Энциклопедия решений. Документы, которые запрашивает инспекция труда при проверке (актуально до 30 июня 2021 года)

Документы, которые запрашивает инспекция труда при проверке

Перед началом проведения каждой проверки инспектором труда рассматриваются уже имеющиеся в трудовой инспекции документы работодателя. В случае их отсутствия или недостаточности необходимые для проведения проверки документы, объяснения и информация запрашиваются у работодателей (абзац третий части первой ст. 357 ТК РФ, ч.ч. 3 и 4 ст. 11, ч.ч. 1 и 5 ст. 12 Закона N 294-ФЗ).

Документы, полученные инспектором от граждан, не являются документальным подтверждением нарушения работодателем трудового законодательства и при проверке не учитываются, поскольку инспекция труда не является органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (ст. 382 ТК РФ). А информация, необходимая для проведения проверки, в силу возложенных на инспекцию труда полномочий запрашивается и безвозмездно получается непосредственно от работодателей (абзац четырнадцатый ст. 356 ТК РФ).

Запрашиваемые документы и письменная информация предоставляются инспектору на бумажном носителе в виде заверенных копий. Представить указанные в запросе документы в электронной форме работодатель не вправе, поскольку исполнение государственной функции по надзору за соблюдением работодателями трудового законодательства в электронной форме не осуществляется (п. 26 Регламента N 354н).

При плановой проверке с целью установления фактического соблюдения работодателем совокупности предъявляемых обязательных требований трудового законодательства инспектором запрашиваются и исследуются все кадровые документы и по всем работникам за последние 3 года, прошедшие со дня окончания проведения последней плановой проверки работодателя либо со дня его государственной регистрации (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). В первую очередь при плановой проверке инспектором запрашиваются документы, наличие которых обязательно для работодателя в соответствии с трудовым законодательством:

- Штатное расписание (ст. 15 и часть вторая ст. 57 ТК РФ);

- Правила внутреннего трудового распорядка (ст.ст. 189, 190 ТК РФ);

- Положения о системе оплаты труда, системе доплат и надбавок стимулирующего характера, системе премирования (часть вторая ст. 135 ТК РФ);

- Положение о порядке индексации заработной платы (ст. 134 ТК РФ);

- Положение о порядке обработки персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ);

- Положение, определяющее порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками (часть четвертая ст. 168 ТК РФ);

- Графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);

- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

- Приказ (распоряжение) о назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);

- Трудовые договоры с работниками, с приложением приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек работников (ст.ст. 15, 56 ТК РФ);

- Табели учета рабочего времени (часть четвертая ст. 91 ТК РФ);

- Документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда (отчет, карты специальной оценки условий труда, сводная ведомость) (ст. 212 ТК РФ);

- Документы, подтверждающие своевременность и полноту выплаты работникам заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений (ведомости, записки-расчеты, расчетные листки и иные документы) (часть вторая ст. 22 ТК РФ).

Далее в рамках плановой проверки инспектором запрашиваются документы и сведения в отношении отдельных категорий работников (при наличии таких категорий работников), в частности:

- Сведения о наличии работников, работающих вахтовым методом, с приложением локального нормативного акта о вахтовом методе организации работ (часть четвертая ст. 297 ТК РФ);

- Сведения о наличии работников, трудящихся в северных районах России, с приложением документов, подтверждающих установление и выплату им районного коэффициента и процентных надбавок к заработной плате (ст. 315 ТК РФ);

- Сведения о заключенных ученических договорах, с приложением таких договоров и документов об оплате ученичества (ст.ст. 197, 198 ТК РФ);

- Сведения о заключенных договоров о полной материальной ответственности, с приложением таких договоров и документов о привлечении работников к материальной ответственности (ст.ст. 244, 248 ТК РФ);

- Сведения и документы о заключенных гражданско-правовых договоров с физическими лицами, с приложением договоров и бухгалтерских документов, подтверждающих выплаты по ним;

- Сведения и документы о заключенных трудовых договорах с бывшими государственными гражданскими служащими;

- Сведения и документы о заключенных трудовых договорах с иностранными гражданами и лицами без гражданства;

- Сведения о наличии работников, находящихся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком и о всех случаях временной нетрудоспособности работников с приложением листков нетрудоспособности, заявлений работников и платежно-расчетных документов, подтверждающих выплату работникам пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Внеплановая проверка в большинстве случаев проводится по обращениям граждан о нарушении работодателем трудового законодательства (часть седьмая ст. 360 ТК РФ). В рамках такой проверки инспектор труда не вправе требовать у проверяемого работодателя сведения и документы, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки (п. 3 ст. 15 Закона N 294-ФЗ). К примеру, если проверка проводится по обращению одного работника о нарушении его трудовых прав, то инспектор труда вправе требовать документы и информацию в отношении только этого работника. Поэтому в рамках проведения внеплановой проверки перечень запрашиваемых документов и информации ограничен и напрямую зависит от содержания жалобы гражданина.

Внимание

Если работник жалуется в инспекцию на невыплату или неполную выплату заработной платы и других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, то инспектором будут запрошены в том числе и документы, подтверждающие проведение специальной оценки условий труда его рабочего места (отчет, карта специальной оценки условий труда). Статья 147 ТК РФ гарантирует всем работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, повышенную оплату труда. Проверить полноту выплаты работнику заработной платы, в частности необходимость произведения работодателем доплаты за вредность, можно, лишь запросив документы о результатах специальной оценки условий труда.

В отдельных случаях, в частности, при проверках соблюдения установленного порядка расследования и учета несчастных случаев на производстве могут быть затребованы следующие документы (п.п. 50 и 68 Регламента N 1065н):

- персональные сведения о руководителях и специалистах по охране труда (должности, фамилии, имена и отчества);

- документы, подтверждающие обучение по охране труда работников, в том числе руководителей организаций, а также проверку знания требований охраны труда;

- журналы регистрации проведения инструктажей по охране труда;

- данные о состоянии производственного травматизма у данного юридического лица или индивидуального предпринимателя, включая количество пострадавших в результате несчастных случаев на производстве, в том числе в результате групповых несчастных случаев, несчастных случаев с тяжелым или смертельным исходом, с указанием структурных подразделений;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве;

- персональные сведения о количестве работников, уволенных работодателем вследствие их смерти либо установления стойкой утраты трудоспособности (инвалидности), с указанием структурных подразделений, в которых они работали;

- материалы расследования несчастных случаев на производстве, происшедших у юридического лица или индивидуального предпринимателя в текущем и предыдущем годах;

- изданные работодателем приказы (распоряжения) по результатам расследования несчастных случаев на производстве с тяжелыми последствиями, происшедших у юридического лица или индивидуального предпринимателя в текущем и предыдущем годах;

- сведения о результатах выполнения мероприятий по устранению причин несчастных случаев с тяжелыми последствиями, выработанных и предложенных в ходе расследования несчастных случаев на производстве, происшедших в текущем и предыдущем годах и последствиях несчастного случая на производстве;

- сведения о решении прокуратуры о возбуждении (отказе в возбуждении) уголовного дела по факту несчастного случая на производстве.

Внимание

Проверяющие не вправе требовать представления документов и (или) информации, включенных в перечень, утвержденный распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 N 724-р (п. 8 ст. 15 Закона N 294-ФЗ, п. 50(1) Регламента N 1065н), а также требовать представления документов, информации до даты начала проведения проверки (п. 9 ст. 15 Закона N 294-ФЗ).

Тема

Истребование трудовой инспекцией документов и информации

Формы документов

Образец запроса трудовой инспекции о предоставлении документов и информации