Исправляем в программе "1С" неправильное сторно (О.Я. Леонова, "Зарплата", N 5, май 2012 г.)

Исправляем в программе "1С" неправильное сторно

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Как произвести корректировку неправильных исправительных записей по расчету НДФЛ в программе "1С"? Такой вопрос сформировался в ходе переписки с посетителем форума журнала "Зарплата" на сайте www.zarp.ru.

При расчете налога на доходы физических лиц за прошедший налоговый период была допущена ошибка. В 2011 году одному из учредителей начислена материальная выгода, с которой удержан и перечислен НДФЛ. Это было отражено в справке по форме 2-НДФЛ за 2011 год.

После сдачи отчетности выяснилось, что выплата начислена ошибочно. Бухгалтер сделал сторнировочные записи в 2012 году.

Поскольку у данного физического лица за 2012 год нет других доходов, в результате такого исправления облагаемая база стала отрицательной. А программа "1С" не позволяет отразить отрицательную облагаемую базу по НДФЛ.

Разберемся, в чем ошибся бухгалтер и как помочь его "горю" средствами программы "1С".

Порядок исправления ошибок

При внесении корректировочных записей в бухгалтерскую и налоговую отчетность, а также в учетные регистры бухгалтер должен соблюдать порядок исправления ошибок, установленный для бухгалтерского и налогового учета.

В первом случае следует руководствоваться ПБУ 22/2010, а во втором - статьей 54 НК РФ.

Подробнее об исправлении ошибок в бухгалтерском и налоговом учете вы можете прочитать в электронном журнале N 3 за 2012 год в статье "Исправляем ошибки в "зарплатных" расчетах".

Обратите внимание:

- в бухгалтерском учете способ исправления ошибки зависит от момента ее выявления (п. 5-9 ПБУ 22/2010);

- в налоговом учете при обнаружении ошибок прошлых налоговых периодов, обнаруженных в текущем налоговом периоде, перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения) (абз. 2 п. 1 ст. 54 НК РФ).

Посетитель форума ошибся с периодом, в котором следует произвести исправления. В данном случае исправительные записи должны быть сделаны в декабре 2011 года, а не в месяце обнаружения первичной ошибки. Рассмотрим, как в программе "1С" все исправить.

Корректировка суммы дохода и НДФЛ в программе "1С"

Как произвести корректировку в программах "1С", покажем на примере, заменив учредителя, о котором шла речь в сообщении на форуме, на работника.

Пример. В декабре 2011 года сотруднику была начислена материальная выгода, что было отражено в справке по форме 2-НДФЛ за 2011 год. Фрагмент справки приведен ниже (рис. 1).

В феврале 2012 года была обнаружена ошибка - материальную выгоду начислять было не нужно. Сторнировочные записи в программе "1С" сделаны в феврале 2012 года в документе "Начисление зарплаты работникам организации" - корректировка прошлого периода (рис. 2 ниже).

После этого при попытке распечатать справку 2-НДФЛ за 2012 год в "1С" выдается ошибка (рис. 3 на с. 49).

Необходимо провести корректировку исправительных записей в программе "1С".

Решение. Наша задача исправить неправильные исправления, произведенные не в том периоде, в котором допущена ошибка.

1. Прежде чем приступить к корректировке, посмотрим, какие суммы дохода и налога отражаются в "Регистре налогового учета по НДФЛ" за 2012 год (рис. 4 на с. 49).

Мы видим, что отрицательный доход и налог показаны в феврале 2012 года. Необходимо скорректировать данные - указать, что сторнирование - это корректировка НДФЛ за 2011 год, а не расчеты по НДФЛ за 2012 год. Чтобы произвести исправление неправильно произведенной корректировки, "перекинем" доходы и начисления НДФЛ по ставке 35% с февраля 2012 года в декабрь 2011-го.

Для этого придется воспользоваться специальной опцией программы "1С" для ручной корректировки налогов и взносов "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам". Вот путь к интерфейсу этой опции: "Расчет зарплаты организаций" / меню "Налоги и взносы" / "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам".

Выбираем в закладке "НДФЛ: доходы и налоги" вариант "Учет доходов по всем ставкам и налогов по ставкам 9 и 35%".

2. Произведем корректировку дохода и начисленного налога в 2011 году (рис. 5 ниже).

Для этого добавим новую строку и вручную введем правильные сведения в таблицу: фамилию, имя, отчество физического лица, дату дохода (в нашем случае 31 декабря 2011 года), месяц налогового периода - декабрь 2011 года, код дохода, сумму дохода (с минусом). Налог по материальной выгоде рассчитается автоматически.

Заметим, что при корректировке налога по ставке 13% его придется ввести вручную на закладке "НДФЛ по ставке 13%".

3. Произведем корректировку дохода и начисленного налога в 2012 году. Порядок действий аналогичен описанному выше. Но здесь сторнируем отрицательную запись, которую ввели, когда исправления вносили в феврале, то есть производим отмену сторно-записи. Поэтому сумма корректировки положительная. Главное, правильно указать периоды и даты (рис. 6 ниже).

4. Произведем корректировку удержанного налога за 2012 год во вкладке "НДФЛ удержанный" (рис. 7 на с. 52).

В результате этой корректировки в справке по форме 2-НДФЛ за 2012 год перестанут отражаться доходы и налоги по ставке 35% и программа позволит ее распечатать.

По итогам произведенных корректировок программа сформирует правильные записи по налогу на доходы физических лиц за 2011 год, в составе которых будет отражено сторнирование излишне начисленного дохода в виде материальной выгоды, а также сторно излишне начисленного по этому доходу НДФЛ.

5. После этого в налоговый орган нужно будет подать уточненную справку по форме 2-НДФЛ за 2011 год, в которой корректно отражается сумма, излишне удержанная налоговым агентом. Ее фрагмент смотрите на рис. 8 ниже.

6. После того как обязанность по возмещению НДФЛ передана в налоговый орган, мы отразим в программе "1С" погашение задолженности в организации. Для этого в интерфейсе "Корректировка учета по НДФЛ и страховым взносам" за 2011 год во вкладке "НДФЛ удержанный" вручную введем отрицательное значение налога (рис. 9 ниже).

Внимание! Ручную корректировку налогов и взносов не следует производить без особых оснований. При возникновении проблем с автоматическим расчетом НДФЛ в "1С" рекомендуем обратиться к специалистам. В практике встречаются более сложные случаи, чем описанный в данной статье.

О.Я. Леонова,

руководитель отдела автоматизации кадрового учета

и расчета заработной платы компании "Микротест"

"Зарплата", N 5, май 2012 г.