Кадровый документооборот (В.И. Андреева, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.)

Кадровый документооборот

На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании "Гарант" были рассмотрены вопросы кадрового документооборота. Мероприятие провела Валентина Ивановна Андреева, к.и.н., профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия (учредители - Верховный Суд РФ и Высший Арбитражный Суд РФ).

Лектор сообщила, что все компании независимо от организационно-правовой формы, вида деятельности и численности персонала должны вести обязательные кадровые документы. Этого требуют Трудовой кодекс и ряд подзаконных актов.

К обязательным кадровым документам можно отнести, например, трудовой договор, приказ о приеме на работу, личную карточку работника, трудовую книжку, штатное расписание, график отпусков и другие документы. За нарушение правил их ведения компании-работодателю грозит штраф.

Во второй части семинара Валентина Ивановна ответила на практические вопросы участников мероприятия.

Нужно ли в разделе "Сведения о работе" поставить печать организации при приеме сотрудника на работу?

Нет, не нужно. Печать организации при приеме на работу сотрудника ставится только в том случае, если он начинает свою трудовую деятельность и впервые заключает трудовой договор. При этом печать нужно ставить не в разделе "Сведения о работе", а на титульном листе трудовой книжки*(1).

Если вы все же поставили печать в этом разделе при приеме сотрудника, то нужно внести в трудовую книжку исправительную запись, указав, что в записи о приеме на работу оттиск печати проставлен ошибочно.

Примечание. Запись о приеме на работу в трудовой книжке не нужно удостоверять печатью компании.

Можно ли не оформлять должностную инструкцию сотрудника, если все его обязанности мы прописали в трудовом договоре?

Можно. Должностная инструкция не является обязательным кадровым документом. Трудовой договор - это индивидуальный документ. Если все, что Кадровый документооборот касается трудовой функции работника, прописано в трудовом договоре, дополнительно оформлять должностную инструкцию не нужно, и это не будет нарушением. Контролеры трудовой инспекции при проверке не вправе требовать наличия должностной инструкции, если им будет предоставлен трудовой договор с перечисленными обязанностями сотрудника.

Примечание. Должностная инструкция - не обязательный кадровый документ.

Сотрудник работает в компании по основному месту работы и внутренним совместителем. Нужно ли на него как на внутреннего совместителя заводить отдельную личную карточку и личное дело?

Вам нужно оформить две личные карточки по форме N Т-2 *(2). Личная карточка N Т-2 заводится на всех сотрудников, с которыми у компании-работодателя заключен трудовой договор. Это правило распространяется на всех работников, в том числе на внутренних совместителей. Если сотрудник работает по основному месту - это один трудовой договор, данные по которому (номер, дата, приказ о приеме) нужно указать в его личной карточке. Данные второго трудового договора с этим же работником в качестве внутреннего совместителя нужно указать в его второй личной карточке.

Что касается личного дела, нормативными актами не закреплена обязанность работодателей вести этот вид дел. Исключение составляют только государственные служащие, в том числе государственные гражданские служащие, наниматели которых обязаны вести личные дела. Остальные компании самостоятельно решают, вести или не вести личные дела, какие конкретно документы в них помещать. Отсутствие личного дела не является нарушением, трудовые инспекторы не вправе требовать личные дела при проверке работодателя.

В вашей ситуации (если вы оформляете личные дела работников) я рекомендую вести одно личное дело сотрудника, который работает и по основному месту, и внутренним совместителем.

Примечание. Количество личных карточек N Т-2 сотрудника должно совпадать с количеством его трудовых договоров, заключенных с компанией.

В нашей компании уволился руководитель. Его обязанности выполняет заместитель директора. Как ему нужно подписывать документы: "и.о. директора" или "заместитель директора"?

В вашем случае директор уволился, а не временно отсутствует. То есть в компании образовалась вакансия директора. В данной ситуации сотрудник, который исполняет обязанности директора на время поиска нового, на мой взгляд, может подписывать документы "и.о. директора" (исполняющий обязанности).

Если же руководитель отсутствует временно и его обязанности исполняет его штатный заместитель или другой работник компании, который работает за руководителя по приказу или доверенности без освобождения от работы, обусловленной трудовым договором, в реквизите "Подпись" указывается должность этого работника ("заместитель директора", "главный инженер" и т.п.).

В какой момент сотрудник, которого мы принимаем на работу, должен ставить подпись об ознакомлении с локальными нормативными актами компании?

В Трудовом кодексе четко прописано, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором*(3). Таким образом, работник сначала читает локальные нормативные акты и письменно подтверждает факт ознакомления с ними (лист ознакомления, книга ознакомления и др.), а затем подписывает трудовой договор.

Сколько раз можно продлевать срочный трудовой договор?

Нисколько. Срочный трудовой договор не продлевается. Если вы продлите срочный трудовой договор, то со следующего дня после его продления договор меняет вид - становится бессрочным. Об этом однозначно говорит статья 58 Трудового кодекса. Исключением из этих правил являются преподаватели*(4), спортсмены и тренеры*(5), беременные женщины*(6).

Трудовой кодекс запрещает заключать срочные трудовые договоры, если можно заключить бессрочный. Если вы хотите продлить срочный договор, значит, есть возможность оформить с сотрудником трудовые отношения на неопределенный срок.

Сотрудник требует показать ему штатное расписание, мотивируя это тем, что в данном кадровом документе содержится информация, которая касается его (должность и оклад). Правомерны ли такие требования? Должны ли мы показывать работнику по его просьбе штатное расписание компании?

Работник имеет право требовать любой документ, который связан с его трудовой деятельностью. Работодатель обязан представить в трехдневный срок этот документ и выдать по просьбе работника его заверенную копию*(7). Перечень этих документов открыт, поэтому возникают такие неоднозначные ситуации, как ваша.

Работник не имеет права знать чужие оклады (персональные данные других работников), но может запросить собственные данные.

Проблему можно решить так: оформите выписку из штатного расписания. Нужно оставить шапку документа, строку с данными должности и оклада сотрудника и подписи. Обязательно укажите на документе, что это именно выписка из штатного расписания.

В.И. Андреева,

профессор кафедры трудового права и права социального

обеспечения Российской академии правосудия, к.и.н.

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 2.2 Инструкции, утв. пост. Минтруда России от 10.10.2003 N 69

*(2) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

*(3) ст. 68 ТК РФ

*(4) гл. 52 ТК РФ

*(5) гл. 54.1 ТК РФ

*(6) ст. 261 ТК РФ

*(7) ст. 62 ТК РФ