Счета-фактуры в электронном виде: порядок взаимодействия (Е.П. Зобова, "Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2011 г.)

Счета-фактуры в электронном виде: порядок взаимодействия

Минфин утвердил порядок электронного взаимодействия участников документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП). Возможность такого взаимодействия уже была предусмотрена налоговым законодательством, но отсутствовал механизм реализации. Рассмотрим данный порядок подробнее.

Со 2 сентября 2010 года действуют изменения, внесенные Федеральным законом от 27.07.2010 N 229-ФЗ*(1) в ст. 169 НК РФ.

Новые положения законодательно закрепили возможность составления и выставления счетов-фактур как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Также были определены условия, при которых налогоплательщики могут выставлять счета-фактуры в электронном виде:

- взаимное согласие сторон сделки;

- наличие у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок оборота счетов-фактур в электронном виде должен был определить Минфин, что он и сделал, выпустив Приказ от 25.04.2011 N 50н "Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи" (далее - Приказ Минфина РФ N 50н).

Приказ Минфина РФ N 50н вступил в силу со дня его официального опубликования, то есть с 3 июня 2011 года ("Российская газета" от 03.06.2011, N 119).

В соответствии с Приказом Минфина РФ N 50н основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ, является счет-фактура в электронном виде в утвержденном формате, подписанный ЭЦП продавца, выставленный и полученный по ТКС.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Минфин предлагает следующий порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. Выставление и получение счетов-фактур по ТКС осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС (далее - оператор). Может быть как один, так и несколько операторов. Выставление и получение электронных счетов-фактур через нескольких операторов осуществляется при наличии у последних совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом.

Непременным условием выставления электронных счетов-фактур является наличие ЭЦП. Кроме этого, выставление и получение счетов-фактур в электронном виде допускается при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации, и совместимых со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС.

Выставление и получение электронных счетов-фактур может осуществляться продавцом и покупателем в зашифрованном или незашифрованном виде.

Сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС. Напомним, что указанный закон утрачивает силу 1 июля 2012 года в связи с изданием Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Что касается оформления электронных счетов-фактур, предусмотрено, что продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности.

Датой выставления покупателю считается дата поступления файла счета-фактуры оператору от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. То есть электронный счет-фактура считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и полученного через оператора.

Датой получения покупателем электронного счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором файла счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении оператора. Таким образом, электронный счет-фактура считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение оператора при наличии извещения покупателя о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя и подтвержденного оператором.

Минфин предусмотрел и порядок внесения исправлений в уже выставленный электронный счет-фактуру. При необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления продавец устраняет указанные в нем ошибки и направляет покупателю исправленный электронный счет-фактуру.

Участники электронного документооборота обеспечивают хранение документов, подписанных ЭЦП, составление и выставление которых предусмотрено Приказом Минфина РФ N 50н, совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур. Напомним, что согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет.

Как стать участником электронного обмена счетами-фактурами? Чтобы стать участником электронного документооборота, продавцу (покупателю) необходимо:

- получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством РФ;

- оформить и представить оператору заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по ТКС;

- получить у оператора идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по ТКС.

В случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур, участник не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения представляет оператору заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные. Оператор, в свою очередь, не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления осуществляет изменение учетных данных участника электронного документооборота.

Обратите внимание! Оператор электронного документооборота не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к электронному документообороту (изменения учетных данных) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных продавца (покупателя) в качестве участника электронного документооборота счетов-фактур (об изменении учетных данных). Самой организации или индивидуальному предпринимателю никаких сообщений в налоговый орган направлять не надо.

Выставление электронного счета-фактуры. При выставлении покупателю электронного счета-фактуры продавец:

- формирует счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;

- проверяет действительность ЭЦП продавца;

- подписывает счет-фактуру ЭЦП продавца;

- зашифровывает счет-фактуру (при необходимости);

- направляет файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора;

- сохраняет подписанный счет-фактуру в электронном виде.

В свою очередь, оператор при получении от продавца файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:

- фиксирует дату и время поступления от продавца файла счета-фактуры оператору;

- направляет в адрес покупателя файл счета-фактуры (при необходимости через оператора, заключившего договор с покупателем), фиксирует дату и время отправки этого файла;

- формирует продавцу подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла счета-фактуры оператору от продавца;

- подписывает подтверждение ЭЦП оператора и направляет в адрес продавца;

- сохраняет подписанное подтверждение оператора в электронном виде.

Аналогичный порядок предусмотрен и для оператора, заключившего договор с покупателем.

Продавец при получении подтверждения оператора не позднее следующего рабочего дня:

- проверяет подлинность ЭЦП оператора;

- формирует извещение о получении подтверждения оператора;

- подписывает извещение ЭЦП продавца и направляет его оператору;

- сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное продавцом извещение о получении подтверждения оператора в электронном виде.

Оператор при получении от продавца извещения о получении подтверждения оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца и сохраняет подписанное продавцом извещение в электронном виде.

Продавец при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры, подписанного ЭЦП покупателя, не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

Получение электронного счета-фактуры. Покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП продавца, формирует извещение о получении счета-фактуры, подписывает его ЭЦП и направляет в адрес продавца через оператора. Покупатель сохраняет электронный счет-фактуру и подписанное извещение о его получении в электронном виде.

Оператор при получении от покупателя извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:

- направляет в адрес продавца подписанное покупателем извещение о получении счета-фактуры (при необходимости через оператора, заключившего договор с продавцом);

- фиксирует дату отправки покупателем извещения о получении счета-фактуры;

- формирует подтверждение оператора с указанием даты отправки извещения о получении счета-фактуры;

- подписывает подтверждение ЭЦП оператора и направляет в адрес покупателя;

- сохраняет подписанное подтверждение оператора в электронном виде.

Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки покупателю файла счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня:

- проверяет подлинность ЭЦП оператора;

- формирует извещение о получении подтверждения оператора;

- подписывает извещение ЭЦП покупателя и направляет его оператору;

- сохраняет подписанное подтверждение оператора и подписанное им извещение о получении подтверждения оператора в электронном виде.

Покупатель при получении подтверждения оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры не позднее следующего рабочего дня проделывает те же действия, как и при получении подтверждения оператора о дате отправки покупателю счета-фактуры. Оператор электронного документооборота при получении от покупателя извещения о получении подтверждения оператора не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность ЭЦП покупателя и сохраняет подписанное покупателем извещение в электронном виде.

Покупатель проверяет полученный в электронном виде от продавца счет-фактуру на соответствие утвержденным требованиям, формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов счета-фактуры.

В случае выявления необходимости внесения изменений в счет-фактуру покупатель формирует уведомление об уточнении счета-фактуры, подписывает его ЭЦП, зашифровывает (при необходимости) и направляет в адрес продавца через оператора, сохранив в электронном виде. Далее в порядке, указанном выше, идет процесс передачи данных и обмен документами.

Если электронный счет-фактура не дошел... Если продавец не получил в установленный срок подтверждение оператора с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой или извещение от покупателя о получении счета-фактуры, он сообщает о данном факте оператору.

Если покупатель не получил от продавца в установленный срок счет-фактуру в электронном виде, он сообщает об этом продавцу.

Соответственно, идет процесс выяснения и устранения возникшей проблемы.

В заключение хотелось бы напомнить, что счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. В первую очередь, для перехода на электронные счета-фактуры нужны средства, затем обеспечение технической возможности. Кроме этого, надо обучить персонал.

Понятно, что процесс перехода на электронные счета-фактуры постепенно будет набирать обороты. Вероятно, это займет несколько лет. Но бухгалтерам уже сейчас надо готовиться к новым условиям работы.

Е.П. Зобова,

главный редактор журнала

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение", N 7, июль 2011 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) "О внесении изменений в часть первую и часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации, а также о признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с урегулированием задолженности по уплате налогов, сборов, пеней и штрафов и некоторых иных вопросов налогового администрирования".