Персонифицированная отчетность за 2011 год в программах "1С:Предприятие 8" ("БУХ.1С", N 2, февраль 2012 г.)

Персонифицированная отчетность за 2011 год в программах "1С:Предприятие 8"

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Индивидуальные сведения персонифицированного учета (по формам СЗВ-6-1, СЗВ-6-2) за 2011 год необходимо предоставить в отделения ПФР не позднее 15 февраля 2012 года. В связи с размещенным на сайте ПФР обращением к страхователям (http://www.pfrf.ru/for_employers/19014.html) в программах изменен порядок подготовки документов персонифицированного учета за 2011 год: формируется полный комплект документов. В рабочем месте подготовки данных ПФР в "зарплатных" конфигурациях на платформе "1С:Предприятие 8" реализованы проверки подготовленного комплекта документов в соответствии с новыми правилами проверки, размещенными на сайте ПФР. В статье рассматриваются особенности подготовки сведений в программах "1С:Предприятие 8" на примере конфигурации "Зарплата и управление персоналом".

При подготовке сведений следует руководствоваться Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению (с учетом последних изменений).

Особенности составления отчетности за 2011 год

Наряду с отчетом по страховым взносам за 2011 год по форме РСВ-1 и отчетностью по персонифицированному учету за IV квартал 2011 года по формам СЗВ-6-1 (или СЗВ-6-2) с сопровождающей их описью АДВ-6-2 необходимо также подготовить на каждого сотрудника сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в 2011 году, по формам СЗВ-6-3 (с сопровождающими каждую пачку описями АДВ-6-4). Формы РСВ-1, АДВ-6-2 (входящие в нее СЗВ-6-1, 2) и СЗВ-6-3 представляются в органы ПФР единым комплектом документов.

Формы СЗВ-6-3 были предоставлены пользователям, начиная с версии 2.5.32. Для формирования отчетности единым комплектом документов рекомендуется использовать версию 2.5.44.1 (от 29.12.2011). Практически вся работа с комплектом документов реализована в рабочем месте Подготовка данных ПФР (см. рис. 1).

Порядок подготовки отчетности в рабочем месте "Подготовка данных ПФР"

Сведения рекомендуется формировать в следующей последовательности:

- Расчет РСВ-1;

- Опись АДВ-6-2, включая сведения по форме СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2;

- Формы СЗВ-6-3.

Работа с Описями АДВ-6-2 и содержащимися в ней сведениями СЗВ-6-1, 2 осуществляется на странице Квартальная отчетность (СЗВ) рабочего места Подготовка данных ПФР (см. рис. 1). Новый комплект документов персонифицированного учета (Опись АДВ-6-2) может быть автоматически сформирован только после того, как работа с предыдущим комплектом текущего периода завершена, т.е. комплект либо принят ПФР, либо удален. При автоматическом формировании Описи АДВ-6-2 и сведений СЗВ-6-1, 2 подбирается существующий в информационной базе Расчет РСВ-1 соответствующего отчетного периода.

Кнопки панели Описей АДВ-6-2 теперь обрабатывают комплект документов целиком. Например, кнопка Печать формирует и показывает печатные формы всех документов, соответствующих текущей Описи АДВ-6-2 (включая перечисленные в описи сведения СЗВ-6-1, 2, указанный в ней Расчет РСВ-1 и связанные с этой описью сведения СЗВ-6-3). Команда "встроенной проверки" в случае проверки комплекта сведений в целом выполняет проверку корректности не только всех документов комплекта по отдельности, но и соответствие значений отдельных показателей Описи АДВ-6-2 и Расчета РСВ-1, Сведений СЗВ-6-1, 2 и Сведений СЗВ-6-3, а также итоговых сумм Сведений СЗВ-6-3 и показателей Расчета РСВ-1.

Работа с документами СЗВ-6-3 осуществляется на странице Сведения о заработке (СЗВ-6-3) рабочего места Подготовка данных ПФР (см. рис. 2). При автоматическом формировании сведений СЗВ-6-3 подбирается существующая в информационной базе Опись АДВ-6-2 текущего отчетного периода.

"Рис. 2"

Распределение уплаченных сумм страховых взносов

Начиная с версии 2.5.40.3 (от 16.09.2011) в конфигурации распределение уплаченных взносов выполняется только с учетом ранее переданных в ПФР сведений. Поэтому для корректного распределения уплаченных сумм в автоматическом режиме требуется обязательное наличие в информационной базе принятых ПФР сведений за все предыдущие отчетные периоды. Но таких сведений в информационной базе может и не быть, ведь они могли редактироваться либо быть полностью сформированы в сторонней программе. В связи с этим в программу включена возможность загрузки принятых ПФР сведений прошлых периодов из файлов АДВ-6-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 в формате xml, которые были отправлены в ПФР.

Начиная с версии 2.5.42.4 (от 25.11.2011) упрощена форма документа Расчеты по страховым взносам. Выбор операции, которая регистрируется документом, перенесен из меню командной панели непосредственно на форму. В операциях по уплате страховых взносов, введенных с 2010 года, теперь не требуется указывать месяц, за который уплачиваются взносы. Чтобы отличить уплату задолженности по ЕСН от уплаты страховых взносов, введенных с 2010 года, добавлена еще одна операция Уплата ЕСН, по которой необходимо указывать год образования задолженности (в пределах 2001-2009) для отображения в форме АДВ-11 (см. рис. 3).

"Рис. 3"

Комплект сведений за прошлый отчетный период

Под комплектом сведений за прошлый отчетный период понимается экземпляр документа Опись сведений АДВ-6-2. В этом документе должны быть указаны все документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6), соответствующие всем пачкам, принятым ПФР за этот отчетный период. За один прошлый отчетный период может быть указан только один комплект сведений, т.е. только один документ Опись сведений АДВ-6-2. Такой подход соответствует многочисленным письмам ПФР (например, от 10.03.2011 N АК-08-25/2277) и "памяткам страхователей", в которых сказано, что за каждый отчетный период страхователем может быть представлено не более одной описи формы АДВ-6-2. Однако на практике отделения ПФР зачастую принимали более одной такой формы за отчетный период. Поэтому если по какой-либо причине за один отчетный период имеется более чем одна принятая ПФР форма АДВ-6-2, их необходимо объединить в один документ Опись сведений АДВ-6-2 конфигурации.

Для этого следует выбрать такой документ (например, соответствующий исходным сведениям) и в его табличную часть Пачки СЗВ-6-1 и Реестры СЗВ-6-2 добавить новые строки и указать в них документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6), соответствующие другой описи АДВ-6-2 (см. рис. 4). Обращаем внимание, что для редактирования документов персонифицированного учета флажок Принято в ПФР в правом нижнем углу формы должен быть снят. После окончания редактирования его можно установить обратно (флажок служит лишь для защиты документов от случайных изменений).

"Рис. 4"

Определение перечня прошлых отчетных периодов

Указание того, какие документы, присутствующие в информационной базе, являются комплектами сведений за прошлый отчетный период, и, соответственно, будут учитываться в работе алгоритма, происходит в рабочем месте Подготовка данных для ПФР. Сформировать сведения за текущий отчетный период непосредственно из документа Опись сведений АДВ-6-2 без предварительного указания комплектов сведений за прошлый отчетный период невозможно. Кнопка Сформировать сведения за отчетный период в таком случае будет неактивна, а подсказка предложит для формирования сведений перейти в форму рабочего места (рис. 5).

"Рис. 5"

После указания в рабочем месте всех требуемых сведений, ранее принятых ПФР, появляется возможность сформировать сведения непосредственно в документе Опись сведений АДВ-6-2. Тем не менее, рекомендуется формировать сведения с помощью рабочего места Подготовка данных ПФР, поскольку только в нем доступны просмотр подробного комментария к распределению уплаченных сумм по застрахованным лицам и возможность повторного перераспределения уплаты.

Алгоритм предполагает наличие в информационной базе комплектов сведений за все прошлые отчетные периоды, начиная с 2010 года, в которых организация вела свою деятельность и сдавала в ПФР индивидуальные сведения персонифицированного учета. Если не все такие сведения указаны, то корректное автоматическое распределение уплаченных сумм взносов невозможно. Поэтому в таком случае кнопка Сформировать сведения в рабочем месте подготовки данных для ПФР будет недоступна.

Определение того, в каких прошлых отчетных периодах велся учет и, соответственно, за какие периоды обязательно необходимо указать принятые ПФР сведения, происходит следующим образом. Определяется минимальный период (не раньше 1 полугодия 2010 года), за который в программе производились начисления. Все отчетные периоды персонифицированного учета, начиная с этого периода, считаются обязательными для указания принятых в них комплектов сведений. Пропуски периодов не допускаются.

Если организация образовалась в июле 2010 года или позже, то за отчетные периоды, предшествующие ее образованию, принятых в ПФР сведений не существует. Такие периоды не включаются в перечень прошлых отчетных периодов, поскольку за эти периоды в информационной базе начисления не должны были производиться.

Если учет в программе начали вести после июля 2010 года (до этого он велся вручную или в другой программе), и не был произведен перенос данных или начальный ввод данных прошлых периодов вручную, то предшествующие отчетные периоды не включатся в перечень обязательных. В данном случае программно определить, действительно ли это новая организация или раньше она уже осуществляла свою деятельность, невозможно. Тем не менее, для корректного распределения уплаты в текущем периоде рекомендуется указать все комплекты прошлых периодов, которые были приняты ПФР, для чего их потребуется загрузить из файлов в формате xml.

Если такие файлы по какой-либо причине не сохранились в организации, то следует запросить их в отделении ПФР, куда они предоставлялись. Если получить такие файлы возможности нет или сведения предоставлялись только в бумажном виде, то желательно внести такие сведения в программу вручную. Для этого необходимо создать и заполнить вручную документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6) и Опись сведений АДВ-6-2 и сформировать отсутствующие комплекты. Такую работу удобно проводить из рабочего места Подготовка данных для ПФР.

На практике может оказаться так, что в одном из прошлых отчетных периодов не производилось начисление страховых взносов, но в организации числились сотрудники, находящиеся, например, в отпуске без сохранения заработной платы. За такой период также потребуется указать комплект сведений, в котором не будет присутствовать начисленных сумм, но, возможно, будут присутствовать суммы уплаченные. Если за период не было ни начисленных, ни уплаченных сумм, то необходимо указать комплект, в котором содержатся пачки с данными только о стаже застрахованных лиц.

Указание комплектов сведений за все прошлые отчетные периоды

В общем случае при первом открытии формы рабочего места Подготовка данных для ПФР с целью формирования отчетности 2011 год кнопка Сформировать сведения будет недоступна для нажатия, поскольку не указаны все комплекты сведений за прошлые отчетные периоды.

Если кнопка доступна, это значит, что все требуемые комплекты были сформированы с помощью этого рабочего места или уже ранее были указаны в этом рабочем месте. В этом случае можно формировать сведения за текущий период без каких-либо дополнительных действий. Однако если известно, что присутствующие в информационной базе комплекты прошлых периодов отличаются от тех, которые были приняты ПФР, то необходимо загрузить окончательные варианты сведений и указать их в качестве комплектов сведений за прошлые отчетные периоды. Такая ситуация возможна, если, например, сведения были сформированы в программе, но затем были загружены в стороннюю программу, в которой производилось их редактирование и окончательный вариант был сдан из сторонней программы.

Указание комплектов прошлых периодов производится в форме подбора документов, которая вызывается по нажатию кнопки Добавить - Принятые в ПФР комплекты прошлых периодов (рис. 6).

"Рис. 6"

Даже если в информационной базе присутствует проведенный документ Опись сведений АДВ-6-2 с установленным флагом Принят в ПФР, то он не будет считаться комплектом сведений прошлого отчетного периода, пока он явно не выбран в форме подбора документов прошлых периодов.

Таким флагом могут быть помечены несколько различных документов Опись сведений АДВ-6-2 за один отчетный период, соответствующих различным попыткам сдачи отчетности, но в качестве комплекта сведений прошлого периода должен быть выбран один из них окончательно принятый ПФР.

Рассмотрим основные принципы указания комплектов прошлых периодов и работы с формой подбора документов прошлых периодов:

1. Если в информационной базе уже присутствует документ Опись сведений АДВ-6-2 и соответствующие ему документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6) за требуемый прошлый период, которые содержат абсолютно те же данные, что были сданы и приняты в ПФР, то достаточно просто выбрать этот документ в колонке Комплект документов. Если такой комплект уже выбран, то это может значить, что ранее он был сформирован из рабочего места подготовки данных для ПФР, и была нажата кнопка Пометить все пачки как принятые ПФР.

2. Если в информационной базе отсутствует документ Опись сведений АДВ-6-2 за требуемый прошлый отчетный период (например, сведения формировались в другой программе), но есть файлы форм АДВ-6-2, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2 в формате xml, которые были приняты в ПФР, то необходимо загрузить эти файлы в новый комплект сведений. При загрузке будут созданы документы Опись сведений АДВ-6-2 и Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6) на основании данных из этих файлов.

3. Если в информационной базе уже есть комплект сведений прошлого периода, но его данные отличаются от тех, что были приняты в ПФР (например, сведения редактировались в другой программе), то необходимо загрузить соответствующие файлы в существующий комплект сведений.

4. Если в таблице с обязательными прошлыми отчетными периодам отсутствует какой-либо отчетный период (в информационной базе учет в этом периоде не велся), но известно, что существуют принятые в ПФР сведения за этот период, то необходимо их загрузить с созданием нового комплекта сведений.

Для загрузки сведений из файла в любом из случаев необходимо указать файл описи АДВ-6-2, а также требуется, чтобы в одной папке с ним находились файлы описанных в нем пачек СЗВ-6.

Если указан некорректный файл или некорректны присутствующие в папке связанные с ним другие файлы, то на форме выдается соответствующее сообщение и такие файлы загружены не будут.

Принадлежность загружаемого файла к текущей организации определяется по регистрационному номеру в ПФР (указывается в справочнике Организации на закладке Коды).

Загрузка файлов ранее принятых сведений имеет следующие особенности:

- физическое лицо находится в информационной базе по страховому номеру ПФР. Если физическое лицо из файла не найдено в базе, то автоматически создается новый элемент справочника Физические лица;

- при загрузке в существующий комплект все его данные перезаписываются, лишние документы СЗВ-6 помечаются на удаление. Как уже отмечалось ранее, если за один отчетный период имеется более чем один файл описи АДВ-6-2, то необходимо загрузить их все в различные комплекты, а затем создать новый документ Опись сведений АДВ-6-2 и в нем указать все загруженные пачки СЗВ-6 и этот новый документ выбрать в качестве комплекта прошлого периода. Если загружать последующие файлы в один и тот же комплект, то комплект будет полностью заменен, а не дополнен;

- загруженные из файлов документы в форме списка отображаются со значением Да в колонке Загружен. Такие документы недоступны для редактирования.

После указания всех требуемых комплектов прошлых периодов кнопка Сформировать сведения становится доступной.

При распределении уплаты используются данные следующих источников:

1) Регистр накопления Расчеты по страховым взносам: остаток на начало отчетного периода и оборот за отчетный период;

2) Регистр накопления Страховые взносы исчисленные: оборот за отчетный период;

3) Документы Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6), отмеченные в регистре сведений Сведения принятые ПФР.

Из этого следует, что если учет в программе до начала отчетного периода не велся, то помимо загрузки принятых ПФР сведений за прошлые периоды необходимо обеспечить актуальный остаток по регистру Расчеты по страховым взносам на начало отчетного периода (если имеется переплата). Для этого необходимо ввести документы Расчеты по страховым взносам в соответствии с фактическими платежами в предыдущих отчетных периодах. Обращаем внимание, что если производился перенос данных из программы "1С:Зарплата и кадры 7.7", то необходимо проверить наличие записей в этом регистре за период переноса, начиная с 2010 года.

Описание алгоритма распределения уплаченных сумм взносов с учетом ранее принятых ПФР сведений

Для страховой и накопительной частей страховых взносов используется одинаковый алгоритм распределения:

1. Определяется "Сумма для уплаты" как сумма уплаченных взносов плюс сумма переплаты на начало отчетного периода (если таковая имеется).

Сумма уплаченных взносов включает все уплаченные в этом периоде суммы независимо от месяца, за который производится уплата, за исключением месяцев 2009 и более ранних годов, согласно документам Расчеты по страховым взносам.

Сумма переплаты определяется по состоянию взаиморасчетов с ПФР на начало отчетного периода (по регистру Расчеты по страховым взносам).

2. Определяется "Общая сумма задолженности" по всем комплектам сведений за прошлые отчетные периоды (документам Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-6), отмеченным в регистре Сведения принятые ПФР):

"Общая сумма задолженности" = Сумма ("Начисленная сумма по ЗЛ" - "Уплаченная сумма по ЗЛ"),

где "Начисленная сумма по ЗЛ", "Уплаченная сумма по ЗЛ" суммы по застрахованным лицам, определенные нарастающим итогом за все прошлые отчетные периоды, за которые указаны комплекты сведений. При этом учитываются имеющиеся в комплектах прошлых периодов корректирующие и отменяющие сведения.

3. Определяется "Коэффициент погашения задолженности":

- 0, если "Общая сумма задолженности" = 0;

- 1, если "Сумма для уплаты" >= "Общая сумма задолженности";

- "Сумма для уплаты" / "Общая сумма задолженности", если "Сумма для уплаты" < "Общая сумма задолженности".

4. Определяется "Сумма на погашение задолженности по ЗЛ" по каждому застрахованному лицу:

"Сумма на погашение задолженности по ЗЛ" = "Коэффициент погашения задолженности" х ("Начисленная сумма по ЗЛ" - "Уплаченная сумма по ЗЛ")

5. Остаток от суммы "Сумма для уплаты" используется для уплаты начисленных взносов текущего отчетного периода. Для этого определяется "Остаток от суммы уплаты":

"Остаток от суммы уплаты" = "Сумма для уплаты" - Сумма ("Сумма на погашение задолженности по ЗЛ")

6. Определяется "Коэффициент уплаты текущего периода":

"Коэффициент уплаты текущего периода" = "Остаток от суммы уплаты" / Сумма ("Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ"),

где "Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ" определяется по данным документов Начисление страховых взносов. Значение этого коэффициента ограничивается единицей с целью недопущения переплаты.

7. Вычисляется "Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ":

"Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ" = "Сумма на погашение задолженности по ЗЛ" + "Коэффициент уплаты текущего периода" х "Начисленная в текущем периоде сумма по ЗЛ"

8. Суммы "Уплаченная в текущем периоде сумма по ЗЛ" корректируются для устранения погрешностей округления.

Для удобного просмотра результатов работы алгоритма служат комментарии к распределению уплаченных сумм. Для их формирования необходимо нажать кнопку Перераспределить с комментарием в рабочем месте подготовки данных для ПФР. Также комментарий можно посмотреть по отдельному застрахованному лицу (без перераспределения сумм) с помощью кнопки Комментировать в панели над списком застрахованных лиц.

Важно отметить, что для корректного распределения уплаты по алгоритму требуется, чтобы данные, которыми он оперирует, были также корректны. А именно не допускается, чтобы значение "Уплаченная сумма по ЗЛ" превышало значение "Начисленная сумма по ЗЛ". В случае обнаружения в сведениях прошлых периодов таких лиц они будут исключены из расчета распределения уплаченных сумм, о чем будет сообщено в комментарии к распределению оплаты: "В переданных в ПФР сведениях выявлены превышения сумм уплаченных взносов над начисленными! Данные по таким сотрудникам исключены из расчета уплаченных сумм за прошлые периоды!". Это сообщение означает, что по таким лицам в комплектах сведений прошлых периодов уплаченная сумма превысила начисленную, т.е. была отражена переплата взносов. Ситуация не соответствует Постановлению Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, такие сведения не являются корректными и, теоретически, не должны были быть приняты отделением ПФР. Если же сведения все-таки были ранее приняты, то в будущем они не пройдут "стыковку" в центральном ПФР и потребуется сдача корректирующих сведений.

При обнаружении приведенных выше сообщений необходимо убедиться, что указаны действительно все комплекты сведений прошлых отчетных периодов, начиная с 2010 года (или с момента образования организации), что никакие комплекты не пропущены. Если же указаны все сведения, принятые ПФР, то для корректного распределения уплаты в текущем периоде необходимо переформировать сведения за прошлые периоды, желательно начиная с 2010 года (второго полугодия) с целью устранения в них переплат. В некоторых случаях такие сведения по разрешению отделения ПФР допускается сдать вновь в виде исходных сведений прошлых периодов.

Если же сдать сведения в виде исходных не представляется возможным, то в программе необходимо сформировать корректные комплекты сведений за такие прошлые периоды в виде исходных и использовать их при подготовке отчетности текущего периода. После того, как сведения текущего периода будут подготовлены, необходимо оформить корректные комплекты прошлых периодов как корректирующие и подать их вместе со сведениями текущего периода.

Такой порядок связан с тем, что корректирующие сведения, которые присутствуют в комплекте текущего отчетного периода, в алгоритме распределения уплаты никак не учитываются.

В настоящий момент неизвестно, каким образом производится проверка таких сведений: осуществляется ли сначала загрузка в проверочную систему ПФР корректирующих сведений, а затем исходных, или наоборот. От этого зависит необходимость их учета при распределении уплаты текущего периода.

"БУХ.1С", N 2, февраль 2012 г.