Оформление приема на работу (Е. Карсетская, "Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 1, январь 2012 г.)

Оформление приема на работу

Процедуру оформления приема на работу должен представлять себе каждый работодатель. Хорошо, когда в организации есть кадровый специалист или даже целый отдел кадров. Однако существует множество некрупных организаций с небольшим количеством работников, в которых чаще всего обязанности кадровика выполняет бухгалтер (или главный бухгалтер). Рассмотрим, как оформить сотрудника на работу без ошибок.

При приеме специалиста в штат работодатель должен оформить ряд необходимых документов. Фактически процедура оформления приема на работу сводится к своевременному и правильному оформлению обязательных документов.

После того, как между работником и работодателем достигнуто соглашение о начале трудовых отношений, работодатель должен предпринять следующие действия.

В первую очередь работодатель проверяет документы работника.

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись:

- с правилами внутреннего распорядка;

- коллективным договором;

- иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Затем работник и работодатель подписывают трудовой договор, после чего издается приказ о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ объявляется работнику под роспись.

На основании приказа производится запись в трудовую книжку работника.

Следующее действие - на работника заводится личная карточка, где он проставляет свою подпись в подтверждение того, что он ознакомлен с записью в трудовой книжке.

В бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Обратите внимание! Заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Трудовые отношения возникают на основании подписанного сторонами трудового договора (или факта допущения работника к работе). Заявление о приеме на работу может быть дополнительным документом, подтверждающим начало трудовых отношений, между тем его отсутствие не влияет на трудовые отношения между работником и работодателем.

Если же порядок ведения документооборота в конкретной организации предусматривает необходимость подписания работником заявления о приеме на работу, работодатель вправе предложить работнику такое заявление написать. При этом не имеет принципиального значения, написано такое заявление собственноручно работником или же на заявлении собственноручной будет только подпись.

Обратите внимание! Трудовые отношения возникают только в результате заключения трудового договора. Если между сторонами заключен гражданско-правовой договор (договор подряда, оказания услуг), трудовые отношения в такой ситуации не возникают. Соответственно, на такие договоры не распространяются нормы трудового права. В этой связи необходимо понимать, в чем основные отличия гражданско-правового договора от трудового.

Но прежде чем подписать договор с работником, следует определиться, какой именно договор будет заключаться: трудовой или гражданско-правовой.

Отметим, что довольно часто по тем или иным причинам стороны заключают гражданско-правовой договор при том, что фактически отношения между ними носят трудовой характер. Да и сами договоры (трудовой и договор оказания услуг) имеют определенное сходство.

Отличие гражданско-правового договора от трудового

Чем же отличается гражданско-правовой договор от трудового договора?

Характерные признаки трудового договора следующие:

- прием на работу по трудовому договору производится путем издания приказа (распоряжения) работодателя, по трудовому договору осуществляется зачисление работника на работу по определенной должности или профессии в соответствии со штатным расписанием, вносится запись в трудовую книжку работника о приеме его на работу. При заключении гражданско-правового договора приказ не издается, запись в трудовую книжку не вносится;

- выполнение работы определенного рода производится работником лично, он включается в производственную деятельность предприятия, в отличие от гражданско-правового договора, в котором указывается индивидуальное конкретное задание (поручение, заказ и т.д.);

- работник подчиняется внутреннему трудовому распорядку; его составным элементом является выполнение в процессе труда распоряжений работодателя, за ненадлежащее выполнение которых работник может нести дисциплинарную ответственность;

- в трудовых отношениях обычно применяются тарифные ставки и оклады, в соответствии со ст. 136 ТК РФ заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. По гражданско-правовым договорам об оказании услуг заказчик обязуется оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре, оплата производится обычно после окончания работы и составления акта выполненных работ (оказанных услуг);

- в трудовых отношениях работнику предоставляются социальные гарантии: право на отпуск, на пособия по временной нетрудоспособности, пособия в связи с материнством. Гражданско-правовой договор таких гарантий не предусматривает.

Имейте в виду, что если между сторонами заключен гражданско-правовой договор, а отношения носят трудовой характер, данный договор может быть признан трудовым (ч. 4 ст. 11 ТК РФ).

Вместе с тем, если обе стороны договора готовы сотрудничать именно на таких условиях, то и оспаривать данный договор будет некому.

Таким образом, несмотря на схожесть гражданско-правовых договоров на оказание услуг с трудовыми, трудовых отношений при заключении договора оказания услуг (договора подряда) не возникает.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Статья 65 ТК РФ приводит перечень документов, которые предъявляет работник работодателю при заключении трудового договора:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Такими документами являются призывное удостоверение (если работник еще не служил) или военный билет (Положение о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719);

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или подготовки.

Обратите внимание! Непредставление работником этих документов является основанием для отказа в заключении трудового договора. Вместе с тем Трудовой кодекс РФ запрещает работодателям требовать от работника документы помимо вышеуказанных.

Отметим, что часто работодатели при заключении трудового договора требуют от работников представления свидетельства о присвоении ИНН (идентификационного номера налогоплательщика). Однако оно не входит в перечень документов, которые работник обязан предъявить работодателю.

Поэтому отсутствие свидетельства о присвоении ИНН не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем. Но отсутствие трудовой книжки фактически не препятствует заключению трудового договора.

Если у работника нет трудовой книжки, например по причине ее утраты, он должен представить работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, обязан оформить работнику трудовую книжку действующего образца и внести в нее сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документами. Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника (письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6).

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

При приеме работника на работу и до подписания с ним трудового договора работодатель обязан ознакомить его под роспись:

- с правилами внутреннего трудового распорядка;

- иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника;

- коллективным договором, если он имеется в организации (ст. 68 ТК РФ).

Отметим, что трудовое законодательство не обязывает работодателя до подписания трудового договора предоставлять работнику все локальные нормативные акты организации. Его необходимо ознакомить только с теми документами, которые непосредственно связаны с его трудовой деятельностью.

Пример

Работница была принята в штат на должность торгового представителя. В соответствии с должностной инструкцией, утвержденной работодателем, в трудовые обязанности торгового представителя входят работа с дебиторской задолженностью и выполнение плана продаж.

При приеме на работу сотрудница не была ознакомлена с должностной инструкцией. Впоследствии за невыполнение обязанностей, связанных с работой с дебиторской задолженностью, работодатель наложил на сотрудницу дисциплинарное взыскание.

Работница обратилась в суд. Суд пришел к выводу, что в данной ситуации по отношению к работнице применение дисциплинарного взыскания незаконно, поскольку она не была ознакомлена с должностными инструкциями торгового представителя (определение Московского областного суда от 16.09.2010 N 33-15865).

Помимо правил внутреннего трудового распорядка и коллективного трудового договора к ним относятся положение об оплате труда, должностные инструкции и инструкции по охране труда и т.п.

В качестве примера возможных последствий неознакомления работника с локальными нормативными актами можно привести следующее дело.

Трудовое законодательство не устанавливает порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами и не приводит документов, на которых работники должны поставить свою подпись.

Поэтому предлагаются следующие варианты.

Во-первых, условие о том, что работник ознакомлен с правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами, можно привести непосредственно в тексте трудового договора с работником. В этом случае необходимо перечислить все локальные акты, с которыми работник ознакомлен до подписания трудового договора. Подписав договор, работник тем самым подтверждает, что он ознакомился с локальными нормативными актами организации.

Во-вторых, организация может завести специальный журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Следующий шаг - оформление и подписание трудового договора с работником.

В предыдущих номерах журнала автор подробно описывал порядок составления и заключения трудового договора. Поэтому в рамках данной статьи останавливаться на этом пункте оформления трудовых отношения не будем.

Приказ о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме работника на работу. Приказ составляется по унифицированной форме N Т-1 (при приеме на работу одного работника) или по форме N Т-2 (при приеме на работу нескольких работников). Данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Приказ подписывает руководителем организации. После этого в трехдневный срок со дня фактического начала работы с документом под роспись должен быть ознакомлен работник (работники).

В приказе указываются:

- даты приема на работу и окончания трудового договора (для срочных трудовых договоров);

- фамилия, имя и отчество работника;

- наименование структурного подразделения, в которое принимается работник;

- наименование должности (профессии, специальности), а также разряд, класс (категория), квалификация работника;

- информации о том, является ли работа основной или совместительством;

- размер оклада (тарифной ставки);

- продолжительность испытательного срока (если работник принимается на работу с испытанием).

При составлении приказа работнику присваивается табельный номер.

Внесение записи в трудовую книжку

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Отметим, что в планы Минздравсоцразвития России входит отмена трудовой книжки уже в 2012 году. Между тем, пока эти планы не будут реализованы, работодатели обязаны заполнять трудовые книжки работникам, соблюдая существующие правила.

Нормативно-правовые акты, устанавливающие статус трудовой книжки, а также регулирующие порядок ведения, хранения трудовых книжек, следующие:

- Трудовой кодекс РФ;

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным документом утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;

- Постановление Минсоцразвития России от 10.10.2003 N 69, утв. инструкцию по заполнению трудовых книжек.

В настоящее время трудовая книжка - это обязательный кадровый документ.

Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике;

- о выполняемой им работе;

- о переводах на другую постоянную работу;

- об увольнении работника;

- основания прекращения трудового договора;

- сведения о награждениях за успехи на работе;

- сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ).

Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее шести дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила существуют три исключения:

- работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);

- работник поступает на работу на условиях совместительства;

- трудовая книжка работника потеряна или повреждена.

В перечисленных ситуациях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку.

Обратите внимание! Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке. У такого работодателя при всем его желании отсутствует и физическая возможность внесения записи в трудовую книжку работника, поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы и выдавать ее на руки работникам он не вправе.

Трудовую книжку работника ведет работодатель по основному месту работы. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Заполнение сведений о работе

В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в виде заголовка указывается полное наименование индивидуального предпринимателя - фамилия, имя и отчество предпринимателя.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 - дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Такие записи производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Пример

5 декабря 2011 года Иванов П.С. заключил трудовой договор с ООО "Глагол". Иванов был принят на работу на должность финансового директора. В трудовой книжке производятся следующие записи (см. таблицу).

Таблица

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Глагол" (ООО "Глагол")
15	05	12	2011	Принят на должность финансового	Приказ от 05.12.2011
				директора	N 45

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Обратите внимание! Работодатель обязан ознакомить работника - владельца трудовой книжки с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. Работник должен расписаться в личной карточке, в разделе III которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Записи осуществляются следующим образом:

- фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

- запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

- запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

- профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

Ведение трудовых книжек при совместительстве

Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Для того чтобы правильно внести запись в трудовую книжку, необходимо принимать во внимание, является работник внутренним или внешним совместителем.

Внутреннее совместительство - выполнение другой регулярной оплачиваемой работы у работодателя по основному месту работы. Иными словами, работник вправе заключить трудовой договор по основному месту работы с указанием должности, профессии, специальности в качестве совместителя.

Пример

Работница Петрова Р.Т. работает в ООО "Союз" с 10 ноября 2010 года в должности секретаря. 5 декабря 2011 года она принята по совместительству на должность инспектора по кадрам. В данной ситуации в трудовой книжке работницы производятся следующие записи (см. таблицу).

Таблица

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылку на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
с	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Союз" (ООО "Союз")
15	10	11	2010	Принята на должность секретаря	Приказ от 10.11.2010
					N 37
16	05	12	2011	Принята на работу по совместительству на	Приказ от 05.12.2011
				должность инспектора по кадрам	N 43

Внешнее совместительство - это выполнение регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя (имеется в виду не по месту основной работы). Другим работодателем может быть и организация, и предприниматель без образования юридического лица, и работодатель - физическое лицо, не являющийся предпринимателем.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Таким документом может быть копия приказа о приеме работника на работу по совместительству, выписка из приказа, справка работодателя, трудовой договор.

Обратите внимание! Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника. Если работник не проявляет никакой инициативы по поводу внесения записи, работодатель по основному месту работы делать запись о работе по совместительству не обязан.

В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 - запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Если же работник в качестве документа, подтверждающего работу по совместительству, представит, например, выписку из приказа (распоряжения), то, поскольку она является самостоятельным документом, именно ее реквизиты, а не реквизиты приказа (распоряжения), должны приводиться в графе 4.

Пример

Скворцов работает в ООО "Предлог" в должности юриста (основное место работы) с 15 марта 2011 года. 10 декабря 2011 года он заключил трудовой договор на работу по совместительству с ЗАО "Дефис" в должности юриста. В качестве документа, подтверждающего работу по совместительству, он представил копию приказа. В трудовой книжке производятся следующие записи (см. таблицу).

Таблица

N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Предлог" (ООО "Предлог")
16	15	03	2011	Принят на должность юриста	Приказ от 15.03.2011
					N 19
17	10	12	2011	Принят на работу по совместительству в	Приказ ЗАО "Дефис"
				закрытое акционерное общество "Дефис"	от 10.12.2011 N 34
				(ЗАО "Дефис") на должность юриста

Личная карточка

Форма N Т-2 "Личная карточка работника" утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Отдельная личная карточка по форме N Т-2 открывается на каждого принимаемого на работу работника.

Личная карточка является документом первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В ней фиксируются персональные данные работника, а также сведения о приеме на работу, переводе на другую работу и увольнении.

Обратите внимание! Личные карточки работников относятся к тем документам, которые трудовые инспекторы всегда требуют при проведении проверки. И при их отсутствии работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства на основании ст. 5.27 КоАП РФ. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке в разделе 3, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 постановления N 225).

Отметим, что многие работодатели, стараясь упростить документооборот, при возможности ведут документы в электронном виде.

Действительно, законодательством не установлено обязательное условие ведения личных карточек на бумажных носителях.

Вместе с тем, учитывая то, что работник должен поставить свою подпись в личной карточке, можно сделать вывод о том, что личные карточки должны вестись на бумажных носителях.

Как правило, личные карточки ведет работник отдела кадров. Однако часто в небольших организациях кадровые документы, в т.ч. личные карточки работников, заполняют бухгалтеры. Личная карточка ведется в одном экземпляре и хранится у работодателя.

Отметим также, что законодательно не установлен срок, в течение которого необходимо завести личную карточку на работника. В данном случае необходимо учитывать сроки, установленные для оформления трудовой книжки, а именно для работника, принятого на работу впервые, трудовая книжка оформляется в недельный срок, а запись в имеющуюся трудовую книжку работника должна быть сделана не позднее шестого дня работы.

Личная карточка состоит из 11 разделов и заголовка ("шапки").

Заполнение заголовка

В строке "Наименование организации" указывается наименование организации-работодателя. В том случае, если работодателем является индивидуальный предприниматель, в данную строку вносится запись: "Индивидуальный предприниматель ______________ (фамилия, имя, отчество)".

В графе "Код ОКПО" проставляется соответствующий код ОКПО (общероссийский код предприятий и организаций). Предприниматель данный код не указывает.

В графе "Дата составления" указывается дата заполнения личной карточки работника. Она может не совпадать с датой заключения трудового договора.

В графе "Табельный номер" указывается табельный номер работника, который присваивается ему приказом о приеме на работу.

В графе "Идентификационный номер налогоплательщика" приводится ИНН работника. Отметим, что работник может и не иметь ИНН, в этом случае данная графа остается незаполненной.

В графе "Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования" указывается соответствующий номер свидетельства работника. Напомним, что если работник принимается на работу впервые, работодатель обязан самостоятельно оформить данное свидетельство на работника и после оформления внести данные в личную карточку работника.

В графе "Алфавит" отражается первая буква фамилии работника. В крупных организациях при большом количестве работников указывается не одна, а несколько первых букв фамилии работника. Отметим, что данная графа введена для удобства работы с большим числом личных карточек работников.

В графе "Характер работы" вносится запись о том, является ли работа постоянной или срочной.

В графе "Вид работы (основная, по совместительству)" соответственно отражается факт, является ли данная работа основной или по совместительству.

А в графе "Пол (мужской, женский)" проставляются буквы "М" или "Ж" в соответствии с полом работника.

Заполнение раздела 1 "Общие сведения"

В графу "Трудовой договор" вносятся номер трудового договора и его дата.

В строке "Фамилия, имя, отчество" указываются соответствующие данные работника на основании паспорта.

В строке "Дата рождения" проставляются число, месяц и год рождения работника.

В строку "Место рождения" вносится место рождения работника на основании паспортных данных. При указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения.

Помимо этого необходимо указать код по ОКАТО (Общественный классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.1991 N 413). Например, городу Москве соответствует код 45.

В строку "Гражданство" вписывается гражданство работника.

В данной строке необходимо также указать код по ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 N 412).

Если работник является:

- гражданином Российской Федерации - проставляется код 1;

- гражданином Российской Федерации и иностранного государства - код 2;

- иностранным гражданином - код 3 и указывается название иностранного государства;

- лицом без гражданства - код 4.

В строке "Знание иностранного языка" указываются иностранные языки, которыми владеет работник, и степень их знания. Отметим, что заполнение этой строки производится на основании сведений, предоставляемых работником или с его слов. В том случае, если работник не владеет иностранными языками, данная строка не заполняется.

При заполнении строки 5 необходимо указать код иностранного языка и код степени знания языка по ОКИН.

Коды наиболее распространенных иностранных языков:

- английский - код 014;

- испанский - код 069;

- итальянский - код 070;

- немецкий - код 135;

- французский - код 213.

Коды, обозначающие степень знания иностранных языков, следующие:

- читает и переводит со словарем - код 1;

- читает и может объясняться - код 2;

- владеет свободно - код 3.

Строка 6 "Образование" заполняется на основании предоставляемых работником документов об образовании.

В первую очередь указывается вид образования с указанием кода по ОКИН:

- среднее (полное) общее образование - код 07;

- начальное профессиональное образование - код 10;

- среднее профессиональное образование - код 11;

- высшее образование - код 18.

Далее указывается детальная информация об образовании, а именно:

- наименование образовательного учреждения;

- документ об образовании, с указанием наименования, серии и номера;

- год окончания образовательного учреждения;

- квалификация по документу об образовании;

- направление или специальность по документу с указанием кода по ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 N 276-ст).

Затем следует строка "Послевузовское профессиональное образование", в которой отражается информация об окончании работником аспирантуры, адъюнктуры или докторантуры с указанием кода по ОКИН.

Для докторантуры предусмотрен код 01, для аспирантуры и адъюнктуры - код 02.

В таблице указываются:

- наименование образовательного, научного учреждения;

- документ об образовании (номер, дата выдачи);

- год окончания;

- направление или специальность по документу с указанием кода ОКСО.

В строке 7 "Профессия" указываются профессии работника.

Сначала делается запись об основной профессии (как правило, это профессия, по которой работник принимается на работу), с указанием кода по ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 N 367).

Если у работника имеется другая профессия, она приводится в соответствующей строке с указанием кода ОКПДТР.

Строка 8 "Страж работы" включает информацию об общем, непрерывном стаже и стаже, дающем право на надбавку за выслугу лет.

В первую очередь указывается дата, по состоянию на которую определяется стаж. Это дата начала работы у данного работодателя.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Общий стаж представляет собой стаж работника за весь период трудовой деятельности.

Непрерывный стаж ранее имел значение для определения размера пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. В настоящее время понятие "непрерывный трудовой стаж" трудовым законодательством не используется, но соответствующая строка в личной карточке сохранилась.

В данной строке имеет смысл указать страховой стаж работника, на основании которого в настоящее время определяется размер пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам. Порядок исчисления страхового стажа установлен ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию".

В строке 9 "Состояние в браке" отражается семейное положение работника с указанием кода по ОКИН.

В данной строке делается одна из следующих записей:

- никогда не состоял (не состояла в браке) - код 1;

- состоит в зарегистрированном браке - код 2;

- состоит в незарегистрированном браке - код 3;

- вдовец (вдова) - код 4;

- разведен (разведена) - код 5;

- разошелся (разошлась) - код 6.

Строка 10 "Состав семьи" предусматривает указание ближайших родственников работника (степень родства, например, муж, жена, дочь, сын; фамилия, имя, отчество и год рождения родственников).

В этой строке, как правило, указываются родственники, проживающие совместно с работником, а именно супруг(а), дети.

В строке 11 "Паспорт" указываются паспортные данные работника.

В строке 12 "Адрес места жительства" отражается информация об адресе работника, указанном в паспорте, и фактическом месте жительства работника.

Кроме того, указывается номер телефона работника (домашний или мобильный).

Раздел 2 "Сведения о воинском учете"

Этот раздел заполняется на основании следующих документов:

- военного билета (или временного удостоверения, выданного взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

- удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Данный раздел на граждан, пребывающих в запасе, заполняется следующим образом.

В строке 1 "Категория запаса" указывается соответствующая категория запаса. На офицеров запаса данная строка не заполняется.

Строка 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.).

В строке "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А").

В строке 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами:

- А - годные к военной службе;

- Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями;

- В - ограничено годные к военной службе;

- Г - временно не годные к военной службе.

При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А".

В строке 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

- строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

- строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

Порядок заполнения раздела 2 на граждан, подлежащих призыву на военную службу, следующий:

- строки 1 "Категория запаса", 3 "Состав (профиль)", 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;

- в строке 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву";

- в строке 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: А - годные к военной службе, Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями, В - ограничено годные к военной службе, Г - временно не годные к военной службе, Д - не годные к военной службе.

Записи делаются на основании удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. В строке 8 раздела личной карточки работника, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

Раздел 3 "Прием на работу и перевод на другую работу"

Этот раздел заполняется на основании приказа о приеме на работу.

Обратите внимание! В соответствии с п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек с каждой записью, вносимой в трудовую книжку работника, работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку. Подпись работника ставится в разделе 3 личной карточки.

В данном разделе отражается информация не только о приеме на работу, но и о переводах на другую работу.

Лицевой счет

На основании приказа о приеме на работу работнику открывается лицевой счет. Лицевой счет применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются он работником бухгалтерии.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы лицевого счета:

- форма N Т-54 (применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты);

- форма N Т-54а (применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы). Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Лицевые счета открываются на каждого работника организации на основании приказа о приеме на работу и личной карточки. Записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы производятся на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Лицевой счет является единственной формой, в которой наиболее полно отражается вся информация о начисленных и удержанных суммах, пособиях по временной нетрудоспособности, льготах по налогу на доходы. На основании лицевого счета каждого работника можно составить расчетную или расчетно-платежную ведомость.

Е. Карсетская,

ведущий эксперт по вопросам

трудового права

"Налоговый вестник: комментарии к нормативным документам для бухгалтеров", N 1, январь 2012 г.