверяющих руководителю и иным сотрудникам, а также организовать прием проверяющих в случае их приглашения внутрь.

Стиль общения: нейтральный, вежливый. Не нужно завязывать разговор с проверяющими. На их вопросы отвечать, что Вы не уполномочены на подобное общение (например: "На все Ваши вопросы ответит директор").

Порядок действий:

1. Не волноваться. Это рутинная процедура.

2. Выяснить у охранника сведения о количестве проверяющих, о целях визита, о виде предстоящей проверки, о точном названии пришедшего органа. Записать эти сведения на отдельный лист бумаги.

3. Сообщить о факте прихода и количестве проверяющих:

а. Руководителю

б. Ключевому сотруднику (в зависимости от проверки см. Памятки по встрече проверяющих из разных органов)

в. Заинтересованным подразделениям (в зависимости от проверки см. Памятки).

Передать им информацию, записанную на листе бумаги.

4. Получить у охранника иную имеющуюся информацию и все листы с записанными сведениями.

5. Передать руководителю полученную информацию и бумаги.

6. Дождаться указаний от руководителя.

7. Если руководитель разрешит допуск проверяющих внутрь, передать это указание на пост охраны.

8. Встретить проверяющих, сопровождаемых охранником, у входа в переговорную комнату.

9. Попросить проверяющих подождать руководителя в переговорной комнате.

10. Не уходить из комнаты до тех пор, пока не придет руководитель. Контролировать действия проверяющих, пока они находятся в переговорной.

11. При появлении руководителя исполнять его указания.

Внимание

Действовать нужно по приведенной инструкции. Все решения принимает только руководитель предприятия. Находясь на своем рабочем месте, Вы подчиняетесь только ему, а не сотрудникам надзорных органов. В случае назойливых расспросов, приставаний, иных провокаций со стороны проверяющих, чтобы не навредить себе и своему предприятию, следует:

- прекратить общение;

- не выдавать никаких документов;

- не подписывать никаких документов;

- не покидать рабочего места даже по требованию проверяющих;

- ждать указаний руководителя.

Тема

Как вести себя во время проверок контролирующих органов

См. также

Памятка: встречаем проверяющих из налоговой

Памятка: встречаем проверяющих ПФР и ФСС РФ

Памятка: встречаем проверяющих из пожарного надзора

Памятка: встречаем проверяющих Роспотребнадзора

Памятка: встречаем проверяющих из службы занятости

Памятка: встречаем проверяющих из трудовой инспекции

Памятка: встречаем проверяющих по рекламе из ФАС

Памятка: встречаем проверяющих Росалкогольрегулирования

Памятка: встречаем проверяющих из миграционного подразделения МВД (до 01.06.2016 - миграционной службы)

Памятка: встречаем проверяющих из прокуратуры