"1С:Предприятие 8" для автоматизации управленческого учета и бюджетирования в проектной организации (М. Гейн, "Финансовая газета", N 45, ноябрь 2009 г.)

"1С:Предприятие 8" для автоматизации управленческого учета
и бюджетирования в проектной организации

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Компания "Авикомп Сервисез" (г. Москва) основана в 1991 г. Она предлагает услуги консалтинга в области информационных технологий, а также по разработке и внедрению прикладных программных систем в соответствии с требованиями заказчика на основе технологий и продуктов Ontos, SAP, Oracle и др. Кроме того, компания занимается проектированием и установкой элементов технической архитектуры информационных систем и проводит испытания программно-аппаратных комплексов заказчиков. Сегодня в компании работают более 250 сотрудников.

Предпосылки проекта автоматизации

В связи с ростом компании, который сопровождался увеличением объема внешней и внутренней информации, нуждающейся в обработке, усложнилось принятие управленческих решений. Руководитель определенного уровня не всегда владел необходимой информацией для принятия решения об оплате того или иного счета, подписании дополнительного соглашения, необходимости дополнительного финансирования и привлечения соисполнителей.

Для решения перечисленных, а также ряда других задач руководители нуждались в получении актуальной информации о планируемых и фактических доходах и расходах, а также о плановом и фактическом движении денежных средств компании.

По рекомендации партнеров "Авикомп Сервисез", а также после анализа отзывов заказчиков работы по реализации проекта автоматизации были поручены компании "АВРО-БУС" (1С:Франчайзи, г. Москва).

На тот момент в "Авикомп Сервисез" уже была введена в эксплуатацию программа "1С:Бухгалтерия 8". В рамках проекта автоматизации требовалось внедрить прикладное решение "АВРО-БУС:Учет проектов и бюджетирование в проектной организации", разработанное компанией "АВРО-БУС". Было также необходимо реализовать связь бухгалтерского учета с учетом по проектам и автоматизировать получение фактических показателей по исполнению бюджетов из информационной базы "1С:Бухгалтерии 8".

Рассмотрим более подробно особенности автоматизированной системы.

Учет по проектам

Учет в системе ведется по этапам жизненного цикла проекта, начиная от его инициации вплоть до стадии гарантийного обслуживания и завершения. Предусмотрен оперативный учет затрат, которые возникают при поиске возможных проектов, а также учет подготовительных работ, которые были выполнены до заключения договора с заказчиком. По одному проекту можно заключить несколько договоров, одному договору может соответствовать как один, так и несколько этапов проекта.

Система позволяет пользователям получить всю необходимую информацию о проекте - о департаменте, выполняющем проект, о сотрудниках и внешних соисполнителях, о планируемых и фактических показателях трудозатрат, о проценте готовности и т.д.

Планирование и контроль платежей, а именно поступление денежных средств от заказчиков и оплата услуг соисполнителей, реализованы в системе в разрезе этапов проекта. Эти данные отражаются в подсистеме бюджетирования. По этапам проекта также формируются графики поступления платежей и оплаты услуг соисполнителей.

Для получения информации о сроках завершения этапов работ и по их оплате заказчиком используется отчет "Контроль этапов (по заказчикам)". Получение аналогичных данных об окончании этапов работ соисполнителями и об оплате данных этапов выполняется с помощью отчета "Контроль этапов (по соисполнителям)". После завершения этапа работ в системе регистрируется закрытие этапа. Предусмотрено формирование графика закрытия этапов проекта.

Права доступа к системе гибко разграничены. Руководителям департаментов и проектов доступна для просмотра и редактирования информация только по тем проектам, в которых они принимают участие. Это позволило значительно повысить удобство работы с системой и сократить количество ошибок в учете.

Учет трудозатрат сотрудников

В системе ведется учет времени, отработанного сотрудниками, регистрируются плановые и фактические данные о трудозатратах сотрудника по проектам, а также причины его отсутствия.

Для обобщения информации по трудозатратам сотрудников департаментов предусмотрены соответствующие отчеты.

Система также обеспечивает формирование сводного отчета, в котором представлены данные о величине планируемых и фактических показателей по трудозатратам и по выручке.

Бюджетирование

В системе автоматизированы все задачи бюджетирования, необходимые заказчику. Предусмотрено составление годовых бюджетов доходов и расходов, бюджетов движения денежных средств и бюджетов накладных расходов по подразделениям и статьям бюджетов. Под накладными расходами в данном случае понимаются расходы на заработную плату и связанные с ними отчисления в фонды. Реализована ежемесячная регистрация в учете прогнозных данных по бюджетам.

Фактическое исполнение бюджетов отражается в подсистеме бюджетирования ежемесячно на основании данных бухгалтерского учета. Система позволяет задать для каждого бюджета перечень бюджетных статей. Для каждой статьи выполняется настройка параметров, в соответствии с которой по данной статье будут учитываться фактические показатели - указываются счет или корреспонденция счетов Плана счетов бухгалтерского учета, сальдо или оборот по счету и другие параметры.

План по бюджетам формируется в полуавтоматическом режиме. Для расчета плановых показателей учитываются планируемые платежи по договорам, выручка, а также расходы по соисполнителям, указанные в проектах. Использование при планировании бюджетов данных по проектам позволило ускорить процесс бюджетного планирования и сделало его более объективным.

В системе предусмотрено получение отчетности о плановых и фактических показателях бюджетов.

Результаты проекта автоматизации

Все работы по проекту автоматизации в компании "Авикомп Сервисез" заняли около полугода. Автоматизировано 50 рабочих мест.

В системе работают сотрудники департамента проектов, плановый и финансовый отделы, бухгалтерия, а также руководство компании. В результате автоматизации ежемесячный план-фактный анализ бюджетов выполняется всего за один день, в то время как раньше на это уходило не менее недели. Автоматически формируется отчетность о результатах работы каждого подразделения и направления, что существенно облегчает дальнейшее планирование.

Программный продукт "АВРО-БУС:Учет проектов и бюджетирование в проектной организации" получил от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ 1С:Предприятие 8".

Для работы с программным продуктом необходимо наличие типового прикладного решения "1С:Бухгалтерия 8".

М. Гейн,

1С:Франчайзи "АВРО-БУС"

"Финансовая газета", N 45, ноябрь 2009 г.