Документы при приёме на работу: что-то потребовать, что-то попросить (А. Леонова, "Практический бухгалтерский учет", N 5, май 2012 г.)

Документы при приёме на работу: что-то потребовать, что-то попросить

Какие документы можно потребовать от соискателя в любом случае (они наверняка всем известны (ст. 65 ТК РФ), но тем не менее):

- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

- трудовую книжку. Исключения: поступление на работу впервые, оформление на условиях совместительства, утрата, повреждение трудовой книжки;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Исключения: человек поступает на работу впервые или свидетельство утрачено;

- документы воинского учёта - обязательно для военнообязанных и призывников;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - если работа требует этого. Например, при приёме на работу водителя представляется водительское удостоверение;

- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям. Эта справка необходима для соискателя, поступающего на работу, к которой в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Обязательно проверяйте, сходятся ли данные во всех представленных документах - написание имени, фамилии, отчества, даты рождения и т.д. Как минимум надо удостовериться в том, что паспорт соискателя не просрочен. Раз и навсегда: вы не имеете права принять просроченный паспорт в качестве документа, удостоверяющего личность. Если сотрудник вам очень нужен, следует мягко отправить его на переоформление паспорта. Тем более что временное удостоверение личности (форма N 2П, выдаётся на период оформления нового паспорта по просьбе гражданина) вы принять вправе.

Что, кроме паспорта

Паспорт - основной документ, удостоверяющим личность гражданина РФ на территории РФ, который обязан иметь каждый гражданин РФ, достигший 14-летнего возраста и проживающий на территории РФ (п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. постановлением Правительства РФ от 08.07.97 N 828, далее - положение о паспорте).

Что ещё, кроме паспорта, может удостоверять личность? Ведь возможность представить иной документ, удостоверяющий личность, предусмотрена частью 1 статьи 65 ТК РФ, а какие именно документы могут быть "иными", не сказано.

Невозможность предъявления паспорта должна быть вызвана объективными причинами (утратой, хищением, заменой вследствие возраста, непригодности, изменением фамилии, имени, отчества и т.д.). При наличии объективных причин соискатель вправе представить:

- свидетельство о рождении - только если ему ещё нет 14 лет;

- временное удостоверение личности гражданина РФ - то самое, по форме N 2П, которое выдаётся отделением ФМС России - по желанию гражданина в случаях утраты, хищения или замены паспорта на срок его оформления. Уже после выдачи паспорта надо будет внести соответствующие изменения в личную карточку работника;

- документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина либо лица без гражданства, например паспорт иностранного гражданина, разрешение на временное проживание, вид на жительство и т.д.;

- загранпаспорт.

Примечание. Загранпаспорт предназначен для удостоверения личности гражданина РФ за её пределами. Он может быть единственным документом, удостоверяющим личность, если, например, гражданин РФ уехал на ПМЖ за границу до достижения 14 лет. При наличии лишь загранпаспорта чисто теоретически трудовой договор заключить можно. Однако абсолютно безопасным это будет лишь в том случае, если не предполагается постоянного присутствия работника в офисе, например при удалённой работе.

Справка об отсутствии судимости: кому она нужна

Справка об отсутствии судимости должна представляться обязательно при приёме на работу, в частности:

- лиц, осуществляющих педагогическую деятельность (ч. 2 ст. 331 ТК РФ);

- лиц, осуществляющих деятельность в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних (ст. 351.1 ТК РФ);

- авиационного персонала (п. 3 ст. 52 Воздушного кодекса РФ);

- работников клиринговых организаций (п. 3 ч. 5 ст. 6 Федерального закона от 07.02.11 N 7-ФЗ);

- лиц, обеспечивающих безопасность объектов топливно-энергетического комплекса (п. 1 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.07.11 N 256-ФЗ).

Примечание. Заявление о выдаче справки об отсутствии судимости может быть подано через территориальный орган МВД России на районном уровне, а также консульские учреждения РФ (консульские отделы дипломатических представительств РФ).

Обращаться за этой справкой должен:

- сам гражданин;

- его уполномоченный представитель (нужна нотариально удостоверенная доверенность).

Эти справки выдают:

- в Москве - ФКУ "ГИАЦ МВД России" (адрес: г. Москва, ул. Новочерёмушкинская, д. 67);

- в регионах - информационные центры территориальных органов МВД России.

Если трудовой договор заключается с несовершеннолетним

Если соискателю от 16 до 18 лет, то требуйте от него следующие документы (ст. 63, 348.8 ТК РФ):

- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

- трудовую книжку (исключения см. выше);

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (исключения - выше);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при необходимости;

- приписное свидетельство - если подлежит призыву;

- медицинскую справку о состоянии здоровья.

Если соискателю от 15 до 16 лет, то помимо паспорта, трудовой книжки, свидетельства ПФР, медсправки потребуются документы об образовании:

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или

- документ, подтверждающий оставление общеобразовательного учреждения до получения общего образования (справка об обучении).

Напомним, что гражданин, достигший 15 лет, может быть принят на работу только для выполнения лёгкого труда, не причиняющего вреда его здоровью.

Если соискатель достиг 14 лет, то дополнительно к общим документам и медсправке требуются:

- документ, подтверждающий согласие одного из родителей (попечителя) на заключение трудового договора;

- документ, подтверждающий согласие органа опеки и попечительства (ч. 3 ст. 63 ТК РФ);

- документ из образовательного учреждения с указанием режима обучения.

Если ребёнку нет ещё 14 лет, то он может быть принят на работу лишь в определённые организации (ч. 4 ст. 63 ТК РФ), причём трудовой договор будет подписывать не он сам, а его родитель или опекун. Для юных спортсменов необходим предварительный медосмотр (ч. 5 ст. 348.8 ТК РФ).

Ответственность за нарушение трудового законодательства, выразившееся в отсутствии документов, подтверждающих обоснованность приёма на работу лица, не достигшего соответствующего возраста, предусмотрена ТК РФ и КоАП РФ (ст. 419 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

Если трудовой договор заключается впервые

При заключении трудового договора впервые предъявляются следующие документы:

- паспорт (иной документ, удостоверяющий личность);

- документы воинского учёта - для военнообязанных и призывников;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при необходимости;

- справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям.

Если работник принимается на работу впервые, то работодатель обязан оформить ему трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (ст. 65 ТК РФ).

Какие ещё документы можно потребовать

В число дополнительных документов могу входить, например, справки о доходах, автобиографии, заявления о приёме на работу, анкеты и т.д.

Интересно отметить, кстати, что даже заявление о приёме на работу не относится к числу документов, обязательных при приёме на работу. Ведь трудовые отношения возникают на основании трудового договора, и его заключение является обязательным условием при приёме на работу (ст. 16 ТК РФ). На основании трудового договора издаётся приказ (распоряжение) о приёме на работу (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Перечень документов, которые лицо, поступающее на работу, обязано предоставить работодателю при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ), не содержит заявления о приёме на работу.

Вывод: заявление о приёме на работу - не обязательный к представлению документ и обязанность по его представлению может быть установлена лишь федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ч. 2 ст. 65 ТК РФ).

Так, личное заявление и автобиографию представляют поступающие на службу в таможню (Федеральный закон от 21.07.97 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации"), анкету и заявление представляют потенциальные гражданские и муниципальные служащие (ч. 2 ст. 26 Федерального закона от 27.07.04 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.07 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации").

Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей должны представлять претенденты на замещение должности государственной или муниципальной службы (Федеральный закон от 25.12.08 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции").

Примечание. В некоторых случаях возможно потребовать представления дополнительных документов, но эта возможность должна быть установлена "свыше" (федеральными законами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ).

Требование о представлении иных документов, как-то:

- свидетельства о присвоении ИНН (это свидетельство можно попросить, объяснив, например, что тем самым можно избежать ошибок и т.д.);

- справки о регистрации по месту проживания или пребывания;

- справки об отсутствии беременности (впрочем, эту справочку можно попросить, объяснив будущей маме, что это в её же интересах: надо же представлять законные гарантии, создавать условия для безопасной работы и т.д.);

- сведений о наличии зарегистрированного брака и т.д. -

при заключении трудового договора является незаконным, а отсутствие таких документов не может служить основанием для отказа в заключении договора.

А. Леонова,

юрист

"Практический бухгалтерский учет", N 5, май 2012 г.