Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера (П.Г. Панина, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2012 г.)

Как правильно передать и принять дела при смене главного бухгалтера

Смена главного бухгалтера всегда является стрессом для организации. Новый бухгалтер должен успеть освоиться и принять дела от своего предшественника. Как сделать это, чтобы не нарушить привычный ритм деятельности компании и минимизировать негативные последствия при дальнейшей работе?

Законодательство РФ не предусматривает регламента приема и передачи дел при смене главного бухгалтера в компании. Однако в интересах самой организации, особенно крупной (с большими оборотами и различными видами деятельности), провести и оформить данную процедуру надлежащим образом.

Что нужно учесть при приеме дел от уходящего главного бухгалтера

При смене главного бухгалтера необходимо разработать четкую схему передачи дел уходящим и приема дел новым сотрудником. В ней предусматривают порядок и сроки приема-передачи дел, период, в течение которого каждый из главных бухгалтеров будет вести текущие дела, руководить работой бухгалтерии, а также подписывать документы. Разработанная схема утверждается приказом руководителя организации. Также в нем указываются лица, несущие ответственность за выполнение данного приказа.

Процедура передачи дел новому главному бухгалтеру состоит в частности из следующих этапов:

- издание приказа руководителя организации о приеме-передаче дел;

- проведение инвентаризации имущества и обязательств организации;

- ознакомление с внутренними документами компании;

- непосредственно передача дел, включая передачу первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности;

- проверка состояния учета и отчетности;

- оформление и утверждение руководителем акта приема-передачи дел.

Итак, на дату, утвержденную приказом, должны быть завершены все учетные процессы за истекший период и сформированы все необходимые записи в бухгалтерском учете, распечатаны регистры и представлена в налоговые органы отчетность, а первичная документация за этот период подшита в папки. Причем это должна быть дата, определенная исходя из сроков представления бухгалтерской и налоговой отчетности. Так, если главный бухгалтер увольняется в феврале 2012 года, то в приказе о приеме-передаче дел может быть указано, что он отвечает за сдачу бухгалтерской и налоговой отчетности за 2011 год, а новый главный бухгалтер несет ответственность за представление отчетности начиная с января 2012 года. О том, как проходит процедура смены главного бухгалтера, читайте во врезке ниже.

При приеме дел новым главным бухгалтером необходимо провести инвентаризацию обязательств и имущества организации, передать по описи все документы, составление которых находится в компетенции главного бухгалтера. Также должна быть осуществлена передача печати организации, ключей от сейфа, если таковой имеется в отделе, и от системы "клиент-банк". Если на главного бухгалтера возложены обязанности кассира, то прежний бухгалтер обязан передать ему всю денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности и ключи от кассы.

Новому главбуху важно выяснить, не числится ли за данной организацией задолженность по уплате налогов и страховых взносов. Это можно определить по остаткам на соответствующих счетах бухучета. Кроме того, следует уточнить, не находится ли организация в процессе судебного разбирательства с контрагентами, сотрудниками или контролирующими органами.

Целесообразно, если в данной передаче дел и проведении инвентаризации будут участвовать прежний и новый главные бухгалтеры, а также финансовый директор или руководитель компании. В некоторых случаях к проверке могут быть привлечены аудиторы, которые помогут в проведении независимой экспертизы состояния учета и отчетности.

Справка. Как происходит смена главного бухгалтера

Отсутствие главного бухгалтера может отразиться не только на ведении бухгалтерского и налогового учета, но и на компании в целом, поскольку он решает многие административные вопросы и подписывает документы.

Безболезненно уволить главного бухгалтера получится, только если на его место найдена замена. Тогда оформить на работу нового бухгалтера можно временно на должность заместителя. Либо, наоборот, перевести на другую должность уходящего сотрудника. В этом случае их обязанности будут четко распределены до момента окончания передачи дел и увольнения главного бухгалтера. Как правило, после проведения инвентаризации денежных средств в кассе главный бухгалтер, передающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. Одновременно с этим оформляется право подписи банковских документов нового сотрудника.

В организации может сложиться ситуация, когда замену увольняющемуся главному бухгалтеру пока найти не удалось. В этом случае дела передаются непосредственно руководителю данной компании. Ведь именно он в соответствии с пунктом 1 статьи 6 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ несет ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации. Либо дела могут быть переданы назначенному руководителем ответственному лицу, например заместителю главного бухгалтера или финансовому директору.

Инвентаризация как составляющая процедуры передачи дел

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.95 N 49). Согласно этим указаниям проводить ее при смене главного бухгалтера не обязательно.

Однако в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) инвентаризация в обязательном порядке проводится при смене материально ответственных лиц. Согласно статье 243 ТК РФ такая ответственность на главного бухгалтера может быть возложена трудовым договором или иным соглашением. В этом случае в обязательном порядке составляется акт инвентаризации наличных денежных средств по форме N ИНВ-15 в трех экземплярах и инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме N ИНВ-16 (обе формы утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

Кроме того, в данном случае можно провести необязательную выборочную или полную инвентаризацию имущества и обязательств в зависимости от возможностей организации. Также следует распечатать из бухгалтерской программы оборотно-сальдовую ведомость и другие карточки счетов бухучета на дату приемки дел, которые нужно заверить у бывшего главного бухгалтера и руководителя организации. Это позволит подтвердить "входящие" остатки по счетам на дату приемки дел.

Все выявленные в ходе инвентаризации расхождения следует отразить на счетах бухгалтерского учета, а документы, составленные в ходе инвентаризации, приложить к акту приема-передачи дел.

Наличие каких документов нужно проверить

Пункт 1 статьи 17 Закона N 129-ФЗ предусматривает хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности предприятия не менее пяти лет. Кроме того, сроки хранения конкретных видов документов приведены в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.10 N 558. Так, годовую бухгалтерскую отчетность и налоговые декларации необходимо хранить не менее 10 лет.

Начать проверку следует с изучения учредительных документов организации. В обществах с ограниченной ответственностью это устав и учредительный договор, а в акционерных обществах - устав. Также нужно тщательно изучить регистрационные свидетельства, устав организации и другие уставные документы для понимания структуры компании, наличия обособленных подразделений и иностранного капитала, если таковые имеются.

Помимо этого, следует проверить наличие документов о регистрации ККТ, находящейся в собственности организации. Если компания подлежит обязательному аудиту, то необходимо проанализировать аудиторские заключения и отчеты, обращая внимание на ошибки, выявленные проверяющими в ходе проведенных проверок.

Обязательно проверяется наличие приказов об утверждении налоговой и бухгалтерской учетной политики компании. Анализ учетной политики необходим для понимания методов учета, которые в ней используются. Следует уточнить, какие именно первичные документы утверждены в качестве приложений к учетной политике и как распределяются обязанности между сотрудниками бухгалтерии.

Кроме того, новому главному бухгалтеру необходимо удостовериться в наличии следующих документов:

- утвержденного плана счетов организации;

- налоговых регистров;

- налоговой и бухгалтерской отчетности;

- оборотно-сальдовой ведомости (главной книги), а также регистров синтетического и аналитического учета;

- книги покупок и книги продаж, журналов учета полученных и выданных счетов-фактур;

- отчетности по страховым взносам во внебюджетные фонды;

- актов выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных и иных первичных документов;

- бухгалтерских справок;

- актов сверок с налоговыми органами, решений и актов по проводимым проверкам;

- инвентаризационных описей;

- кассовых документов, выписок банка и платежных поручений;

- договоров с поставщиками, покупателями и прочими контрагентами;

- кадровых документов, документов, подтверждающих задолженность по заработной плате и налоговые вычеты по НДФЛ;

- порядка документооборота между сотрудниками компании, а также между головной организацией и ее подразделениями и филиалами (при их наличии);

- должностных обязанностей сотрудников бухгалтерии;

- списка лиц, имеющих право подписи на первичных документах, который должен быть утвержден приказом руководителя на основании пункта 3 статьи 9 Закона N 129-ФЗ.

Примечание. Передаваемые документы должны быть подшиты. При их отсутствии делается соответствующая запись в акте приема-передачи и составляется их опись.

Ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание при проверке состояния учета и отчетности

Чтобы обезопасить себя от налоговых санкций вследствие наличия ошибок, доставшихся от прежнего главного бухгалтера, новому главе бухгалтерии нужно проверить правильность ведения учета и формирования отчетности в организации за последний отчетный или налоговый периоды. Такую проверку нередко проводят с привлечением аудиторской компании (аудитора) либо собственными силами организации.

Проверка бухучета и бухгалтерской отчетности. Она предполагает анализ соблюдения всех требований, которые установлены в пункте 6 ПБУ 1 /2008 (утв. приказом Минфина России от 06.10.08 N 106н). Так, принимая дела, главный бухгалтер проверяет:

- полноту отражения в бухучете всех фактов хозяйственной деятельности (требование полноты);

- своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (требование своевременности);

- большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов (требование осмотрительности);

- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой);

- тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца (требование непротиворечивости);

- рациональное ведение бухучета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации (требование рациональности).

Бухгалтерскую отчетность проверяют на предмет ее соответствия показателям по счетам главной книги организации на отчетную дату. При этом главный бухгалтер может выборочно проверить также и правильность отражения операций на счетах бухучета.

Проверка правильности исчисления налогов и взносов, представления деклараций и расчетов. По причине большого объема информации в первую очередь следует уделить внимание отчетности, по которой налоговый период устанавливается как год. Дело в том, что отчетность по таким налогам и взносам новый главный бухгалтер будет составлять с использованием сведений тех периодов, когда работал прежний главбух. А ошибка, допущенная, например, в I квартале, повлечет за собой искажение налоговой базы при составлении отчетности за следующий отчетный период и весь год.

Так, прежде всего надо проанализировать, все ли расходы, признанные в базе по налогу на прибыль, документально подтверждены и экономически обоснованны в соответствии со статьей 252 НК РФ. Также нужно обратить внимание на правильность исчисления авансовых платежей, поскольку исходя из этих сумм будет рассчитываться размер налога на прибыль к уплате в бюджет в последующие отчетные периоды.

По налогу на имущество обязательно проверяется остаточная и среднегодовая стоимость всех основных средств для определения правильности исчисления налоговой базы.

В рамках проверки правильности исчисления НДС стоит уделить внимание налоговым вычетам. Важно проанализировать обоснованность их применения, в том числе на предмет наличия счетов-фактур и использования приобретенных товаров, работ и услуг для облагаемой деятельности. Также бухгалтеру нужно удостовериться в правомерности использования ставок НДС 10 и 0%. А если у организации есть как облагаемые, так и необлагаемые операции, то проверяется, велся ли раздельный учет.

Кроме того, необходимо удостовериться в том, исполняла ли организация обязанности налогового агента по налогу на прибыль, НДС и НДФЛ.

При проверке отчетности новому главному бухгалтеру стоит обратить внимание на соблюдение сроков ее представления в налоговые органы и внебюджетные фонды. А при ревизии кассовых документов - сверить номер и сумму корешка последнего использованного кассового чека с данными, указанными в кассовой книге.

Каким документом оформляется передача дел

В пункте 6 Положения о главных бухгалтерах, утвержденного постановлением Совета Министров СССР от 24.01.80 N 59, говорится, что прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом. Он составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Форма этого акта законодательством не предусмотрена, поэтому он заполняется в произвольной форме в двух экземплярах и подписывается как увольняющимся главным бухгалтером, так и новым. Утверждает данный акт руководитель организации. Первый экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй - остается в организации. Образец заполненного акта см. на с. 74.

Рисунок. Образец акта приема-передачи дел при смене главного бухгалтера

Общество с ограниченной ответственностью "Компания" ИНН 77034500296

117345, Москва, пр-т Вернадского, д. 116, корп. 2

Утверждаю

Генеральный директор

ООО "Компания"

  Ефремов  (В.В. Ефремов)

----------

2 мая 2012 года

Акт приема-передачи документов ООО "Компания"

г. Москва

2 мая 2012 года

Согласно приказу от 17.04.12 N 30 в период с 18 апреля по 2 мая 2012 года главный бухгалтер И.А. Сидорова передала, а заместитель главного бухгалтера Е.А. Петрова приняла следующие документы:

Наименование папки	Количество папок
Учетная политика организации за 2009-2012 годы	1
Налоговая и бухгалтерская отчетность за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	4
Налоговые регистры за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	4
Отчетность в фонды за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	4
Акты оказанных услуг (полученные и выданные) за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	13
Документы для работы с налоговой инспекцией (сверки, решения)	1
Акты сверок расчетов с контрагентами за 2009-2011 годы	1
Инвентаризационные описи за 2009-2011 годы	3
Книги покупок и продаж за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	13
Журналы регистрации счетов-фактур полученных и выданных за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	13
Товарные накладные, полученные за 2009-2011 годы и 1 квартал 2012 года	10
Договоры с поставщиками и покупателями	4

Также переданы и приняты: печать организации, банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с N АЕ15812 по N АЕ15840), ключи от сейфа, ключи от системы "клиент-банк", наличность в сумме 5000 руб.

Выявленные ошибки в учете и отчетности:

- не предоставлена отчетность по НДС за I квартал 2011 года;

- неверно посчитана сумма авансовых платежей по налогу на прибыль, подлежащая уплате в I квартале 2012 года.

Приложения к акту:

1. Акт инвентаризации денежных средств в кассе, дебиторской и кредиторской задолженности по состоянию на 2 мая 2012 года.

2. Копия аудиторского заключения за 2011 год.

3. Копия акта сверки расчетов с налоговой инспекцией по состоянию на 18 апреля 2012 года.

4. Опись первичных документов, содержащихся в передаваемых папках документов.

Документы сдал:	Сидорова	главный бухгалтер И.А. Сидорова
Документы принял:	Петрова	зам. главного бухгалтера Е.А. Петрова

В акте указываются следующие данные:

- ФИО лиц, сдающих и принимающих дела;

- дата передачи дел;

- реквизиты приказа руководителя, на основании которого передаются дела новому главбуху;

- опись передаваемых документов с указанием их наименований и количества. Если перечень таких документов достаточно велик, то можно указать соответствующие папки документов с приложением по ним описи к акту. Например: "Налоговые регистры по налогу на прибыль за 2011 год", "Акты оказанных услуг за 2011 год" и т.д. Причем не надо фиксировать в данном акте документы, относящиеся к компетенции других бухгалтеров (например, по учету заработной платы или кассы);

- серия и номер неиспользованных банковских чеков, а также наименование и реквизиты неиспользованных бланков строгой отчетности;

- ошибки и неточности в учете, бухгалтерской и налоговой отчетности, выявленные в ходе проверки;

- список отсутствующих документов;

- пояснения и замечания к акту увольняющегося главного бухгалтера и лица, принимающего дела.

Примечание. В акте приема-передачи дел фиксируется состояние учета в организации, перечень и количество передаваемых документов, ошибки, отсутствующие ценности и документы, а также прочие существенные моменты, выявленные в ходе передачи дел.

К данному акту целесообразно приложить акт проведенной инвентаризации, акты сверок расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами на момент передачи дел или на последнюю отчетную дату, последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту).

Если по итогам приема-передачи дел будут выявлены ошибки, то их нужно исправить и при необходимости предоставить уточненные декларации в порядке, установленном статьей 81 НК РФ. А недостающие документы следует восстановить в кратчайшие сроки. Если количество выявленных ошибок при выборочной проверке будет значительным, то имеет смысл провести инициативную аудиторскую проверку, чтобы избежать в дальнейшем налоговых санкций.

Если передача дел не проводилась

Предположим, передача дел при смене главного бухгалтера не проводилась или не оформлена должным образом. А впоследствии выявлена недостача каких-либо ценностей и документов или обнаружены ошибки в учете и отчетности. В этом случае восстановление первичных документов и отчетности потребует много сил и времени от работников бухгалтерии, включая нового главбуха.

При выявлении недостачи работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения вне зависимости от того, что сотрудник уволился.

В связи с тем что новый главный бухгалтер может не знать каких-то нюансов учета в конкретной компании, пренебрежение рассматриваемой процедурой может повлечь за собой множество ошибок как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Помимо этого, в случае налоговой проверки новый главбух не сможет должным образом объяснить проверяющим причину отражения тех или иных операций за прошлые налоговые периоды.

Напомним, что за грубое нарушение правил ведения бухучета и представления бухгалтерской отчетности на главного бухгалтера может быть наложен административный штраф в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). А при нарушении сроков представления налоговой отчетности - предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 руб. (ст. 15.5 КоАП РФ). Причем если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек, главный бухгалтер не понесет административной ответственности. Так, при нарушении валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения (ст. 4.5 КоАП РФ).

В то же время заметим, что привлечь нового главного бухгалтера к административной ответственности за ошибки предыдущего нельзя. Ведь согласно пункту 1 статьи 1.5 КоАП РФ лицо может быть привлечено к административной ответственности только за те административные правонарушения, в отношении которых установлена его вина. Такое же мнение отражено в письме Минфина России от 23.10.08 N 03-02-08/20.

П.Г. Панина,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2012 г.