Расходы на проезд и проживание сотрудника в месте медосмотра (И. Сидорова, "Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.)

Расходы на проезд и проживание сотрудника в месте медосмотра

Медицинское учреждение, которое проводит медосмотр сотрудников, может находиться далеко от места их проживания или работы. Учет расходов на проезд и проживание работников в месте проведения медосмотров зависит от обязанности компании проводить такие обследования.

Предварительные и периодические медицинские осмотры могут проводить только медицинские организации, имеющие на это право. При этом такие учреждения могут быть значительно удалены от места работы или проживания сотрудников. Закономерно, что работодатель компенсирует работникам расходы, связанные с прохождением диспансеризации, а именно расходы на проезд и проживание. Такого рода компенсация влечет за собой определенные налоговые последствия как для работодателя, так и для работника. Об этом расскажем в статье.

Обязательные медосмотры

Некоторые категории работников в соответствии с нормами Трудового кодекса обязаны проходить предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры*(1). С 1 января 2012 года действует приказ Минздравсоцразвития России, которым утвержден перечень вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)*(2). Порядок проведения медицинских осмотров утвержден этим же документом. Финансовое бремя проведения таких медицинских осмотров ложится на работодателя.

Специализированное медицинское учреждение может находиться далеко от места работы сотрудника или от места его проживания. Если у работника нет возможности вернуться к месту проживания или месту работы в течение дня, в который он уехал на медосмотр, считается, что обследование проводится в удаленной местности. В таком случае дорога и проживание в "чужих" краях оплачиваются работодателем.

Для целей бухгалтерского учета расходы организации на медосмотр работников учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности*(3).

Компания может самостоятельно оплатить сотруднику билеты и проживание или возместить ему расходы, которые он понес в связи с медосмотром в удаленной местности. Отметим, что если организация приобретает для работника проездные билеты, то учитывать их нужно на счете 50, субсчет "Денежные документы"*(4).

Сумма компенсации расходов, понесенных работником в связи с прохождением медосмотра, не облагается НДФЛ*(5).

Суммы компенсации не следует облагать взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование*(6). Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на указанные суммы тоже не начисляются*(7).

Затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств работодателя для целей исчисления налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов как расходы на обеспечение нормальных условий труда*(8). С этим единодушно соглашаются специалисты Минфина России*(9).

Пример

Сотрудник компании направлен в другой город для прохождения обязательного медосмотра. Железнодорожный билет стоимостью 4000 руб. для него купила компания, а проживание в гостинице в сумме 2000 руб. сотрудник оплатил самостоятельно на месте. По возвращении с медосмотра он представил документы из гостиницы, подтверждающие оплату, и ему была начислена и выплачена компенсация в размере 2000 руб.

В бухгалтерском учете сделаны такие проводки:

Дебет 60 (76) Кредит 51

- 4000 руб. - оплачен проездной ж/д билет сотрудника, направленного на медосмотр;

Дебет 50-3 Кредит 60 (76)

- 4000 руб. - учтен проездной ж/д билет сотрудника, направленного на медосмотр;

Дебет 71 Кредит 50-3

- 4000 руб. - проездной ж/д билет выдан сотруднику;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 (71)

- 2000 руб. - начислена компенсация расходов сотрудника на проживание в гостинице в месте медосмотра;

Дебет 73 (71) Кредит 50

- 2000 руб. - сумма компенсации выплачена из кассы;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 71

- 4000 руб. - учтена в расходах стоимость проезда к месту медосмотра.

Инициативный медосмотр

Если трудовые обязанности работника не признаются тяжелыми, вредными и опасными, не связаны с движением транспорта, то его здоровью, по мнению налоговиков, ничто не угрожает. Поэтому медосмотр таких работников является необязательным. Но компания может по собственному желанию за свой счет провести медицинские обследования. Однако расходы на это мероприятие, равно как и расходы на проезд и проживание в месте его проведения, не признаются расходами для целей исчисления налога на прибыль*(10). По мнению контролирующих органов, такие расходы не являются экономически обоснованными.

У компании есть возможность обосновать такие расходы, закрепив обязанность проводить медицинские осмотры всех работников в коллективном договоре. Коллективный договор - это один из правовых актов, регулирующих социально-трудовые отношения, то есть он является одним из "иных актов, содержащих нормы трудового права", обозначенных в статье 212 Трудового кодекса. И если организация готова отстаивать свою позицию в суде, то при наличии нормы о возмещении работникам стоимости медосмотра и расходов, понесенных в связи с его прохождением (проезд, гостиница), такие расходы могут быть учтены при расчете налога на прибыль. Они уменьшат налоговую базу как произведенные с целью обеспечения нормальных условий труда*(11).

Примечание. Все расходы, которые уменьшают базу по налогу на прибыль, должны быть обоснованы и подтверждены документами (ст. 252 НК РФ).

Чиновники Минфина России однозначно считают, что с сумм компенсации расходов на проезд и проживание работников при прохождении ими медосмотра, не признаваемого в соответствии с законом обязательным, надо удерживать НДФЛ*(12).

Если организация готова спорить, то можно утверждать, что расходы на проезд и проживание являются частью расходов работодателя на лечение и медицинское обслуживание своих работников. Такие компенсации НДФЛ не облагаются при условии, что они осуществлены за счет прибыли после уплаты налогов*(13).

На сумму выплат, связанных с прохождением медосмотра, проведенного по инициативе организации, начисляются:

- взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование*(14);

- взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний*(15).

Если компания избегает рисков судебного разбирательства и не учитывает расходы на инициативный медосмотр при расчете налога на прибыль, в бухгалтерском учете возникнет постоянное налоговое обязательство*(16).

Пример

Компания проводит необязательный медосмотр сотрудников. Для этого пять человек направлены в соседний город. Общая сумма компенсации расходов на проезд и проживание сотрудников в месте проведения медосмотра составила 18 500 руб. Данные расходы не учитываются при расчете налога на прибыль, поэтому возникает постоянное налоговое обязательство:

18 500 руб. х 20% = 3700 руб.

Льгот по страховым взносам у компании нет. Величина страхового тарифа по взносам на травматизм - 0,2%.

В бухгалтерском учете сделаны такие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 73

- 18 500 руб. - начислена компенсация расходов на проезд и проживание работников в месте проведения медосмотра;

Дебет 73 Кредит 68

- 2405 руб. - удержан НДФЛ с суммы компенсаций работников;

Дебет 73 Кредит 50

- 16 095 руб. - сумма компенсации выплачена работникам из кассы;

Дебет 91-2 Кредит 69

- 5550 руб. - на суммы компенсации начислены страховые взносы (общая ставка 30%);

Дебет 91-2 Кредит 69

- 37 руб. - на суммы компенсаций начислены взносы на травматизм;

Дебет 99 Кредит 68

- 3700 руб. - отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

И. Сидорова,

финансовый консультант юридической компании "Налоговик"

Экспертиза статьи:

О. Монако,

служба Правового консалтинга ГАРАНТ, налоговый консультант

Мнение. Какими документами подтвердить расходы на медосмотры?

Лилия Мукминова, юрист компании "Цефей" (г. Челябинск)

Налоговым кодексом предусмотрено, что в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные компанией (ст. 252 НК РФ).

Чтобы учесть вышеназванные расходы по налогу на прибыль, необходимо подтвердить их документами. При предварительном медицинском осмотре:

- направлением работника на медицинский осмотр;

- договором на оказание услуг по медицинскому осмотру;

- лицензией медицинской организации любой формы собственности на проведение предварительных и периодических осмотров, а также на экспертизу профессиональной пригодности;

- приказом руководителя медицинской организации об утверждении врачебной комиссии;

- поименным списком работников, подлежащих медицинскому осмотру;

- платежным документом, подтверждающим оплату услуг медицинской организации работодателем.

Такой порядок проведения медицинских осмотров (и, соответственно, оформления документов) вступил в силу с 1 января 2012 года (приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н).

"Актуальная бухгалтерия", N 5, май 2012 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) ст. 69, 213 ТК РФ

*(2) приказ Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н

*(3) пп. 5, 7 ПБУ 10/99

*(4) План счетов утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н

*(5) п. 3 ст. 217 НК РФ

*(6) п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

*(7) подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, пост. ФАС УО от 04.09.2007 N Ф09-7064/07-С1

*(8) подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(9) письма Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, от 07.08.2007 N 03-03-06/1/543

*(10) п. 29 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196

*(11) подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, пост. ФАС ПО от 01.07.2010 N А72-16506/2009

*(12) письма Минфина России от 20.12.2011 N 03-04-06/6-349, от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196, от 05.10.2009 N 03-03-06/1/638, от 08.09.2011 N 03-04-06/6-211

*(13) п. 10 ст. 217 НК РФ

*(14) ч. 1 ст. 7, ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ

*(15) п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ

*(16) ПБУ 18/02