Как правильно оформить отпуск за свой счет (М. Смольянинова, "Арсенал предпринимателя", N 4, апрель 2012 г.)

Как правильно оформить отпуск за свой счет

Некорректное оформление документов о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы может иметь для работодателя серьезные последствия. В частности, сотрудник может оспорить то, что он отдыхал по собственному желанию. Тогда вам придется выплатить ему компенсацию исходя из среднего заработка как за время вынужденного прогула (либо оплаты простоя) и компенсацию морального вреда.

Независимо от того, является ли предоставление отпуска без сохранения заработной платы обязательным для работодателя либо предприниматель дает согласие на отпуск сотрудника при наличии у него семейных и иных уважительных причин, основанием для всех последующих действий всегда будет личное заявление работника.

Заявление работника

Унифицированная форма данного документа отсутствует. Поэтому заявление составляется в произвольной форме. Способы его оформления могут быть различными:

- в одних случаях практикуют заполнение работником специально разработанного для таких случаев бланка (в том числе утвержденного в составе локального нормативного акта - Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале и т.п.);

- в других заявление пишется от руки (в том числе с использованием образца для правильного написания текста).

С точки зрения защиты от рисков оспаривания работником в суде добровольности подачи такого заявления, целесообразно использовать второй из перечисленных способов, так как он с большей достоверностью подтверждает волю работника отдохнуть за свой счет. Очевидно, что заставить работника просто подписать заранее распечатанный бланк (либо подделать на нем подпись работника) несравненно легче, чем вынуждать его написать весь текст собственноручно да еще и без ошибок.

Далее остановимся на ключевых моментах содержания заявления.

В зависимости от ситуации в нем рекомендуется указывать:

- либо семейные и другие уважительные причины, которые побудили сотрудника обратиться с просьбой об отпуске (см. Пример 1);

Пример 1

Заявление на отпуск за свой счет по семейным обстоятельствам, написанное от руки работником и согласованное у непосредственного руководителя, с положительной резолюцией

Начальнику отдела кадров Павловой П.Б. В приказ Лодочкин 13.04.2012

ИП А.С. Лодочкину секретаря Бариновой Анны Михайловны

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 1 (Один) календарный день 05.05.2012 по семейным обстоятельствам (необходимость присутствия на празднике в детском саду вместе с малолетним сыном).

Приложение: копия уведомления из детского сада от 09.04.2012 о запланированном мероприятии с участием родителей и детей в 1 экз. на 1 л.

12.04.2012

Баринова

А.М. Баринова

- либо ссылку на обстоятельства, которые в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором обязывают работодателя предоставить отпуск (см. Пример 2).

Пример 2

Заявление на отпуск за свой счет со ссылкой на нормативный правовой акт, который обязывает работодателя предоставить такой отпуск (с положительной резолюцией руководителя)

Начальнику кадровой службы	ИП В.Н. Большакову секретаря
Тарасовой Е.Ю. В приказ Большаков 16.04.2012	(наименование должности (профессии) с указанием структурного подразделения)
	Тихоновой Дарьи Максимовны
	(Фамилия Имя Отчество)

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 23.04.2012 по 27.04.2012 продолжительностью 5 (Пять) календарных дня (ей).

Основание: как работающей пенсионерке (ч. 2 ст. 128 Трудового кодекса Российской Федерации).

16.04.2012

Тихонова

Д.М. Тихонова

При наличии документов, подтверждающих соответствующие основания предоставления отпуска, будет лучше приложить их копии к заявлению. При оформлении документов в последующем в заявлении можно написать, что их копии будут предоставлены заявителем после получения подлинников.

К сведению. Информация о работнике, ставшая известной работодателю из заявления работника об отпуске, относится к конфиденциальной, - это персональные данные работника, порядок хранения, обработки и использования которых осуществляется в соответствии с требованиями главы 14 ТК РФ, Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

Кроме того, целесообразно указывать в заявлении продолжительность отпуска (с какой даты сотрудник просит его предоставить и сколько он составит). Продолжительность определяется с учетом рамок, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами и/или коллективным договором. Отсутствие сведений о периоде отпуска может в дальнейшем вызвать споры между работником и предпринимателем.

На практике нередко возникает вопрос, можно ли предоставить отпуск без сохранения заработной платы не в календарных днях, а скажем, в часах? В некоторых публикациях вы встретите точку зрения авторов, которые ссылаются на то, что это законодательством не запрещено. Однако мы не рекомендуем оформлять работникам отпуск за свой счет продолжительностью в несколько часов. Во-первых, для трудового законодательства, в отличие от гражданского, характерен принцип "запрещено все, что не разрешено". Во-вторых, в судебной практике есть примеры, когда суды расценивают предоставление отпуска в часах как незаконное.

Пример 3

03.11.2010 работник обратился к работодателю с заявлением о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы на один день 08.11.2010 в связи с необходимостью его явки в суд в качестве истца. Однако отпуск был предоставлен не в виде одного календарного дня, а в часах. Работник отсутствовал на работе 08.11.2010 весь день, за что был уволен как за совершение дисциплинарного проступка в виде самовольного ухода в отпуск "за свой счет". При этом основанием расторжения трудового договора был выбран п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за неоднократное неисполнение без уважительных причин трудовых обязанностей).

Работник обратился в суд и выиграл дело: было принято решение признать его увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ незаконным, восстановить его на работе, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула в размере 45 977,52 руб., компенсацию морального вреда в размере 3000 руб. (остальные требования суд оставил без удовлетворения).

В кассационной жалобе работодатель просил отменить решение суда первой инстанции, считая, что оно основывалось на неправильном толковании статьи 128 ТК РФ, определяющей правовое регулирование отпусков без сохранения заработной платы. Но при рассмотрении этого дела во второй раз было отмечено: во-первых, работник отсутствовал на работе 08.11.2010 по уважительной причине, заблаговременно предупредив об этом работодателя заявлением; во-вторых, уважительность причины была работодателем признана; в-третьих, по общему правилу отпуск предоставляется в календарных днях (предоставление отпуска в часах трудовым законодательством не предусмотрено) и, обращаясь к работодателю, работник просил о дне отпуска, а не о часах. Таким образом, увольнение работника было опять признано необоснованным (кассационное определение Пермского краевого суда от 16.05.2011 по делу N 33-4431).

Наконец, в заявлении в обязательном порядке указывается дата его составления, заявление должно быть подписано работником лично (поручить подписать данный документ представителю по доверенности нельзя).

Приказ, личная карточка и табель

На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, предприниматель издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме N Т-6 *(1), с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме N Т-6а.

Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме N Т-2 (или N Т-2ГС (МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).

Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме N Т-12 (или N Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.

Пример 4

Унифицированная форма N Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301005  |

                                                            |-----------|

                                                     по ОКПО|  76065657 |

            ИП Петров Иван Семенович                        \-----------/

-----------------------------------------------

           (наименование организации)

                                 /--------------------------------------\

                                 |  Номер документа  | Дата составления |

                                 |-------------------+------------------|

                 Приказ          |       35-к/о      |    18.04.2012    |

             (распоряжение)      \--------------------------------------/

     о предоставлении отпуска работнику

                                                      /-----------------\

Предоставить отпуск                                   | Табельный номер |

                                                      |-----------------|

                        Тихоновой Дарье Максимовне    |       0247      |

------------------------------------------------------------------------/

                        (фамилия, имя, отчество)

-------------------------------------------------------------------------

                       (структурное подразделение)

                              секретарь

-------------------------------------------------------------------------

                 (должность (специальность, профессия))

за период работы с "05"  апреля 2011 г.  по "04"   апреля 2011 г.

                    --   ------   --         --    ------   --

                                             /-------\

А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на |   -   |календарных ней

                                             \-------/

с "  "__________________ 20   г.  по "  "______________ 20   г.

и(или)

Б. без сохранения заработной платы

   ----------------------------------------------------------------------

        (ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный,

_________________________________________________________________________

            без сохранения заработной платы и другие (указать))

                            /------------\

на                          |     5      | календарных дней

                            \------------/

с "23"   апреля    2012 г.  по "27"    апреля   2012 г.

   --    ------      --         --    --------    --

                            /------------\

В.    Всего отпуск на       |     5      |  календарных дней

                            \------------/

с "23"   апреля    2012 г.  по "27"    апреля   2012 г.

   --    ------      --         --    --------    --

Руководитель  ИП Петров И.С.        Петров             И.С. Петров

организации  ----------------  ----------------- -----------------------

               (должность)      (личная подпись)  (расшифровка подписи)

С приказом (распоряжением)      Тихонова       "18"   апреля   2012 г.

работник ознакомлен        ----------------     --   ---------   --

                            (личная подпись)

Пример 5

Унифицированная форма N Т-13

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301008  |

                                                            |-----------|

                  ИП Петров Иван Семенович           по ОКПО|  76065777 |

---------------------------------------------------         |-----------|

                 (наименование организации)                 |           |

                                                            |           |

------------------------------------------------------------------------/

                 (структурное подразделение)

                         /-------------------------\  /---------------------\

                         |   Номер   |    Дата     |  |   Отчетный период   |

                         | документа | составления |  |                     |

                         |-----------+-------------|  |---------------------|

                         |     4     |  30.04.2012 |  |     с    |    по    |

                         \-------------------------/  |----------+----------|

                                                      |01.04.2012|30.04.2012|

                                                      \---------------------/

Табель учета рабочего времени

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца																Отработано за
			1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	X	половину месяца (I, II)	месяц
			16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30		дни
																			часы
1	2	3	4																5	6
	<...>
4	Юдина А.К. бухгалтер	0240	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	X	10	21
				8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			X	80
			Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Х	11	167
			8	8	8	8	8			8	8	8	8	8	7			Х	87
5	Тихонова Д.М. секретарь	0247	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	X	10	21
				8	8	8	8	8			8	8	8	8	8			X	80
			Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОЗ	ОЗ	ОЗ	ОЗ	ОЗ	Я	В	В	Х	6	127
			8	8	8	8	8								7			Х	47

Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат						Неявки по причинам
код вида оплаты						код	дни (часы)	код	дни (часы)
корреспондирующий счет
код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)	код вида оплаты	корреспондирующий счет	дни (часы)
7	8	9	7	8	9	10	11	12	13
						ОЗ	5

Ответственное лицо   Бухгалтер         Юдина              А.К. Юдина        30 апреля 2012 г.

                   ------------- ------------------ ----------------------- -----------------

                    (должность)   (личная подпись)   (расшифровка подписи)

Руководитель               ИП Петров И.С.       Петров           И.С. Петров       30 апреля 2012 г.

структурного подразделения --------------  ---------------- ---------------------- -----------------

                            (должность)    (личная подпись) (расшифровка подписи)

Работник кадровой службы  ___________ ________________  _____________________

                          (должность) (личная подпись)  (расшифровка подписи)

Пример 6

Фрагмент личной карточки работника по форме N Т-2

<...>

VIII. Отпуск

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы		Количество календарных дней отпуска	Дата		Основание
	с	по		начала	окончания
1	2	3	4	5	6	7
ежегодный	04.04.2008	03.04.2009	28	02.06.2008	29.06.2008	приказ от 12.05.2008 N 20-к/о
ежегодный	04.04.2009	03.04.2010	28	13.07.2009	09.08.2009	приказ от 06.07.2009 N 32-к/о
ежегодный	04.04.2010	03.04.2011	28	15.06.2010	12.07.2010	приказ от 02.06.2010 N 17-к/о
ежегодный	04.04.2011	03.04.2012	28	04.08.2011	31.08.2011	приказ от 28.07.2011 N 5-к/о
без сохранения заработной платы	04.04.2011	03.04.2012	5	23.04.2012	27.04.2012	приказ от 18.04.2012 N 35-к/о

<...>

Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с недобросовестным сотрудником.

Учет отпуска

Продолжительность времени неоплачиваемого отпуска важна не только для фиксирования явки на работу в табеле. От нее зависит стаж, исчисляемый в целях предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков. В соответствии с ч. 1 ст. 121 ТК РФ в такой стаж включается только время предоставления по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Рассмотрим порядок учета отпуска за свой счет на конкретном примере.

Пример 7

Фокина Т.В. принята на работу продавцом к ИП Симонову В.Ю. 26.11.2010. Ее первый рабочий год длился с 26.11.2010 по 25.11.2011. В течение этого периода работница два раза была в отпуске без сохранения заработной платы: в июне 2011 г. (11 календарных дней) и в сентябре 2011 г. - 12 календарных дней. Общая продолжительность отпусков за свой счет у Фокиной Т.В. составила 23 календарных дня. Поэтому продолжительность рабочего года должна быть увеличена на число календарных дней, превышающих 14 (в нашем случае - на 9 (23 - 14)). В результате следующий период для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска начинается 05.12.2011 и закончится 04.12.2012.

Отметим, что дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от его продолжительности (подп. "е" п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922). Кроме того, период пребывания в таком отпуске не включается в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии. Это следует из ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ.

М. Смольянинова,

главный редактор издательства "Бизнес-Арсенал"

"Арсенал предпринимателя", N 4, апрель 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Эта форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата).