Особенности составления штатного расписания (А.И. Сувернева, "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2012 г.)

Особенности составления штатного расписания

Недавно в редакцию пришло письмо, в котором читательница сообщила, что ГИТ, проверяя их компанию, указала на нарушение трудового законодательства, выразившееся в отсутствии штатного расписания. "Неужели это такой важный документ, за который могут привлечь к административной ответственности?" - возмущалась она. Да. Штатное расписание - очень важный кадровый документ. Зачем он организации, как его составить и внести при необходимости изменения, вы прочитаете ниже.

Форма и структура штатного расписания

Штатное расписание - это документ для оформления структуры, штатного состава и численности организации, который содержит перечень структурных подразделений, наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Упоминание о штатном расписании есть только в двух нормах Трудового кодекса - ст. 15 и 57, в соответствии с которыми на основании данного документа в трудовой договор подлежит включению наименование должности (профессии), на которую трудоустраивается работник. Однако целый ряд нормативных актов позволяет контролирующим органам требовать у работодателя штатное расписание при проведении контрольно-надзорных мероприятий. Так, потребовать данный документ, кроме Роструда, например, могут:

- региональные отделения ФСС при проведении проверок правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование*(1);

- отделения ПФР для проверки документов, связанных с предоставлением сведений индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц*(2), в том числе в целях оценки пенсионных прав застрахованных лиц.

Форма штатного расписания Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1*(3) (далее - Постановление N 1). Она должна применяться в любой организации, независимо от формы собственности.

Как составить штатное расписание?

Первым делом перед работодателем встает вопрос: кто должен разработать штатное расписание? На этот вопрос нет однозначного ответа. Если организация достаточно крупная, составлением штатного расписания занимается отдел кадров. Если же небольшая, этим может заняться как руководитель компании, так и отдельный работник. Например, в организации численностью около 20-30 человек довольно часто отдельным сотрудникам приходится совмещать несколько должностей (юрист и кадровик, бухгалтер-кадровик), поэтому составление расписания можно поручить именно им.

Чтобы было проще составить штатное расписание, иногда сначала выявляют структуру организации. В ней указываются наименования структурных подразделений без конкретного количества работников и размеров зарплаты. Однако это не обязательно.

Шапка штатного расписания вряд ли вызовет затруднения, тем не менее, уточним порядок ее заполнения.

Наименование организации необходимо указывать в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования можно указать и его - в скобках.

Код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), указываемый при заполнении штатного расписания, содержится в информационном письме органов статистики. Эти сведения можно получить в бухгалтерии.

При первичном составлении штатного расписания в графе "Номер документа" проставляется единица. Поскольку в расписание время от времени вносятся изменения, рекомендуем завести отдельную нумерацию.

В качестве даты составления штатного расписания указывается текущая. Помните, что дата составления и дата, с которой расписание действует, могут различаться. Кроме этого, здесь же необходимо указать период, на который вводится данное расписание.

В графе "Структурное подразделение" предусмотрено два столбца - "Наименование" и "Вид". Пленум ВС РФ в Постановлении N 2*(4) разъяснил, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. Порядок внесения структурных подразделений не определен, поэтому обычно начинают с подразделения, включающего руководство компании, а затем в порядке подчиненности располагают остальные подразделения. Коды подразделениям присваиваются в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей компании. Например, у подразделения "Администрация" код 01, юридического отдела - 02, бухгалтерии - 03 и т.д. Отметим, что крупные структурные подразделения могут включать в себя более мелкие. Например, юридический департамент может включать в себя отдел по работе с договорами, отдел по урегулированию убытков и пр. В таком случае код подразделения будет состоять из нескольких цифр, например, 03.1, где 03 - юридический департамент, а 1 - отдел по работе с договорами.

Примечание. Если в соответствии с ТК РФ, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, профессий, специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

В графе "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификация" приводится наименование должности или профессии с указанием разряда, квалификации или категории.

Очень важно при наличии вредных работ при указании наименования должности учитывать постановления Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/п-22 "Об утверждении списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день" и Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение". Если название должности или профессии в штатном расписании не совпадает с наименованием в соответствующих справочниках или списках, работник потеряет право на льготы, гарантии и компенсации.

Если же в компании нет профессий и должностей с вредными условиями труда, как назвать ту или иную работу, решает работодатель самостоятельно.

Иногда трудно определить, к должности относится работа или к профессии. Должности предусматриваются для работников, которые занимаются умственным трудом (управление, сбор и анализ информации и пр.). Понятие "профессия" скорее подойдет работникам, труд которых является производственным процессом, - водителям, монтажникам и пр.

При заполнении данной графы может возникнуть и такой вопрос: поскольку ст. 57 ТК РФ позволяет принимать работника не только по должности, но и для выполнения определенной работы, как отражать конкретный вид работы в штатном расписании? Например, если в этом документе не указан вид работы, организация не сможет принять сотрудника для осуществления определенной деятельности (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). В данном случае рекомендуем руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации*(5), нормы которого позволяют дополнять унифицированные формы графами на усмотрение работодателя. Для этого работодатель должен издать приказ (см. стр. 40).

Общество с ограниченной ответственностью "Май"

Приказ N 24

г. Саратов

14 февраля 2012 г.

В связи с необходимостью заключения трудовых договоров для выполнения конкретного вида поручаемой работы и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20,

Приказываю:

1. Дополнить наименование графы 3 штатного расписания словами "Вид поручаемой работы".

2. Начальнику отдела кадров Ереминой А.Н. подготовить приказ о внесении изменения в действующее штатное расписание организации согласно п. 1 настоящего приказа в срок до 16.02.2012.

3. Ввести в действие измененное штатное расписание организации с 20.02.2012.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на заместителя директора Прохорова А.А.

Директор

Седов

/Р.Е. Седов/

С приказом ознакомлены:

Заместитель директора	Прохоров, 14.02.2012	/А.А. Прохоров/
Начальник отдела кадров	Еремина, 14.02.2012	/А.Н. Еремина/

Отметим, что при составлении штатного расписания не нужно указывать фамилии сотрудников, занимающих определенные должности, так как цель этого документа - определение структуры компании, численности и фонда оплаты труда.

В графе "Количество штатных единиц" указываются не только полные единицы. Например, если какая-то должность предусматривает работу по совместительству, можно указать "0,5" или "0,3". Кроме этого, здесь же можно предусмотреть наличие вакантных должностей, чтобы впоследствии при приеме дополнительного работника не пришлось вносить изменения.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

Как заполнить данную графу, если фиксированный размер оплаты труда определить невозможно (он зависит от итогов работы)? В таком случае рекомендуем в графе 10 "Примечание" сделать пометку о том, что у данного работника иная система оплаты труда, и привести ссылку на локальный нормативный акт. Она может выглядеть следующим образом: "Сдельная оплата труда. Положение об оплате труда от 24.05.2011 N 12-рд".

Отметим, что нельзя в эту графу вносить "вилку окладов", ведь Трудовым кодексом установлена обязанность работодателя по обеспечению работникам равной платы за труд равной ценности. Это означает, что у одной и той же должности не может быть два различных оклада. Однако разрешается установить градацию по должностям, например, менеджер 1-й категории будет получать чуть меньшую зарплату, чем менеджер 2-й категории.

К сведению. При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах)*(6).

В графах 6-8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, "северные" надбавки, надбавки за ученую степень), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом, условиями труда, стажем работы в компании). Сведения вносятся на основании принятой в организации системы оплаты труда и могут быть выражены в процентах.

Если величина процентов меняется, например, в зависимости от стажа работы, то можно не указывать ее, а сделать в графе "Примечание" ссылку на локальный нормативный акт, которым предусмотрена выплата надбавки. Это позволит не вносить изменения в расписание, когда ее размер изменится.

Строка "Итого" заполняется только для граф "Количество штатных единиц" и "Всего в месяц, руб.".

После оформления всех граф необходимы подписи главного бухгалтера и руководителя кадровой службы. Если штатное расписание состоит из нескольких листов, подписывать каждый лист не обязательно - достаточно подписей на последнем листе. Если все же необходимость есть, форма Т-3 дополняется специальными строками для этого. Также нужно дополнить форму строкой для подписи, если должность главного бухгалтера или начальника отдела кадров вакантна. В таком случае графы, предусмотренные для подписи, останутся не заполненными.

Отдельно скажем про гриф утверждения, который располагается в правом верхнем углу формы. Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель компании или иное специально уполномоченное на это (уставом организации, доверенностью предпринимателя, приказом) лицо. В грифе указываются реквизиты такого приказа. Приведем его пример.

Общество с ограниченной ответственностью "Май"

Приказ N 10
об утверждении штатного расписания

г. Саратов

12 мая 2011 г.

Приказываю

Утвердить с 16 мая 2011 г. штатное расписание в количестве 142,5 штатных единиц и месячным фондом заработной платы в размере 2 564 200 (два миллиона пятьсот шестьдесят четыре тысячи двести) рублей.

Директор

Седов

/Р.Е. Седов/

Внесение изменений в штатное расписание

Если в компании вводятся новые или исключаются некоторые штатные единицы (или целые подразделения) в связи с изменением организационных условий, необходимо внести изменения в штатное расписание. Кроме этого, изменения придется оформить при изменении окладов, переименовании структурных подразделений или должностей.

Как внести изменения - приказом или утверждением нового штатного расписания, - работодатель решает на свое усмотрение. Полагаем, что если изменения носят единичный характер, например, исключена вакантная должность, можно издать приказ об этом, а в форме в графе "Примечание" сделать ссылку на данный приказ. Если же изменения коснутся наименований должностей, введения или исключения отделов, целесообразнее утвердить новое штатное расписание, чтобы не запутаться.

Если требуется ввести новые должности или структурные подразделения, нужно издать приказ. Унифицированной формы для такого приказа не предусмотрено, он составляется в произвольной форме и подписывается руководителем организации. Приведем пример.

Общество с ограниченной ответственностью "Май"

Приказ N 46
о внесении изменений в штатное расписание

г. Саратов

12 сентября 2011 г.

В целях совершенствования организационной структуры ООО "Май"

Приказываю:

1. Внести в штатное расписание с 20.09.2011 следующие изменения - ввести новое структурное подразделение "Отдел по взысканию задолженности" со следующим штатным составом:

- начальник отдела - 1 шт. ед., должностной оклад - 35 000 руб.;

- специалист по взысканию задолженности - 2 шт. ед., должностной оклад - 15 000 руб.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Еремину А.Н.

Директор

Седов

/Р.Е. Седов/

С приказом ознакомлен:

Начальник отдела кадров

Еремина, 12.09.2011

/А. Н. Еремина/

Исключение должностей или отделов также оформляется приказом. Если исключаемая должность вакантна, то уведомление о сокращении численности или штата не требуется. Отметим, что вакантные должности лучше исключить из штатного расписания до проведения мероприятий по сокращению, так как исключение их одновременно с уведомлением работников о предстоящем увольнении будет расценено контролирующими органами как несоблюдение процедуры расторжения трудовых договоров в связи с сокращением численности или штата работников.

Если сокращение все же планируется, соблюдайте определенные ст. 82 и 180 ТК РФ сроки. Кроме этого, помните, что придется уведомлять работников, профсоюзный орган (при его наличии), службу занятости и предлагать имеющиеся или вновь открывшиеся в период уведомления вакансии.

При принятии решения об изменении окладов также издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Поскольку заработная плата относится к существенным условиям трудового договора, необходимо соблюдать порядок внесения изменений в трудовой договор в соответствии со ст. 74 ТК РФ: уведомить работников о предстоящих изменениях размера должностного оклада. Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить другую имеющуюся у него работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. Если такой работы нет или работник отказался от предложенного, трудовой договор прекращается по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Приведем выдержку из приказа об изменении окладов.

Приказываю:

1. Внести с 22.02.2012 в штатное расписание ООО "Май" изменения, установив следующие оклады по должностям:

- начальник юридического отдела - 50 000 руб.;

- бухгалтер по начислению заработной платы - 25 000 руб.

2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Еремину А.Н.

Частые вопросы

Вопрос: В какие сроки должно быть разработано и утверждено штатное расписание? Как часто нужно утверждать новое штатное расписание?

Законодатель не установил сроки разработки и утверждения штатного расписания. Поэтому работодатель решает данный вопрос самостоятельно. Рекомендуем лишь утвердить новое расписание в начале календарного года, если в предыдущем году оно достаточно часто изменялось.

Вопрос: Нужно ли заверять графу "Утверждено" печатью?

Нет. Такого требования в Указаниях, утвержденных Постановлением N 1, не содержится.

Вопрос: Каковы сроки хранения штатного расписания?

Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утверждены Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558. Так, в силу п. 7.1 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного названным приказом, штатные расписания организации и изменения к ним хранятся постоянно. Предложения, заключения, справки по разработке и изменению штатных расписаний должны храниться в организации не менее пяти лет. Такое же время нужно хранить проекты штатных расписаний (п. 7.2 Перечня). А вот переписка по разработке и изменению штатных расписаний хранится три года (п. 7.3 Перечня).

Вопрос: Как изменить наименование должности в штатном расписании?

Напомним, что если целью является только переименование должности, а функционал остается тот же, достаточно приказа о внесении изменений. На основании этого документа в трудовую книжку вносится запись о переименовании должности. Внесение данной записи предписано п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Выглядеть запись может следующим образом: "Должность "старшая уборщица" с 16.10.2011 переименована в "бригадир уборщиц".

Вопрос: Можно ли установить доплату работнику с более высоким уровнем профессионализма, не меняя штатного расписания?

Можно. Для этого необходимо в локальном нормативном акте установить порядок и размеры премирования работников, например, в положении об оплате труда, положении о премировании работников или приказе. В случае принятия решения о депремировании кого-либо из работников работодатель просто не включает его фамилию в очередной ежемесячный приказ о премировании.

Вопрос: Нужно ли при приеме на работу до подписания трудового договора ознакомить новичка со штатным расписанием?

Условие об оплате труда обязательно для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). Если работодатель укажет в трудовом договоре размер должностного оклада и иных частей, из которых состоит заработная плата сотрудника, а также ознакомит его с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок начисления зарплаты и систему оплаты труда в организации в целом, необходимости ознакомить новичка со штатным расписанием нет.

Вопрос: Для чего составляют штатную расстановку?

Штатная расстановка - это то же штатное расписание, только с указанием фамилий работников, занимающих должности. Этот документ очень удобен для кадрового работника, так как позволяет быстро определить число вакантных и занятых мест в организации, размеры и виды надбавок. Кроме этого, видно, в каком отделе работает конкретный сотрудник, какую должность занимает, какие надбавки ему положены.

Вопрос: Нужно ли включать в штатное расписание внештатных работников?

На практике под внештатным работником понимают сотрудника, выполняющего работы (оказывающего организации услуги) по гражданско-правовым договорам. На таких работников согласно ст. 11 ТК РФ действие трудового законодательства не распространяется. Следовательно, вносить их в штатное расписание не нужно.

Унифицированная форма Т-3

Утверждена Постановлением Госкомстата РФ

от 05.01.2004 N 1

                                                            /-----------\

                                                            |    Код    |

                                                            |-----------|

                                               Форма по ОКУД|  0301017  |

                                                            |-----------|

  Общество с ограниченной ответственностью "Май"     по ОКПО|           |

---------------------------------------------------         \-----------/

            наименование организации

        Штатное расписание        /-------------------------\

                                  |   Номер    |    Дата    |

                                  | документа  |составления |

                                  |------------+------------|

                                  |     12     | 10.05.2011 |

                                  \-------------------------/

                                                             "12" мая 2011 г. N 10

                                                              --  ---   --      --

         на период  1 год   с "16"    мая    20 11 г.                142,5  единиц

                   --------    --  ---------   ---                  -------

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.			Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8) х гр.4)	Примечание
наименование	код				за ненормированный рабочий день
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Дирекция	01	Директор	1	65 000	5 000			70 000
		Главный бухгалтер	1	45 000				45 000
		Начальник юридического	1	45 000	3 000			48 000
Отдел продаж	02	Начальник отдела	1	30 000	2 000			32 000
		Менеджер по продажам	4	23 000	2 000			25 000
Отдел доставки	03	Специалист	1	-				-	Оплата по часовой тарифной ставке, Положение об оплате труда от 10.10.2009
Отдел сбыта	04	Начальник отдела		30 000	2 000			32 000
...	...	...
Итого			142,5					2 564 200

Руководитель кадровой службы  Начальник отдела кадров       Еремина             А.Н. Еремина

                             ------------------------  ------------------ ------------------------

                                     должность            личная подпись    расшифровка подписи

Главный бухгалтер                Лобова                     Д.Д. Лобова

                             --------------- -------------------------------------------

                              личная подпись            расшифровка подписи

А.И. Сувернева,

эксперт журнала "Отдел кадров коммерческой организации"

"Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Постановление ФСС РФ от 07.04.2008 N 81 "Об утверждении методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам".

*(2) Постановление Правления ПФ РФ от 30.01.2002 N 11п "Об утверждении методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования".

*(3) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

*(4) Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

*(5) Утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.

*(6) Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением N 1 (далее - Указания).