Положение о порядке передачи документов работниками кадровой службы ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", N 6, июнь 2011 г.)

Положение о порядке передачи документов работниками кадровой службы

                                                   Утверждаю:

                                                   Директор   ООО "Салют"

                                                    Соколов  Г.Н. Соколов

                                                   --------

                                                  "01" февраля 2011 г.

Положение
о порядке передачи документов работниками кадровой службы ООО "Салют"

1. Общие положения

Настоящее положение разработано в целях повышения эффективности документооборота, систематизации и дисциплинарной ответственности работников кадровой службы ООО "Салют" (далее - организация).

Положение о порядке передачи документов работников ООО "Салют" (далее - положение) разработано в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ;

- Кодексом об административных правонарушениях Российской Федерации от 30.12.2001 N 195-ФЗ;

- Правилами внутреннего трудового распорядка ООО "Салют".

Положение устанавливает:

- перечень оснований для передачи документов кадровой службы;

- порядок передачи документов кадровой службы ее работниками;

- состав комиссии, принимающей документы кадровой службы;

- работников, ответственных за хранение переданных документов;

- образцы документов, которыми оформляется процедура передачи документов кадровой службы.

2. Перечень оснований для передачи документов

Документы кадровой службы передаются работником в следующих случаях:

2.1. Увольнение работника по его инициативе.

2.2. Увольнение работника по инициативе работодателя.

2.3. Перевод или перемещение работника.

2.3. Все виды отпусков.

2.4. Заболевание.

3. Порядок передачи документов

3.1. В случае наступления событий, являющихся основанием для передачи документов кадровой службы, руководитель кадровой службы оформляет служебную записку на имя директора, в которой указывает:

- Ф.И.О. работника, передающего документы;

- основание для передачи документов;

- срок наступления события, являющегося основанием для передачи документов.

3.2. Директор организации создает комиссию по приему документов в соответствии с Приложением 2 к настоящему положению. В приказе о создании комиссии устанавливается:

- состав комиссии,

- срок передачи документов,

- лицо, ответственное за хранение принятых документов.

3.3. Комиссия при приеме документов осуществляет проверку документов по следующим критериям:

- состав и количество;

- содержание документов;

- оформление документов.

Все критерии отражаются в акте приема-передачи документов кадровой службы.

3.4. Лицо, ответственное за хранение принятых документов, хранит принятые документы и акт приема-передачи до передачи вновь принятому работнику.

3.5. Лицо, ответственное за хранение принятых документов, передает хранящиеся у него документы вновь принятому работнику по акту приема-передачи согласно срокам и условиям процедуры адаптации, установленной Положением об адаптации работников ООО "Салют".

Положение о порядке передачи документов работниками может быть единым для всей организации с указанием особенностей передачи документов по подразделениям или содержать отдельные положения для каждого подразделения.

Положение о порядке передачи документов работниками будет являться локально нормативным актом организации, поэтому согласно ст. 8 ТК РФ с ним необходимо ознакомить всех работников, которые работают с документами организации.

Если коллективным договором, соглашениями предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников, то сначала нужно провести процедуру согласования проекта положения.